使わなきゃ勿体ない！ 見積書の作成はSalesforceで決まり！

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のOです。
Salesforceで見積書を作成できることをご存じですか？見積書の作成はエクセルで十分、と感じていらっしゃる方にも、Salesforceをおすすめしたい理由があります。今回は、見積書をエクセルで作成すると起きる問題と、Salesforceで見積書を作成するメリットをご紹介します。

エクセルで見積書を作成する場合に起きがちな問題

見積書をエクセルで作成しているという営業担当者は今でも多くいらっしゃいます。しかし、エクセルで作成していると運用面で次のようなデメリットが生じます。

営業担当者ごとに使うフォーマットがバラバラ

エクセルによる見積書の作成では、見積書のフォーマットを更新しても古いフォーマットを使い続ける人が出てきます。これによって、見積書のフォーマットが担当者によってバラバラになってしまうことがよくあります。計算をVBAで行っている場合は、エクセルのバージョンの違いにより上手く動作しなくなる可能性があり、正しい数値が計算できない問題も起こります。そのまま提出されれば大きなトラブルの元となってしまうでしょう。

自分のパソコンに保存しているケースが多いため、属人管理になりやすい

ローカル環境で管理していると、営業担当者本人だけが持っている情報が多くなり、営業部署内での情報共有がしにくくなってしまいます。そうなると、顧客に関する全ての業務プロセスを担当者1人に任せなければならなくなります。その営業担当者が不在だったり退職することになったりした場合、情報の引継ぎが十分にできず、業務効率が下がってしまうことがあります。
また、万が一パソコンを紛失してしまったり、盗難されてしまったりした場合に重大な情報漏洩につながります。バックアップを取っていなければ、見積書を一から作り直すコストも発生してしまいます。

手入力によるミスが起こりやすい

エクセルでは情報を手入力で行う場面が多く、顧客の社名などの間違えてはならない項目で誤字、脱字などのリスクが生じます。属人化している環境では入力内容が間違っていることにも気づきにくく、ミスの発見が遅れてしまうことで大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。
見積に使用したデータは受注管理、発注管理にも使用するデータのため、それらのファイルにもデータ入力をする工程が必要になります。エクセルはデータ連携機能を持たないので、その都度手入力をしなければならず、工数の増加による業務効率の低下が考えられます。
この他にも、上長の承認のために一旦印刷する必要がある、データの分析・抽出に大変な手間がかかるなどのデメリットがあります。

Salesforceで見積書を作成するとエクセルでの問題が解決される！

見積書の作成ツールをエクセルからSalesforceに移すことで、エクセルで生じるデメリットが解消され、作業効率を向上させることができます。

統一されたフォーマットをテンプレートで実現！

＜テンプレートを使って統一されたフォーマットを実現＞

Salesforceには見積書作成のためのテンプレートが用意されています。これを利用することにより営業部署で統一されたテンプレートを使用することができ、営業担当者個人が勝手にフォーマットや計算式を編集することを防ぐことができます。
フォーマットの更新はリアルタイムに反映されるので、営業担当者全員が常に最新バージョンの見積書を使うことができます。

スムーズな情報共有ができる！

見積書の内容は営業部署全体で共有でき、情報共有をスムーズに行えるようになります。これによって情報の属人化を防ぎ、顧客情報、商談情報、作業進捗などの一元管理をSalesforce内で完結させることができます。

入力ミスを防ぐことができる！

見積書を作成する時に既存のレコードから情報を参照できるので、手入力によるミスを防ぐことが可能です。また、レコードの情報は受注管理、発注管理にも共通して使うことができるため、同じ内容を何度も記入する手間が省けて工数削減のメリットがあります。
このように見積書作成はエクセルよりもSalesforceが便利です。

＜見積書作成はSalesforceが便利＞

使わなきゃ損！Salesforceで見積書を作成するメリット

ここまでエクセルとの比較を通してSalesforceで見積書を作成するメリットをご紹介しました。他にも次のようなメリットがあります。

＜Salesforceで見積書を作成するメリット＞

承認機能があり見積統制ができる

＜見積書の承認をSalesforce上で完結させることができる＞

営業担当者が見積書の承認申請を出して責任者が承認する工程を、全てSalesforce上で完結させることができます。責任者が見積書の内容、作業進捗をリアルタイムで把握でき、正確な管理統制ができるようになります。
また、印刷した見積書を責任者へ提出する手間がなくなるため、場所を選ばず承認を得ることができ、紙資源の節約にもなります。

利益率が確認できる

見積書の作成過程で出た取引金額は他のオブジェクトからも参照することができ、応用すれば利益率の計算などが素早く簡単に行えます。利益率を速やかに把握することは、的確な営業戦略立案の助けになります。

管理工数の削減

＜顧客への見積書の送信をSalesforceから行うことができる＞

営業担当者が統一されたフォーマットを使うため、見積書の項目や見積額の誤りなどについて確認する工数を減らすことができます。
また、作成した見積書の保管、顧客への送信をSalesforce内で完結させることができるので、新たに管理用のフォルダを作成したり、メールソフトを立ち上げたりする手間を削減につながります。

成果の可視化ができる

＜営業業務の成果をレポートやダッシュボードで可視化できる＞

Salesforceに見積書をはじめとした商談に関わるデータを蓄積し、相互に紐づけていくことで、営業業務の成果を分析したり、レポートやダッシュボードを使って可視化したりすることができ、営業活動の改善に役立ちます。

まとめ

今回は、Salesforceで見積書を作成するメリットをご紹介しました。フォーマットの統一や情報の属人化の防止は、営業活動を改善する際に特に重要な課題です。営業活動の効率化に効果を発揮するSalesforceの機能を、ぜひ活用してください。

セラクCCCでは、300名（23年5月時点）を超える専門コンサルタントがSalesforceの定着・活用推進におけるカスタマーサクセスパートナーに特化して支援しております。見積書の作成に関しましても、次のような支援を行っております。

• ・設定の実装
• ・見積テンプレートの作成
• ・マニュアルの作成、勉強会の実施

その他、Salesforceに関するお悩みや疑問がありましたら、是非セラクCCCの無料相談からお問い合わせください。