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2021/06/21

Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 4
商談管理/お問い合わせ(ケース)詳細共有 編

Quip(Salesforce Anywhere)の便利テンプレート 4 商談管理/お問い合わせ(ケース)詳細共有 編

はじめに

コラボレーションツールSalesforce Anywhere(Quip)では、業務のシーンに合わせて、様々なテンプレートを作成できます。テンプレートを使用することで、統一された文書の作成ができ、文書の構成を考える時間を削減できます。また、Salesforceとのデータ連携や、参加メンバー全員による同時編集機能などにより、従来よりも高機能なビジネス文書をスピーディに効率的に作成することができます。この記事では、Salesforce Anywhere(Quip)のテンプレートの中で、商談管理テンプレート、問い合わせ対応テンプレートについてわかりやすくご紹介します。

セラクのカスタマーサクセス部門がおすすめするテンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)におけるテンプレートとは、「Salesforce Anywhere(Quip)で統一した文書を作成するために、基にする文書」のことをいいます。Salesforce Anywhere(Quip)では、作成した文書をSalesforce内に埋め込む際に、テンプレートにあらかじめ連携させておくことで、ボタン一つでSalesforce上に必要なデータを反映した文書が簡単に作成できます。Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 4 「商談管理/お問い合わせ(ケース)詳細共有 編」となる今回は、次の2種類のテンプレートについてご紹介します。

  • ・商談管理テンプレート
  • ・問い合わせ対応テンプレート

今回ご紹介する商談管理テンプレート・問い合わせ対応テンプレートは、Salesforceとの連携を前提として作られています。そのため、設定にはSalesforce Anywhere(Quip)とSalesforceについての専門的な知識を要しますが、両ソフトウェアの作業スピードを上げてコラボレーションを加速させられる、おすすめのテンプレートです。

Salesforce Anywhere(Quip)は、Salesforceを導入する際、Quipもセットで提案され購入したことに気づかないお客様も多くいらっしゃいます。Salesforce Anywhere(Quip)が使えるのに気付いていない、活用できていないケースも多々あるため、ご自身が使われている環境に不明点があれば、セラクへお問い合わせください。

(1)商談管理テンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレート画面

商談管理テンプレートは、Salesforceの商談情報や付随する判断材料を文書に残すことで情報整理を行うテンプレートです。営業担当個人だけでなくメンバー全員で文書を共有することで、多角的な情報収集や、特定の商談担当者しか知らない情報があるという状況を防ぐことができます。
セラクがおすすめするポイントは、次の3点です。

  • ・商談に必要な情報整理をSalesforce Anywhere(Quip)に集約することができる
  • ・複数メンバーでの情報共有により、様々な角度から情報を集めることができる
  • ・情報の属人化を防ぐことができる

誰が使う?

商談管理テンプレートは、営業担当や、営業に関する別部門のメンバー、上司、そのほか営業活動・提案活動に関連する全ての人を文書に招待して共有します。

使用目的は?

商談情報や様々な角度からの情報をメンバー全員で共有し、商談成約確率の向上を目指します。

テンプレートの使い方は?

商談発生時にSalesforce Anywhere(Quip)で文書を作成し、文書とSalesforceレコードを紐付けて使用します。

具体的にどんなことができる?

  • 1、Salesforceの商談レコードへ紐づけ
  • 2、draw.ioで商談相手の組織情報を可視化
  • 3、チェックリストを利用する
  • 4、カレンダー機能を活用する

1、Salesforceの商談レコードへ紐づけ

Salesforce Anywhere(Quip)文書とSalesforceのレコードを連携させることで、文書上に情報を集約させることができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 商談レコードへの紐づけ方法
Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 商談レコードへの紐づけ方法 該当するレコードの選択
Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 商談レコードへの紐づけ方法 リンク完了
Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 リンクしたSalesforceのレコードの一例

2、draw.ioで商談相手の組織情報(組織図、キーマン)を可視化

一般的な表計算ソフトやプレゼンテーションソフトのように、図形を組み合わせて図表を作成することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 draw.ioでの商談相手の組織情報(組織図、キーマン)の図表

3、チェックリストを利用する

チェックリストを使って商談に関するセルフチェックやタスクの抜け漏れを防ぐことができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 チェックリストの利用例

4、カレンダー機能を活用する

カレンダー機能で参加メンバー全員にスケジュールを共有、周知することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の商談管理テンプレートの使い方 カレンダー機能

(2)問い合わせ対応テンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレート画面

問い合わせ対応テンプレートは、お客様からの問い合わせ(ケース)に関する情報を共有し、問題の早期解決のために利用するテンプレートです。また、解決したケースを社内ナレッジとして蓄積する目的でも利用できます。セラクがおすすめするポイントは次の3点です。

  • ・問い合わせ(ケース)解決のスピードアップが可能になる
  • ・Salesforceレコード情報を素早く確認できる
  • ・問い合わせ(ケース)に関する内容や解決方法を社内ナレッジとして蓄積できる

誰が使う?

問い合わせ対応テンプレートは、取締役~営業レベル、サポートメンバーレベルまで幅広く使用できます。

使用目的は?

問い合わせ(ケース)に関する情報共有と、問い合わせ(ケース)の早期解決のために使用します。

テンプレートの使い方は?

問い合わせ(ケース)起票時にSalesforce Anywhere(Quip)文書を作成して、必要なメンバーへ共有します。その後、対応事項や原因究明、解決策について全て文書上に残していきます。

具体的にどんなことができる?

  • 1、SalesforceLiveAppの活用
  • 2、コメント機能によるコミュニケーション
  • 3、プロセスバーの活用
  • 4、Salesforceのレコードデータ表示・編集機能

1、SalesforceLiveAppの活用

SalesforceLiveAppの「Salesforceデータメンション機能」を使用することで、Salesforceのレコードから任意の情報を簡単に連携することができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレートの使い方 Salesforceデータメンション機能の説明1
Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレートの使い方 Salesforceデータメンション機能の説明2

2、コメント機能によるコミュニケーション

文書には画像を貼ることができ、画像の中にコメントをする機能があります。コメントを残す場所は任意に決められるので、指摘したい箇所を具体的に示すことができます。

Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレートの使い方 画像の中にコメントをする機能
Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレートの使い方 画像の中にコメントをする機能 コメント画面の詳細

3、プロセスバーの活用

プロセスバー機能で現在の状況やフェーズを一目で確認できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレートの使い方 プロセスバーの活用例

4、Salesforceのレコードデータ表示・編集機能

Salesforceとの連携で、レコードデータを表示させることができます。レコードデータは文書から更新することが可能です。

Salesforce Anywhere(Quip)の問い合わせ対応テンプレートの使い方 連携したSalesforceのレコードの一例

まとめ

今回ご紹介いたしました商談管理テンプレート・問い合わせ対応テンプレートは、Salesforceとの連携を前提として作られています。セラクの経験豊富なコンサルタントが、商談、ケースその他のカスタムオブジェクトの使用方法や、Salesforce側の仕様に合わせたSalesforce Anywhere(Quip)の使い方をご提案し、テンプレートの作成や、早期に使えるようサポート致します。その他、ユーザ追加など、初期の導入で躓きやすいポイントも、Salesforce認定カスタマーサクセスパートナーであるセラクの経験豊富なコンサルタントにお任せください。これまでの数多くの実績から導き出したノウハウを活用し、お客様のSalesforce Anywhere(Quip)導入をバックアップさせていただき、導入後も継続的にサポートいたします。