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2021/05/17

Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 2
個人情報/タスク管理/提案資料作成 編

Quip(Salesforce Anywhere)の便利テンプレート 2 個人目標/タスク管理/提案資料作成 編

はじめに

コラボレーションツールSalesforce Anywhere(Quip)では、業務のシーンに合わせて、様々なテンプレートを作成できます。テンプレートを使用することで、統一された文書の作成ができ、文書の構成を考える時間を削減できます。また、Salesforceとのデータ連携や、参加メンバー全員による同時編集機能などにより、従来よりも高機能なビジネス文書をスピーディに効率的に作成することができます。この記事では、Salesforce Anywhere(Quip)のテンプレートの中で、個人目標・タスクテンプレート、提案資料作成テンプレートについてわかりやすくご紹介します。
Salesforceを導入のお客様の中には、導入プランによっては既にSalesforce Anywhere(Quip)が利用可能であることに気づかず、そのまま利用されていないケースが確認されています。これを機に、Salesforce Anywhere(Quip)の導入状況をご確認いただき、日々の業務にご活用ください。

セラクのカスタマーサクセス部門がおすすめするテンプレート

前編では、テンプレートの概要や、セラクがおすすめするテンプレートの使い方のうち、議事録テンプレートとプロジェクト管理テンプレートをご紹介しました。どちらも初心者にとって扱いやすく、Salesforce Anywhere(Quip)の機能を業務の中で理解できる優れものでした。Salesforce Anywhere(Quip)で作成できるテンプレートには、導入間もない初心者レベルの方でも充分に扱えるテンプレートがまだまだあります。後編となる今回は、下記の2種類のテンプレートについてご紹介します。

  • ・個人目標・タスク管理テンプレート
  • ・提案資料作成テンプレート

特に個人目標・タスク管理テンプレートは、日々の業務を整理するためにも便利なテンプレートです。Salesforce Anywhere(Quip)は文書に関してデータ容量の上限がないため、日を追うごとにデータの追加ができます。そのため入社から退職するまで1つの文書で目標・タスクを管理し、自分が(もしくは共有されている部下やメンバーが)どんな目標をたててどのように達成してきたか、どのようにタスクをこなしてきたかが1つの文書で全て確認できます。また、進捗具合で確認が必要な場合にはチャット機能を使って文書上でコミュニケーションをとることもできます。
これらをセラクがおすすめする理由と、誰がどのように使うことを目的にしているか、実際の画像を用いて解説していきます。

(1)個人目標・タスクテンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレート画面

個人目標・タスクテンプレートは、個人の目標やタスクの管理、日々の進捗記録、上長との現状確認をする際に活用できるテンプレートです。セラクがこのテンプレートをおすすめするポイントは、下記の2点です。

  • ・個人タスクや期限管理が簡単になる
  • ・上長やマネージャーと目標の進捗確認が文書上でできる

誰が使う?

メインで使用するのは一般社員層ですが、マネジメント層~一般社員層まで幅広く使うことができます。

使用目的は?

短期・長期の目標管理や、日々の業務のタスク管理に使用します。

テンプレートの使い方は?

カンバンボード機能、もしくはプロジェクトトラッカー機能を用いて、文書共有により自分の上長との目標・タスク状況を共有します。

具体的にどんなことができる?

個人目標・タスクテンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、プロジェクトトラッカーで、目標の進捗を確認
  • 2、カンバンボードでタスクの進捗を可視化
  • 3、プロセスバーで、目標を視覚化
  • 4、チェックリストを使用して目標達成状況を確認
  • 5、カレンダーで目標やタスクの期限を把握

1、プロジェクトトラッカーで、目標の進捗を確認

プロジェクトトラッカー機能を使って、「今年度」等期限を絞って、個人目標の進捗を常に確認できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 プロジェクトトラッカーで、目標進捗確認

2、カンバンボードでタスクの進捗を可視化

カンバンボード機能では、どのタスクがどの進捗状況にあるかを可視化します。プロジェクトトラッカーよりも直観的な操作が可能で、月次、日次などの繰り替えし行う業務の進捗管理に力を発揮します。

Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 カンバンボードでタスクの進捗を可視化1
Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 カンバンボードでタスクの進捗を可視化2
Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 月次タスク画面

3、プロセスバーで、目標を視覚化

プロセスバー機能で、長期的な目標を視覚化できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 プロセスバーで、目標を視覚化

4、チェックリストを使用して目標達成状況を確認

チェックリスト機能を使用して、目標の達成状況を確認できます。チェックが入った項目はグレーアウトされるので、達成した目標が一目で分かります。
また、期限にはリマインド機能があるので、期日が近くなれば通知が来るように設定でき、目標を忘れることを予防します。タスク管理が簡単になり、個人目標を「中長期の目標の管理」、「中長期目標達成のための短期目標の管理」、「短期目標達成のための日々のタスクの管理」と分解しつつ1つの文書で管理できる点が挙げられます。

Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 チェックリストを使用し目標達成状況確認

5、カレンダーで目標やタスクの期限を把握

カレンダー機能で目標やタスクの期限を把握できます。上長と現状を共有することで、四半期の一度の状況確認にも役立ちます。

Salesforce Anywhere(Quip)の個人目標・タスクテンプレートの使い方 カレンダーでタスク期限を把握

(2)提案資料作成テンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレート画面

提案資料作成テンプレートは、お客様の課題に合わせた最適な提案書を作成する際に活用できるテンプレートです。セラクがこのテンプレートをおすすめするポイントは下記の2点です。

  • ・関係者全員のカレンダー機能を利用して、スケジュールの共有ができる
  • ・顧客情報、顧客課題について最新情報を共有できる

誰が使う?

取締役~現場レベル、サポートレベルまで幅広く、プロジェクトにかかわる全員が使用することができます。

使用目的は?

顧客情報やスケジュールを共有し、最適な提案書を作成するための情報を1つの文書に集約することを目的としています。

テンプレートの使い方は?

Salesforceの商談情報や取引先情報をテンプレートに埋め込み、プロジェクトや商談に関わるメンバー全員が共通認識を持てるように情報を集約します。

具体的にどんなことができる?

提案資料作成テンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、カレンダーでチーム全員のスケジュール共有
  • 2、カウントダウンで期限までの残り日数を視覚化
  • 3、Salesforceと連携し最新の顧客情報を配置
  • 4、チェックシートでタスク管理
  • 5、スプレッドシートで情報一覧を分かり易く
  • 6、カンバンボードで視覚的に進捗管理
  • 7、画像を埋め込んでプレゼン資料を共有
  • 8、カレンダーでマイルストーンを設定

1、カレンダーでチーム全員のスケジュール共有

カレンダー機能で、プロジェクトにかかわるチーム全員でのスケジュール共有が可能になります。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 カレンダーでスケジュールを共有

2、カウントダウンで期限までの残り日数を視覚化

カウントダウンも、スケジュールの確認に有効な機能です。期限までの残り日数を視覚化して把握することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 カウントダウンでスケジュール確認

3、Salesforceと連携し最新の顧客情報を配置

Salesforceのレコードを呼び出す連携機能があります。顧客に関する情報を手元に出しておくことができ、いつでも確認することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 Salesforceと連携で顧客情報を配置

4、チェックシートでタスク管理

チェックシートでタスク管理ができます。ToDoが視覚的に分かりやすく、進捗の把握に便利です。作業期限に対するリマインド機能も設定することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 チェックシートでタスク管理

5、スプレッドシートで情報一覧を分かり易く

Salesforce Anywhere(Quip)には自由に編集できるスプレッドシートがあります。それまで表計算ソフトにまとめていたような情報も、Salesforce Anywhere(Quip)上に集約、完結させることが可能です。
例えば、提案資料作成テンプレートでは、会議参加者の中で意思決定に関わるキーマンの情報一覧を分かり易く表示させることができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 スプレッドシートで情報一覧画面

6、カンバンボードで視覚的に進捗管理

カンバンボードも進捗管理に有効です。進捗によってタスクの色が変わり、視覚的にも状況把握しやすくなっています。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 カンバンボードで進捗管理

7、画像を埋め込んでプレゼン資料を共有

画像を埋め込んで共有することができます。プレゼン資料の共有などに便利です。最大3列までカラムの設定が可能です。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 画像を埋め込み共有

8、カレンダーでマイルストーンを設定

カレンダーを共有することで、プロジェクト参加者全員で、重要なマイルストーンを常に意識しておくことができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の提案資料作成テンプレートの使い方 カレンダーでマイルストーン設定

まとめ

Salesforce Anywhere(Quip)のテンプレートを使うことで、文書作成が容易になり、スピード感をもって業務を進めることができます。また、テンプレート以外にも、文書上のチャット機能や、常に最新の情報が表示される機能など、Salesforce Anywhere(Quip)には多くの強みがあります。これらの機能を駆使して、必要なメンバーと必要なポイント・必要なタイミングでコミュニケーションを図り、コラボレーションを活性化することが可能です。
社内コラボレーションの活性化やドキュメント管理のシンプル化などの実現のために、セラクでは、お客様の業務フローに合わせたテンプレートの作成、テンプレートの活用案のご提示・トレーニングを行っています。
Salesforceとの連携や、ユーザ追加など、初期の導入で躓きやすいポイントも、Salesforce認定カスタマーサクセスパートナーであるセラクの経験豊富なコンサルタントにお任せください。
これまでの数多くの実績から導き出したノウハウを活用し、お客様のSalesforce Anywhere(Quip)導入をバックアップさせていただき、導入後も継続的にサポートいたします。