コラム

Column

2021/05/17

Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 1
議事録/プロジェクト管理 編

Quip(Salesforce Anywhere)の便利テンプレート 1 議事録/プロジェクト管理 編

はじめに

コラボレーションツールSalesforce Anywhere(Quip)では、業務のシーンに合わせて、様々なテンプレートを作成できます。テンプレートを使用することで、統一された文書の作成ができ、一から構成をつくる時間を削減できます。また、Salesforceとのデータ連携や、参加メンバー全員による同時編集機能などにより、従来よりも高機能なビジネス文書をスピーディに効率的に作成することができます。この記事では、Salesforce Anywhere(Quip)のテンプレートの中で、議事録テンプレート、プロジェクト管理テンプレートについてわかりやすくご紹介します。
Salesforceを導入のお客様の中には、導入プランによっては既にSalesforce Anywhere(Quip)が利用可能であることに気づかず、そのまま利用されていないケースが確認されています。これを機に、Salesforce Anywhere(Quip)の導入状況をご確認いただき、日々の業務にご活用ください。

セラクのカスタマーサクセス部門がおすすめするテンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)におけるテンプレートとは、「Salesforce Anywhere(Quip)で統一した文書を作成するために、基にする文書」のことです。例えば、Aに関する会議、Bに関する会議、Cに関する会議…と複数の会議がある場合、議事録に何を記録するかを会議のたびに一から設定するには時間がかかります。また議事録の形式が会議ごとに違っていれば、必要な情報が残らなかったり、漏れてしまったりする可能性もあります。そのような場合、「議事録のテンプレート」を用意しておくことで時間の短縮、入力すべき内容の統一できます。更にSalesforce Anywhere(Quip)では、作成した文書をSalesforceに埋め込む際に、テンプレートにあらかじめ連携させておくことで、ボタン一つでSalesforce上に必要なデータを反映した文書を簡単に作成できます。Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 1 前編となる今回は、下記2種類のテンプレートについてご紹介します。

  • ・議事録テンプレート
  • ・プロジェクト管理テンプレート

これらについてセラクのカスタマーサクセス部門がおすすめする理由と、誰がどのように使うことを目的にしているか、実際の画像を用いて解説していきます。

(1)議事録テンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレート画面

議事録テンプレートは、会議の議事録を作成する際に活用できるテンプレートです。議事録としての活用はSalesforce Anywhere(Quip)の最も一般的な使用方法であり、これから業務にSalesforce Anywhere(Quip)を取り入れていく上で一番手を付けやすいテンプレートです。セラクがおすすめするポイントは、下記の3点です。

  • ・Salesforce Anywhere(Quip)を使う業務としてイメージが付きやすく、テンプレートの中で、比較的簡単に使用できる(初心者レベル)
  • ・複数人での同時編集というSalesforce Anywhere(Quip)の強みが発揮できる
  • ・タスク管理、期限管理が容易にできる

誰が使う?

議事録テンプレートは、会議に出席するメンバーであれば取締役~一般社員レベルまで幅広く使用できます。

使用目的は?

議事録の名称の通り、会議の内容を記録、出席者やタスクの管理、期限の管理、会議に使用される資料の共有に用いられます。

テンプレートの使い方は?

通常ExcelやWordで作成されるような議事録の代わりに使用します。

具体的にどんなことができる?

議事録テンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、チェックリストを使用したタスク管理
  • 2、リマインダーを使用した期限管理
  • 3、複数人での同時編集
  • 4、チャットで活発なコミュニケーション
  • 5、プロジェクトトラッカーでプロジェクトを細分化
  • 6、テンプレートのコピー&ペースト

1、チェックリストを使用したタスク管理

チェックリストはToDoリストやタスク管理として使うことができます。誰が、何を、いつまでに作業するか一目で分かる機能です。完了したタスクにチェックをつけると、タスクに打ち消し線が入り、完了と未完が明確に判別できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレートの使い方 チェックリストを使用したタスク管理画面

2、リマインダーを使用した期限管理

期限にリマインドを付与することができ、期限が近くなると通知が届くように設定することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレートの使い方 リマインダーを使用した期限管理画面

3、複数人での同時編集

会議中の意見出しに使えます。入力すればすぐに文書に反映されるのでExcelのように上書き保存したら他の人が上書きして自分の書いたデータが消えた、ということが起こりません。

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレートの使い方 複数人での同時編集画面

4、チャットで活発なコミュニケーション

テキストや画像、図表などの任意の場所に、自由にコメントを残せます。絵文字やスタンプを効率的に活用することで、活発なコミュニケーションをとることができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレートの使い方 チャット画面

5、プロジェクトトラッカーでプロジェクトを細分化

プロジェクトトラッカーはプロジェクト管理機能の一つです。プロジェクトを細分化して各業務の役割担当者や進捗状況を細かく俯瞰できるようにします。

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレートの使い方 プロジェクトトラッカー画面

6、テンプレートのコピー&ペースト

テンプレートの中の機能は全てコピー&ペーストして、同じ内容を繰り返し使用できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の議事録テンプレートの使い方 テンプレート機能

(2)プロジェクト管理テンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレート画面

プロジェクト管理テンプレートは、プロジェクトの進捗の可視化、文書の共有、タスク管理や期限管理などのプロジェクト推進に必要な全ての情報を一か所で管理できるテンプレートです。セラクがおすすめするポイントは下記の3点です。

  • ・プロジェクトの進捗具合を可視化できる
  • ・プロジェクト参加者全員で文書を共有できるため、ミーティングをセットしなくても文書上でコミュニケーションが取れる
  • ・複数人でのタスク管理、期限管理が容易になる

誰が使う?

プロジェクト管理テンプレートは、取締役~営業レベル、サポートメンバーレベルまで幅広く使用できます。

使用目的は?

様々なプロジェクトの進捗管理、それに付随するタスクや期限の管理、共有や質問が必要な際のコミュニケーションのために使います。

テンプレートの使い方は?

プロジェクトトラッカーを使って、タスクの可視化ができます。また、ミーティングをセットしなくても文書上のチャット機能でコミュニケーションをとることで、よりスピーディにタスクを進められるようになります。

具体的にどんなことができる?

プロジェクト管理テンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、プロジェクトトラッカーでプロジェクトを細分化
  • 2、複数人での同時編集
  • 3、チャットで活発なコミュニケーション
  • 4、プロジェクトトラッカーの編集
  • 5、テンプレートの機能のコピー&ペースト
  • 6、チェックリストを使用したタスク管理

1、プロジェクトトラッカーでプロジェクトを細分化

議事録テンプレートと同様にプロジェクトを細分化し、役割担当者やタスクの割り振り、進捗状況を一覧することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 プロジェクトトラッカーで進捗状況一覧

進捗はプルダウンメニューによって管理されます。どのような進捗段階を表示するか編集が可能です。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 進捗状況確認・編集画面

担当者に割り当てられると、右サイドバーに履歴が残ります。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 担当者割り当て

各項目の追加・削除は自由にできます。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 各項目の追加・削除

プロジェクトトラッカー内の期限管理機能を使って業務の期限設定を行います。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 プロジェクトトラッカーで業務の期限設定

チャット機能に関しては全文書共通ですが、プロジェクト管理テンプレート内で特に力を発揮します。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 プロジェクトトラッカーでチャット機能 Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 チャットの格納

2、複数人での同時編集

Salesforce Anywhere(Quip)の標準機能である複数人での同時編集は、もちろんこのプロジェクト管理テンプレートでも使用可能です。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 複数人での同時編集画面

3、カレンダーでスケジュールを共有

カレンダーを共有して、スケジュールや期限を参加者全員で把握しておくことができます。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 カレンダーでスケジュールを共有

4、カウントダウンでプロジェクトの期限を共有

カウントダウンで、プロジェクトメンバー全員が期限を把握・共有できます。トップ画面におくと効果的です。

Salesforce Anywhere(Quip)の管理テンプレートの使い方 カウントダウン機能

5、Salesforceと連携してレコードを配置

Salesforceと連携することにより、案件に関連するレコードを呼び出して配置できます。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 Salesforceと連携でレコード配置画面

6、チェックリストを使用したタスク管理

議事録テンプレートと同様に、チェックリスト機能でタスク管理ができます。チェックリストはToDoリストやタスク管理として使うことができます。誰が、何を、いつまでに作業するか一目で分かる機能です。完了したタスクにチェックをつけると、タスクに打ち消し線が入り、完了と未完が明確に判別できます。

Salesforce Anywhere(Quip)のプロジェクト管理テンプレートの使い方 タスク管理画面

まとめ

議事録テンプレート・プロジェクト管理テンプレートは、Salesforceと連携せずにSalesforce Anywhere(Quip)単体で使い始めることが可能です。そのため、難しい設定をしなくても、複数人での同時編集機能や、文書上のチャット機能などのSalesforce Anywhere(Quip)の強みを比較的簡単に体験することができます。まずはSalesforce Anywhere(Quip)の操作に慣れるという意味で、とてもおすすめのテンプレートです。御社のプロジェクトをよりスピーディに円滑に進めるために、是非、議事録テンプレート・プロジェクト管理テンプレートを活用ください。セラクでは、Salesforce Anywhere(Quip)の導入、活用支援を行っています。Salesforceとの連携や、ユーザ追加など、初期の導入で躓きやすいポイントも、Salesforce認定カスタマーサクセスパートナーであるセラクの経験豊富なコンサルタントにお任せください。
これまでの数多くの実績から導き出したノウハウを活用し、お客様のSalesforce Anywhere(Quip)導入をバックアップさせていただき、導入後も継続的にサポートいたします。