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2021/06/21

Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 6
社内規程/リンク先一覧 MyPortal 編

Quip(Salesforce Anywhere)の便利テンプレート6 社内規程 リンク先一覧 MyPortal 編

はじめに

コラボレーションツールSalesforce Anywhere(Quip)では、業務のシーンに合わせて選べる、様々なテンプレートがあります。テンプレートを使用することで、統一された文書の作成ができ、文書の構成を考える時間を削減できます。この記事では、Salesforce Anywhere(Quip)の数あるテンプレートの中から、セラクがおすすめするテンプレートをわかりやすくご紹介いたします。

セラクのおすすめテンプレート

Salesforce Anywhere(Quip)におけるテンプレートとは、「Salesforce Anywhere(Quip)で統一した文書を作成するために、基にする文書」のことです。テンプレートを用意しておくことで時間の短縮、入力すべき内容を統一できます。 Salesforce Anywhere(Quip)の便利テンプレート紹介 6では、社内での業務に活用できる以下2種類のテンプレートについてご紹介します。

  • ・社内規程
  • ・リンク先一覧 MyPortal

これらをセラクのカスタマーサクセス部門がおすすめする理由と、誰がどのように使うことを目的にしているか、実際の画像を用いて解説していきます。

Salesforce Anywhere(Quip)は、Salesforceを導入する際、Quipもセットで提案され購入したことに気づかないお客様も多くいらっしゃいます。Salesforce Anywhere(Quip)が使えるのに気付いていない、活用できていないケースも多々あるため、ご自身が使われている環境に不明点があれば、セラクへお問い合わせください。

(1)社内規程

Salesforce Anywhere(Quip)の社内規程テンプレート画面

社内規程テンプレートは、全社員が確認できる社内ポータルとして使用します。
社内規程へのリンク、申請書のテンプレートを集約できるため、データの管理がしやすくなり、情報の検索スピードが飛躍的にアップします。社内イントラ未活用の企業やスタートアップの企業にもおすすめです。
セラクがこのテンプレートをおすすめするポイントは、次の3点です。

  • ・全社員が確認できる社内ポータルとして活用
  • ・コメント機能で情報更新を周知
  • ・アクセス権の設定で誤編集を防止

誰が使う?

社内規程テンプレートは全社員が使用できます。文書の作成や編集は管理部や総務部が使用します。

使用目的は?

社内規程や申請書テンプレートの集約に用いられます。

テンプレートの使い方は?

1つの文書上に規程へのリンクやテンプレートファイルを記載できます。全社で1文書、または部署によって使い分けてポータルサイトとして活用します。

具体的にどんなことができる?

社内規程テンプレートの便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、アクセス権の設定
  • 2、アンカーリンクの活用
  • 3、ハイパーリンクの設定
  • 4、コメントで更新をお知らせ

1、アクセス権の設定

社員に社内規程を共有する前にアクセス権を設定しておくことができます。アクセス権は4段階あり、社内状況やユーザに合わせて権限を変更、付与できます。

Salesforce Anywhere(Quip)の社内規定テンプレートの使い方 アクセス権の設定

2、アンカーリンクの活用

文書内の必要な箇所へすぐにジャンプできます。

Salesforce Anywhere(Quip)の社内規定テンプレートの使い方 アンカーリンクで必要な場所へすぐアクセス
Salesforce Anywhere(Quip)の社内規定テンプレートの使い方 アンカーリンクの活用方法詳細

3、ハイパーリンクの設定

社内規程のリンク先をまとめて管理できます。
ハイパーリンクをまとめてアクセスを簡易に、またファイルのリンクもできるためExcelやPDFのテンプレートがある場合はクリックするだけで、直接ダウンロードできます。

Salesforce Anywhere(Quip)の社内規定テンプレートの使い方 ハイパーリンクの説明

4、コメントで更新をお知らせ

規程に更新があったとき、メールで周知する場合は手間がかかり、情報も埋もれてしまいがちでしたが、コメントを活用すれば、簡単に情報の共有ができます。会社の規模が大きく部署ごとにポータルサイトが必要な場合や、人の入れ替わりが多く、社内規程や申請書が頻繁に更新される企業で活用すると便利な機能です。

Salesforce Anywhere(Quip)の社内規定テンプレートの使い方 情報更新のコメントでの通知

(2)リンク先一覧 MyPortal

Salesforce Anywhere(Quip)のリンク先一覧 My Portalテンプレート画面

リンク先一覧 MyPortalテンプレートは、前述の社内規程テンプレートのような全社員が確認できる「社内ポータル」に対し、社員個人が閲覧・編集するための「個人ポータル」として、ブラウザのブックマーク機能の代替+タスク管理ツールとしての機能を持ちます。

セラクがこのテンプレートをおすすめするポイントは、次の3点です。

  • ・ブックマーク機能でよく使うページに素早く移動
  • ・チェックリスト、カンバンボードでタスクを管理
  • ・普段使いでSalesforce Anywhere(Quip)をより身近なツールに

誰が使う?

全社員が対象となります。規模業界入社年次問わず、1人1ポータル作成することで、個人ポータルの効果を発揮します。

使用目的は?

社員個人が毎日アクセスして、タスク管理、スケジュール管理などを行います。

テンプレートの使い方は?

ブックマーク、タスク管理、カレンダーを使用して個人ポータルサイトを作成します。

具体的にどんなことができる?

リンク先一覧 MyPortalテンプレートで便利な使い方を具体的に解説していきます。

  • 1、 ハイパーリンクの作成
  • 2、 チェックリストでタスク管理
  • 3、 カンバンボードで定型業務を管理
  • 4、 カレンダーでスケジュールの確認

1、ハイパーリンク

文書トップに毎日アクセスするブラウザのハイパーリンクを作成します。よく使うブラウザページURLのハイパーリンクを作成します。ブラウザのブックマーク機能の代替になります。

Salesforce Anywhere(Quip)のリンク先一覧 My Portalテンプレートの使い方 ハイパーリンク機能の説明

2、チェックリストでタスク管理

タスクの管理に使用します。日次タスクの整理に有効です。チェックの有無により一目で状況がわかります。

Salesforce Anywhere(Quip)のリンク先一覧 My Portalテンプレートの使い方 タスク管理のチェックリスト機能

3、カンバンボードで定型業務を管理

定期的に繰り返し発生する業務(月次や週次のタスク)は作り直しがいらないカンバンボードがおすすめです。

Salesforce Anywhere(Quip)のリンク先一覧 My Portalテンプレートの使い方 カンバンボードの説明

4、カレンダーでスケジュールの確認

日次、週次、月全体のスケジュールの整理に活用します。ひと月の予定が一目で把握できます。

Salesforce Anywhere(Quip)のリンク先一覧 My Portalテンプレートの使い方 カレンダーでのスケジュール確認

チャット機能も充実しています。

Salesforce Anywhere(Quip)のリンク先一覧 My Portalテンプレートの使い方 チャット機能

まとめ

社内規程テンプレート・個人ポータルテンプレートは、どちらも業務の効率アップに有効な活用方法です。Salesforceの連携がなくともSalesforce Anywhere(Quip)のみで使い始めることができるため、難しい設定なしでSalesforce Anywhere(Quip)の強みを比較的簡単に体験することができます。
ポータルサイトとして日々触れることで、Salesforce Anywhere(Quip)使用のハードルが下がり様々な業務でSalesforce Anywhere(Quip)を活用する第一歩となります。
セラクでは、お客様の業務に合わせたテンプレートをご用意し、即日使えるように、Salesforce Anywhere(Quip)の導入、活用支援を行っています。Salesforce認定カスタマーサクセスパートナーであるセラクの経験豊富なコンサルタントにお任せください。
これまでの数多くの実績から導き出したノウハウを活用し、お客様のSalesforce Anywhere(Quip)導入をバックアップさせていただき、導入後も継続的にサポートいたします。