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2021/06/21

Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 3
社内コンテンツ/管理業務マニュアル 編

Quip(Salesforce Anywhere)の便利テンプレート 3 社内コンテンツ/管理業務マニュアル 編

はじめに

コラボレーションツールSalesforce Anywhere(Quip)では、業務のシーンに合わせて、様々なテンプレートを作成できます。テンプレートを使用することで、統一された文書の作成ができ、文書の構成を考える時間を削減できます。また、Salesforceとのデータ連携や、参加メンバー全員による同時編集機能などにより、従来よりも高機能なビジネス文書をスピーディかつ効率的に作成することができます。この記事では、Salesforce Anywhere(Quip)のテンプレートの中で、社内コンテンツ管理テンプレート、業務マニュアルテンプレートについてわかりやすくご紹介します。

セラクのカスタマーサクセス部門がおすすめするテンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)におけるテンプレートとは、「Salesforce Anywhere(Quip)で統一した文書を作成するために、基にする文書」のことです。テンプレートを用意しておくことで時間の短縮、入力すべき内容のを統一できます。更にSalesforce Anywhere(Quip)では、作成した文書をSalesforceに埋め込む際に、テンプレートにあらかじめ連携させておくことで、ボタン一つでSalesforce上に必要なデータを反映した文書をが簡単に作成できます。
Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 3 社内コンテンツ管理/業務マニュアル編となる今回では、社内での業務に活用できる下記以下2種類のテンプレートについてご紹介します。

  • ・社内コンテンツ管理テンプレート
  • ・業務マニュアルテンプレート

これらをセラクのカスタマーサクセス部門がおすすめする理由と、誰がどのように使うことを目的にしているか、実際の画像を用いて解説していきます。

Salesforce Anywhere(Quip)は、Salesforceを導入する際、Quipもセットで提案され購入したことに気づかないお客様も多くいらっしゃいます。Salesforce Anywhere(Quip)が使えるのに気付いていない、活用できていないケースも多々あるため、ご自身が使われている環境に不明点があれば、セラクへお問い合わせください。

(1)社内コンテンツ管理テンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の社内コンテンツ管理テンプレート画面

社内コンテンツ管理テンプレートは、お客様向けコンテンツを一括管理しておくことができるテンプレートです。企業情報や営業活動資料など、改変が加わりやすい資料をこのテンプレートに集約しておくことができます。セラクがおすすめするポイントは、次の3点です。

  • ・お客様向けコンテンツについて最新版を管理できる
  • ・情報の属人化が防げる
  • ・営業活動/マーケティング活動がスピーディに実施できる

誰が使う?

社内コンテンツ管理テンプレートは、主に営業担当やマーケティング担当が使用します。お客様の問い合わせに対して個々に対応するフローを採用している会社に特におすすめです。

使用目的は?

お客様向けコンテンツ(Excel、PDFなどのデータ、DL用リンク、動画リンク、メールテンプレート集など)を集約しておき、お客様へのスピーディな案内に活用できます。顧客からの一次受けの対応に使用すると大変便利です。

テンプレートの使い方は?

営業活動・マーケティング活動で使用するコンテンツのリンクを文書上に集約して、リンク集を作成します。また、会社で管理する最新版のコンテンツを一括管理することで、素早く情報を検索できます。

具体的にどんなことができる?

社内コンテンツ管理テンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、アンカーリンクの活用
  • 2、ユーザとのコミュニケーションも文書内で完結
  • 3、スプレッドシート機能で情報をまとめる

1、アンカーリンクの活用

コンテンツへのリンクを文書の先頭に集めておくことで、コンテンツへのアクセスを効率的に行えるようになり、文書のどこに何があるのか分かりやすくなります。

Salesforce Anywhere(Quip)の社内コンテンツ管理テンプレートの使い方 アンカーリンクでページ内の各セクションに飛ぶことができる
Salesforce Anywhere(Quip)の社内コンテンツ管理テンプレートの使い方 アンカーリンクで飛んだ先が強調表示されるのでどこに飛んだかが分かりやすい

2、ユーザとのコミュニケーションも文書内で完結

コンテンツに関してちょっとした作業依頼をしたい時、ある時はメール、またある時はメッセージアプリ…とその時々で違うツールを使用してしまい、情報が分散してしまうことがあります。そのような煩わしさを防ぐため、このテンプレートでは文書内でコミュニケーションを完結させることができる機能を2つご紹介します。

  • ・スプレッドシート
    誰に、いつ、何を依頼したのかをこのシートで一括管理することができます。
Salesforce Anywhere(Quip)の社内コンテンツ管理テンプレートの使い方 スプレッドシート画面
  • ・コメント
    前述のスプレッドシートのセルにコメントをすることで、この文書内でコミュニケーションを完結させることができます。
Salesforce Anywhere(Quip)の社内コンテンツ管理テンプレートの使い方 コメント画面

3、スプレッドシートで情報をまとめる

前の項でご紹介したように、Salesforce Anywhere(Quip)ではスプレッドシートを利用して、情報を見やすく一元管理でき、常に最新の状態をメンバー全員に共有できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の社内コンテンツ管理テンプレートの使い方 スプレッドシートで情報一括管理

(2)業務マニュアルテンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレート画面

業務マニュアルテンプレートは、業務マニュアルを作成するためのテンプレートです。Salesforce Anywhere(Quip)の共有機能を活用して全社員に対して簡単に共有することができるほか、古いバージョンが残らないため、個人個人が違うバージョンを持ってしまうことによって手順を間違えてしまうなどのトラブルを防ぐことができます。また、このテンプレートは動画などのマルチメディアに対応しているので、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作成することができます。
セラクがおすすめするポイントは、次の3点です。

  • ・文書共有するだけでマニュアルを共有できる
  • ・更新があった場合はコメント機能で発信可能
  • ・画像や動画付きで手順説明

誰が使う?

全社員が対象となります。特に、入社や異動が頻繁に発生して、マニュアル共有の機会が多い会社で活躍が期待できます。

使用目的は?

作業手順や業務に必要なファイルを共有するために使用します。

テンプレートの使い方は?

動画、画像を使用して作業手順を共有する社内向け業務マニュアルを簡単に作成できます。

具体的にどんなことができる?

業務マニュアルテンプレートの便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、動画の埋め込み
  • 2、更新があった場合はコメント機能で発信可能
  • 3、画像や動画付きで手順説明

1、動画の埋め込み

動画を埋め込むことができます。実際の動作を見せることで視覚的により分かりやすいマニュアルを制作できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 動画の埋め込み

2、アンカーリンクの利用

このテンプレートでもアンカーリンクを使用できます。目次として使用することで手順を分かりやすく説明しています。

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 アンカーリンクで手順を一覧化して分かりやすく

3、コメントで更新をお知らせ

各セクションにコメントを入力することができ、告知したい内容を簡単に残しておくことができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 コメントで更新告知

文書の編集履歴は右のサイドバーでも確認することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 編集履歴確認
Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 ページ更新とコメント履歴

4、テキストと画像で手順説明

文書内に画像を配置することで、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 テキストと画像で手順説明

5、ファイルの共有

文書内でファイルを共有することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の業務マニュアルテンプレートの使い方 ファイルの共有

まとめ

社内コンテンツ管理テンプレート・業務マニュアルテンプレートは、どちらも業務の効率アップに有効な代表的テンプレートです。今までメールのやりとりや会議で行っていた作業を文書の共有という一つの作業で完結することができます。社内向けポータルサイトとして活用されるケースもあります。セラクでは、お客様の業務に合わせたテンプレートをご用意し、即日使えるように、Salesforce Anywhere(Quip)の導入、活用支援を行っています。Salesforce認定カスタマーサクセスパートナーであるセラクの経験豊富なコンサルタントにお任せください。
これまでの数多くの実績から導き出したノウハウを活用し、お客様のSalesforce Anywhere(Quip)導入をバックアップさせていただき、導入後も継続的にサポートいたします。