【ハウツー】Salesforceで見積書を作成してみよう

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のOです。
Salesforceで見積書を作成できることをご存じですか？あらかじめ用意されたテンプレートに必要な情報を入力していくだけで、簡単に見積書が完成します。さらに、顧客への送信作業もSalesforceだけで完結させることが可能です。
今回は、Salesforceで見積書を作成する方法と、見積書に関わる作業を効率的に進めるためのSalesforceの便利な機能をご紹介します。

10分で簡単作成！Salesforceで見積書を作ってみよう！

Salesforceでの見積書の作成工程をご説明します。作成にかかる時間は10分と短く、作業内容も簡単です。

事前に準備しておくことは？

「商品」オブジェクトの利用が必要

＜「商品」オブジェクトを利用していることを確認＞

見積書作成の前に、「商品」オブジェクトを既に利用していることを確認してください。
見積の対象となる商品をSalesforceに追加していない場合は、見積書作成の前にあらかじめ追加しておきましょう。

※オブジェクトについて解説しているこちらの資料「オブジェクトSalesforceの中でどんな役割？カスタムオブジェクト作成手順」と併せてご活用ください。

見積オブジェクトの有効化

＜見積オブジェクトの有効化設＞

見積オブジェクトを作成するためには、見積オブジェクトを有効化しておく必要があります。
「設定」から「クイック検索ボックス」に「見積」と入力すると、「見積設定」という項目が出てきます。まだ有効化されていない場合は「有効化」というボタンが表示されているので、これをクリックしてください。

見積オブジェクトを作成しよう！

＜見積オブジェクトの全体画面＞

見積オブジェクトの使用を有効化すると、商談の関連リストに「新規見積」という項目が追加されます。クリックすると、見積書作成に必要な情報を入力する画面になるので、対象となる商品を追加したり、必要な情報を記入していきましょう。

見積テンプレートを作成しよう！

見積テンプレートの選択

＜見積テンプレートの選択画面＞

Salesforceには見積書のテンプレートがあらかじめ用意されていて、そのまま使うことも、フォーマットを細かくカスタマイズすることもできます。
「設定」から「クイック検索ボックス」に「テンプレート」と入力し、「見積テンプレート」を選択しましょう。

ページレイアウト編集

＜ページレイアウト編集＞

テンプレートの名前を入力したら、見積オブジェクトに入力した項目が出てきます。この中から、見積書に必要な項目を選択します。

保存、有効化

＜見積テンプレートの保存＞

最後に保存をします。これで、何度でも使用できる見積書のテンプレートが完成しました。

見積書の保管、送信もSalesforceで！お役立ち機能を紹介

Salesforceには、完成した見積書をPDFファイルとして保存する機能や、顧客に見積書のPDFファイルを送信できるメール機能があります。見積書の保存フォルダを新たに作ったり、送信のためにメールソフトを立ち上げたりする必要が無く、その分の工数を削減することが可能です。

完成した見積書の保存

＜プレビュー保存画面＞

作成したテンプレートと見積オブジェクトから見積書を作成しましょう。「PDFを作成」をクリックして、使用するテンプレートを選択すると、プレビュー画面が表示されます。「見積に保存」をクリックすると、PDFファイルとしてSalesforceの「見積PDF」関連リストに保存されます。

顧客へのメール送信

＜メール送信画面＞

PDFファイルは保存するだけでなく、取引先にメールで送信することもできます。メールソフトを経由せずにSalesforceだけで完結させることができるため、非常に効率的です。見積の活動タイムラインで「見積のメール送信」をクリックすると、直近に保存した見積書が添付された状態のメールToDoが開きます。あとはメールに必要な項目を入力するだけでメールを送信できます。

テンプレート機能が便利！見積書のおすすめ活用法

テンプレートは複数作成しておくことができます。税別、税込みなど税表記の有無や、複数のレイアウトなど、使用用途に合わせて何種類か作成しておくと、作業効率の向上につながるのでおすすめです。

まとめ

今回は、Salesforceで見積書を作成する方法と便利な機能についてご紹介しました。作業をSalesforce内で完結させることは無駄を省き作業効率を上げるだけでなく、属人化の防止や営業部署内での情報共有にもつながります。是非、活用してみてください。
Salesforceで見積書を作成するメリットについては次のページに詳しく掲載しています。
ご興味がある方はこちらもご覧ください。
使わなきゃ勿体ない！見積書の作成はSalesforceで決まり！
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