コラム

Column

2021/03/08

Salesforce ダッシュボードの活用・作成方法とは

Salesforce ダッシュボードの活用・作成方法とは

はじめに

セラクのSalesforce推進部のAです。Salesforceに入力したデータを活用できていますか?Salesforceのダッシュボードを使えば、蓄積されたデータを可視化し、データに基づいた効率的な判断ができます。経営層や管理職の方向けの俯瞰的な情報把握だけでなく、営業担当者やマーケティング担当者向けの自己管理や個別案件の状況可視化にも活用できます。本記事では、ダッシュボードの作成方法や活用ポイント、活用例についてご紹介します。

Salesforceのダッシュボードとは?

ダッシュボードの例

<ダッシュボードの例>

ダッシュボードとは、もともと自動車や飛行機の「計器盤」を意味し、複数の情報をまとめて、分かりやすく一覧表示する機能またはツールのことを言います。
Salesforceのダッシュボードは、ユーザのホーム画面やレコード画面に、複数のレポートを元にした情報を、棒グラフやドーナツグラフ、ゲージなどでグラフィカルに表示する機能です。

Salesforceのダッシュボードを商談・活動管理に利用するメリット

ダッシュボードを活用すれば、複数のデータをリアルタイムに集計・抽出し、視覚的に分かりやすいグラフで表示できます。
例えばチーム全体の情報を確認できるダッシュボードを作成すれば、全員が同じ指標・数字をダッシュボードで確認しながら協力分担できるので、チームとしての業務効率を高められます。また「売上管理」や「顧客管理」といった用途別に複数のダッシュボードを作成し、確認したい情報に合わせて使い分けるといったことも可能です。
ダッシュボード上で検索条件を設定すれば、個別のレポートを新たに作成する手間をかけずに表示データを絞り込めるため、詳細な分析も素早く行えます。

Salesforceのダッシュボードの作成方法

Salesforceのダッシュボードを構成する[コンポーネント]を作成するためには、元となるレポートが必要です。そのためダッシュボード作成の事前準備として、レポートを作成しておきましょう。

1.レポートを作成する

Salesforceのレポートは、[取引先]や[商談]といったオブジェクトを、指定した条件で絞り込んでリストにしたものです。
レポートは色々な視点からの情報をまとめられるので、最終的に「ダッシュボードにどういった情報を表示したいか」をしっかりとイメージしてから、レポート作成に取り掛かることが大切です。また、1つのダッシュボードには、最大20個のコンポーネントを配置できる点も意識すると良いでしょう。

2.ダッシュボードを作成する

新規ダッシュボードの選択

<新規ダッシュボードの選択>

ダッシュボード作成は画面左上にある[新規ダッシュボード]を選択し、ダッシュボードエディタを使って行います。

コンポーネント配置の例

<コンポーネント配置の例>

[コンポーネント]をクリックすると作成したレポートの一覧が表示され、使いたいレポートを選び[レポートの表示形式]を選択します。
次に[コンポーネントの追加]という画面になります。[表示グラフ]や[表示単位]、[カスタムリンク]、[表示する最大グループ数]などを必要に応じて設定して[追加]すれば、ダッシュボード上にコンポーネントを配置できます。この作業を繰り返し、必要なコンポーネントを配置し終えたら[保存]をクリックしてダッシュボード作成は完了となります。

作成したダッシュボードを編集するには、ダッシュボード一覧の画面で既存のダッシュボード名をクリックしましょう。管理画面では不要なダッシュボードの削除も行えます。

ダッシュボードの更新方法・自動更新とは?

レポートと違って、ダッシュボードで最新の情報を確認にするには、ダッシュボード閲覧時に[更新]ボタンを押すか、事前に[更新]タブから自動更新のスケジュールを設定しておく必要があります。
自動更新の設定時には、一緒に[通知設定]をしておくのが便利です。通知設定をすれば、指定したSalesforceユーザにHTML版のダッシュボードを含むメールを自動送信できます。この機能を活用して、ホーム画面に設定している以外のダッシュボードデータを定期的に自動更新し、メールで情報を受け取ることができます。

Salesforceのダッシュボード活用のポイント

ダッシュボードを活用のポイントは、ユーザごとに使いやすいダッシュボードデザインを検討し、使い方に合った機能拡張を行うことです。

利用者のポジションごとに必要なデータは異なる

ユーザごとに、ダッシュボードで確認したいデータは異なります。ユーザのポジションごとに、ダッシュボードに設定する情報の一例をご紹介します。
ダッシュボードを効果的に活用するためにも、それぞれのユーザに合ったダッシュボードデザインを考えましょう。

  • 経営層のユーザ
    ・部署ごとの予実管理や売上予測
    ・顧客別売上一覧
  • 営業部長などチーム全体を管理するユーザ
    ・チームの予実管理
    ・チームメンバー個人の業務成績
    ・顧客情報や商談の進捗状況
  • マーケティングや営業などの現場で活躍するユーザ
    ・自身の目標達成度
    ・停滞している案件やアプローチできていない見込み客の情報

データを見やすくデザインする

達成状況の確認向けのゲージ

<達成状況の確認向けのゲージ>

多様な[表示グラフ]を使いこなすことも、ダッシュボード活用のポイントです。例えば、ゲージを使えば、設定した目標と達成度が分かり、ユーザはゴールまでの道のりをはっきりイメージできます。ケースバイケースで最適なグラフは異なるため、「データを直感的に把握しにくい」と感じたら、表現方法を変えるのもよいでしょう。
詳しくは「意思決定に役立つSalesforceダッシュボード機能の紹介」でもご説明していますので、ぜひご覧ください。

ダッシュボードを他の機能と組み合わせる

応用的な使い方として、ダッシュボードをSalesforceの他の機能と組み合わせることで、データ活用の幅を広げることができます。
例えばSalesforce モバイルアプリケーションを使用することで、外出先でもダッシュボードのデータを確認できます。他にもChatterへのスナップショット投稿機能を組み合わせれば、ダッシュボードのグラフをChatterで共有できます。

Salesforceのダッシュボード活用例

営業担当者向けのダッシュボードデザインの例

<営業担当者向けのダッシュボードデザインの例>

ここでは、例として「営業担当者が自身の営業活動を効率化するためのダッシュボードデザイン」をご紹介します。
まず、自分の目標と達成度を把握しやすいように、目に入りやすい左上に予実管理を配置しています。その右側にある中央上のグラフには、長期的な成果を伸ばすために、今期の商談状況の数値を可視化しています。左から見ていくと、自然と目標達成率の状況から、[最終交渉]や[見積]の件数が目に入ります。右上には、一定期間動きのない案件や既存顧客をリスト形式で表示しています。左と中央のグラフを確認して[提案]の件数が足りないと感じたら、右側のリストを見れば、アプローチすべき案件や顧客を把握できます。

また、予実管理の下側には、目標と達成度の差を埋めるために、「どの確度の商談を成立させればいいのか?」といった情報が一目でわかるように[売り上げ予測]を棒グラフで表示しています。
このように、使いやすいダッシュボードデザインには、個々のグラフの見やすさだけでなく、「データをどこに配置すれば、思考の順序に沿った使いやすいものになるか?」といった視点も必要です。

使いやすいダッシュボードはオンリーワン

商談や活動管理にSalesforceのダッシュボードを有効活用できれば、蓄積したデータを基準にした判断がスムーズに行えます。そのためには、Salesforceへの情報の十分な蓄積や事前準備としてのレポート作成、ユーザそれぞれに最適なダッシュボードデザインの検討などが必要です。

ダッシュボード作成や活用のために、「立場や部署ごとに使いやすいダッシュボードデザインについて相談したい」「色々なダッシュボードを作るために、実用的なレポート作成をプロに頼みたい」といった要望がございましたら、250名(22年3月現在)を超えるSalesforce専門コンサルタントが在籍するセラクのカスタマーサクセスチームへお気軽にご相談ください。