コラム

Column

2021/03/08

Salesforceのレポート/ダッシュボードの効果的な活用方法とは?

「レポート/ダッシュボード」を活用した商談/活動管理

はじめに

レポート/ダッシュボードは、Salesforceのデータをわかりやすく可視化し、ビジネスに活かす機能です。レポートとダッシュボードを使えば、Salesforce内のデータを集計し、進捗や異常値をリアルタイムで把握できます。営業状況の全体把握は勿論、様々な切り口での分析や自己管理にも使える便利な機能です。
今回はレポート/ダッシュボードを商談・活動管理に活用するメリットをご紹介いたします。

レポート/ダッシュボードとは

  • レポートとは?

    Salesforceで管理されているレコードを指定の条件で絞り込み、一覧表示するリストをレポートと言います。レポート内で数値を集計しSalesforce上に行と列で表示され、詳細なデータの確認・分析を行います。レポートにはグラフを追加することもでき、視覚的に読み解くことができます。Chatterでのレポート共有、さらにレポートの更新メールを登録したタイミングで任意のユーザへ自動送信することもできます。

  • 主な目的:データをリスト化・マトリクス化にして詳細に分析
    データの出力

    メリット:大量のデータの確認ができる
    複数オブジェクト(最大4つ)のデータ表示ができる
    グラフの表示が可能

  • ダッシュボードとは?

    その名の通り、コックピットや車のメーターのように、様々な情報・データから、重要な情報を統合し、ピックアップして表示する画面のことです。複数のレポートデータを組み合わせてグラフィカルに表示させることができ、棒グラフやドーナツグラフ、ゲージ、統計値など多様なグラフが用意されています。ダッシュボード上で検索条件を追加することもでき、様々な視点からのデータ確認が容易になります。一つひとつのコンポーネントはレポートと同様でダウンロードすることができ、Chatterでの共有も可能です。

  • 主な目的:様々な側面からデータを分析
    複数レポートをまとめて視覚化

    メリット:複数の情報をグラフィカルに表示し、並べて確認ができる
    ドリルダウンでレコードの詳細確認ができる

レポート/ダッシュボードの違い

  • レポートはダッシュボードの元になるデータです。ダッシュボードのコンポーネント(グラフ等)はレポートと1対1で生成されています。ダッシュボードで表示したいデータは必ずレポートとして作成しなければなりません。
    レポート/ダッシュボードの違いとしては、使用目的や表示速度の違いがあります。

  • 【1.使用目的の違い】

    レポートは詳細なデータの確認・分析を、ダッシュボードは多面的、即時的にデータの把握・分析を行う点にあります。

  • 【2.データ表示速度の違い】

    レポートでは、常に最新のデータが表示されています。データベースが更新されるごとに、レポートも最新情報が取り込まれるようになっています。対してダッシュボードは、最後に更新を行った時点でのデータが表示されます。データベースが更新されるごとに、必要に応じてダッシュボードも更新ボタンを押して最新情報にする必要があります。最終更新日時が表示されているので、必ず最新データかどうかを確認して更新対応を行いましょう。

レポート/ダッシュボードを活用した商談・活動管理

  • 商談・活動管理にレポート/ダッシュボードを活用するメリットは3つあります。

  • <メリット1>今期の達成度、事業部別の売上予測が一目でわかる

    経営する上で、組織の売上や達成度、売上予測など様々な項目から判断する必要があります。重要なデータをグラフ化することで会社全体の状況が即時的に一目で把握できれば、意思決定も早まります。レポート/ダッシュボードを活用すれば、部署毎の予実管理・顧客別売上一覧など、経営に必要なデータを読み取りやすく表示できます。商品毎の売れ筋や利益率など細かなデータの表示も可能ですので活用しましょう。

  • <メリット2>リアルタイムな営業情報を把握できる

    日々の商談・活動履歴の更新によって、営業活動をリアルタイムに確認・分析することができます。顧客の情報や商談の進捗状況、初回営業からの経過日数や受注確度、営業社員の業務成績や評価を常に最新の情報で可視化でき、必要に応じてマネージャーが、営業担当者へ具体的にフォローアップすることができます。

  • <メリット3>KPI管理

    ダッシュボード上で重要なKPIをコンポーネントとして設定し、モニタリングすることができます。設定したKPI目標に対して現状とのギャップを把握し組織内で共有することで、差分に対する素早い対応をとることができます。部署によって異なるKPIを設定している場合は、部署別でダッシュボードを使い分けましょう。

レポート/ダッシュボード活用例

  • Salesforce上で商談・活動管理を行い、レポート/ダッシュボードを活用すれば、目的別、レポートを参照する人物別など、必要な情報だけをピンポイントで表示可能です。売上予測や営業員の業務成績・評価の可視化も効率的に行うことができます。ここでは、主な活用例を4つご紹介します。

  • 【1.個人の成績の管理、業務負荷のチェック】

    個人の活動記録を可視化し、成績評価や業務負荷の確認を行うことができます。

  • 活用レポート例)
    ・クローズ済み件数
    ・新規獲得件数
    ・訪問件数
    ・見積作成件数
    ・受注率
    ・個人の作業実績工数
  • 【2.ポジション別にダッシュボードを作成】

    それぞれのポジションごとに、確認したい情報は異なります。必要な情報を把握し、ポジションごとのダッシュボードを作成すれば、スピーディな経営判断や業務の向上が実現できます。

  • <経営層向けダッシュボード>

    事業部別の予実管理

    活用レポート例)
    ・全社予算と売上実績
    ・予算達成率
    ・訪問件数
    ・売上予測
  • <営業マネージャー向けダッシボード>

    部門別・顧客別・地域別・商品別の予実管理

    活用レポート例)
    ・部門別予算と実績・部門別予算達成率・部門別売上予測
    ・顧客別での売上実績
    ・地域別での売上実績
    ・商品別での売上実績
    ・営業担当別での売上実績
  • <チーム長向けダッシュボード>

    営業担当の行動管理/商談金額など商談状況の把握

    活用レポート例)
    ・チームの営業予算と実績
    ・全社/チーム/個人毎の商談情報・活動記録
    ・営業の予算/目標値に対する実績値・営業担当別での商談金額・件数
    ・営業担当別での売上予測
  • <営業向けダッシュボード>

    セルフチェック用として使用。個人の行動/商談金額など個人の進捗管理

    活用レポート例)
    ・営業個人の予算と実績
    ・個人の商談情報・活動記録
    ・顧客別商談金額・件数
    ・個人の目標達成率
    ・個人の売上予測
  • 【3.異常値を管理し、フォローすべき顧客を確認】

    月に1度など、定期的にドリルダウンして、抜け漏れや見落とし案件の発掘、フォローを行います。

  • 活用レポート例)
    ・商談レポート
    ・最終活動日
    ・商談日数
  • 【4.見る人の思考ステップにあわせて、データを配置】

    経営会議、営業会議、様々な会議の資料として活用する際、それぞれのストーリーにあわせてダッシュボードを作成し、業務効率化、売上向上に繋げます。

  • 例)売上予測のダッシュボード(営業マネージャー向け)
    1.予算達成状況(目的達成までの金額を可視化)
    2.今月の成約率(成約率の把握)
    3.クローズ予定案件一覧(既存パイプラインの把握)
    4.商談実績(平均クローズ日数を把握して、来月分前倒しか、既存顧客からの追加を検討)
    5.来月以降のパイプライン状況(来月分前倒しで実現可能か、詳細に検討)
    6.過去のクローズ案件一覧(コンタクト可能な顧客の発掘)

経営判断に活用できるレポート/ダッシュボード作成をセラクのカスタマーサクセスチームがサポート

  • セラクのカスタマーサクセスチームがサポート

    商談・活動管理にSalesforceのレポートやダッシュボードを活用すれば、ビジネスの状況を素早く把握でき、業績の向上に繋げることができます。有効性は理解いただけたと思いますが、どのデータをどのようにレポートとして抽出し、ダッシュボードに出力するか、という設計はしっかりと検討する必要があります。まずは誰が、どのように見て判断し、行動に反映していくかを考えたうえで、効果的なダッシュボードを作ってみてください。セラクでは、120名を超える専門コンサルタントがSalesforceの定着・活用推進におけるカスタマーサクセスパートナーとして支援しております。効率的なレポート/ダッシュボード活用を、セラクのカスタマーサクセスチームがサポートいたします。

  • 次回はThe Modelの考え方に沿ったSalesforceの活用方法についてご紹介します。