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2021/05/17

導入したらこんなに便利!
Salesforce Anywhere(Quip)の活用例

導入したらこんなに便利!Quipの活用例(Salesforce Anywhere)

はじめに

Salesforce Anywhere(Quip)が非常に優れたコミュニケーションツールであるということは理解いただけたと思いますが、どのようなシーンで、どういう使い方をすればいいのか具体的なイメージがついていない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、お客様のSalesforce Anywhere(Quip)の導入前の背景や、導入後にどのような効果があるのかを具体的に解説していきます。
Salesforce Anywhere(Quip)は、Salesforceを導入する際にSalesforce社からQuipもセットで提案されることが多いため、実際に導入済のお客様も多くいらっしゃいます。Salesforce Anywhere(Quip)が使えるのに気付いていない、活用できていないケースも多々あるため、ご自身が使われている環境に不明点があれば、セラクへお問い合わせください。

導入したらこんなに便利!Salesforce Anywhere(Quip)の活用例

【活用シーン1】新人研修管理のオンライン化

毎月定期的に新入社員が入社する環境では、新人研修の管理において、膨大な工数がかかります。Salesforce Anywhere(Quip)を導入し、テンプレートを使用して新入社員1人につき1文書を作成すれば、入社時から全ての情報を一元管理でき、社員の管理工数を大幅削減することができます。

こんな環境におすすめ!

メンバー規模:200名~ 毎月定期的に中途の新入社員が入社、研修をおこなう環境
おすすめの業界業種:ITやSaaS系など

導入前の状況

  • (1)毎月複数人に複数のファイルの共有、シェアポイントやGoogleドライブなどの分散した環境ごとにアクセス権の設定作業をしなければいけないため、作業に時間がかかる
  • (2)アップデートがあるたびに最新版を管理する必要性があるので、ドキュメントのバージョンの把握と管理が大変
  • (3)研修進捗報告の確認が毎日メールで送られてくるので、とりまとめ、管理に関する作業負荷が膨大
  • (4)進捗状況がばらばらに送られてくるので、それらを取りまとめ、上長へ報告するまでの一連の作業に多大な負荷がかかる
矢印

導入前は、工数が膨大にかかるだけでなく、見落としの可能性もありましたが、Salesforce Anywhere(Quip)導入によって、進捗報告など、管理に関する作業負荷が激減しました。

Salesforce Anywhere(Quip)を導入して良かった3つのポイント

  • (1)1社員1ファイルで管理することで情報が一元化できる
  • (2)バージョン管理の概念がなく、常に最新ファイルを編集、確認できる
  • (3)進捗報告が簡単になり、新入社員の指導へ費やす時間が大幅に削減した

これら3つのポイントについて、具体的に解説していきます。

  • (1)1社員1ファイルで管理することで情報が一元化できる
    新入社員研修用の共通のテンプレートを作成し、新入社員につき1文書を作成します。入社時から1文書内に必要なドキュメントや情報をまとめて記載できます。例えば、入社ガイダンスの情報、研修カリキュラムなどの文書を個人のページから確認、編集、共有することができます。文書の共有も大変簡単で、[テンプレートをコピー]→[文書を共有]だけで設定が完了できます。
Salesforce Anywhere(Quip)の活用例  1社員1ファイルで情報一元化
  • (2)バージョン管理の概念がなく、常に最新ファイルを編集、確認できる
    Salesforce Anywhere(Quip)にはバージョン管理の概念が無く、常に文書が最新の状態で表示されます。新入社員にとって必要な規程・ナレッジを掲載したファイルを、常に最新の情報で共有することができます。ファイルのリンクは全て個人のページからアクセスできるため、書類を探す手間もなくなり、文書管理の工数削減につながります。
Salesforce Anywhere(Quip)の活用例  常に最新ファイルを編集、確認
  • (3)進捗報告が簡単になり、新入社員の指導へ費やす時間が大幅に削減した
    新入社員からの研修の進捗報告は全てSalesforce Anywhere(Quip)上で完結できます。従来の進捗報告メールをとりまとめる作業を簡略化することができます。チームの進捗管理用の文書を作成して、個々に進捗の記入をしてもらうようにすれば、確認作業はとても簡単に効率的に行えます。
Salesforce Anywhere(Quip)で進捗報告簡略化
Salesforce Anywhere(Quip)月ごとの進捗管理画面
Salesforce Anywhere(Quip)進捗管理画面でチャット機能

(3)で作成した文書を見せれば上長への報告も完了でき、上長は、その場でメンバーへ向けて、チャット機能を使って気軽にコミュニケーションをとることができます。1文書上で全て管理できることから、研修担当の管理工数をぐっと削減し、業務をコンパクトにすることができます。また、画面や文書を行き来して確認する必要がないため、確認事項の見落としやミスが減少します。

【活用シーン2】製造現場⇔営業コミュニケーション

工場や作成現場と営業が、直接コミュニケーションをとる機会が少ない環境では、確認事項の共有や、すりあわせがうまくできない。という課題がよく挙がります。チャット機能やプロジェクトトラッカー機能を使えば、知りたい情報をリアルタイムに確認できるため、業務のスピードが落ちません。

こんな環境におすすめ!

  • メンバー規模:問わず 工場や作成現場と営業が直接コミュニケーションをとる機会が少ない環境
  • おすすめの業界業種:製造業や、エンジニア⇔営業等のコミュニケーションにも活用できます

導入前の状況

  • (1)営業の提案内容について製造現場で確認ができず背景の理解ができない
  • (2)予算と原価についての折り合いをつけるためのすり合わせができない
  • (3)そもそも製造現場のメンバーと営業がコミュニケーションをとる手段がない
  • (4)仕様の確認の確認に時間がかかり業務スピードが落ちる
矢印

導入前は、勤務時間や勤務場所などの違いから、現場のメンバーと営業では細かなコミュニケーションがとれず、互いにストレスを感じていましたが、Salesforce Anywhere(Quip)導入によって、コミュニケーションが活発になり、業務効率や生産性がアップしました。

Salesforce Anywhere(Quip)を導入して良かった2つのポイント

  • (1)リアルタイムに情報が共有、確認できるようになった
  • (2)チャットやプロジェクトトラッカーで、コミュニケーションが活性化した

これら2つのポイントについて、具体的に作成例を解説します。

  • (1)リアルタイムに情報が共有、確認できるようになった
    Salesforce Anywhere(Quip)の文書はURLの共有があれば、参加者全員が同一の情報を閲覧できるようになります。例えば、商談内容や顧客情報をSalesforce Anywhere(Quip)の文書に呼び出して配置し、営業・現場双方で同一の情報を確認できるようになります。スプレッドシートの内容も、情報が更新されると即座に文書に反映されます。
Salesforce Anywhere(Quip)チャット機能
  • (2)チャットやプロジェクトトラッカーで、コミュニケーションが活性化した
    チャット機能やプロジェクトトラッカー機能を使えば、文書上でコミュニケーションを活性化することができます。Salesforce Anywhere(Quip)の各項目にはコメント機能があり、プロジェクトメンバー全員が、情報をリアルタイムで書き込み、閲覧できます。この機能によって情報伝達のスピードが上がり、より円滑なコミュニケーションが可能となります。
Salesforce Anywhere(Quip)リアルタイムに情報共有

不明点の解消や、確認作業がスピード感をもって行えるようになることにより、お客様への提供スピードもUP。各メンバーの良いタイミングで文書を確認してコミュニケーションをとれるためストレスもなくなります。

【活用シーン3】社内文書・既定の集約

ドキュメント管理に膨大な工数がかかってお悩みの企業には、社内イントラとしてSalesforce Anywhere(Quip)を活用することをおすすめします。バージョン管理の概念がないSalesforce Anywhere(Quip)の特性は、ドキュメント管理に適しています。これまでファイルの共有や管理のために発生していた工数や業務が大幅に削減されます。検索性が⾼いため、素早く情報を⾒つけられるようになります。

こんな環境におすすめ!

  • メンバー規模:~100名程度 成長中・スタートアップの企業、社内イントラ未活用の企業
  • おすすめの業界業種:問わず

導入前の状況

  • (1)人の入れ替わりが多く、社内規定や必要な規定、申請書がどこにあるのかわかる人がいない
  • (2)日々ドキュメントにアップデートがはいるため管理に工数がかかる
  • (3)規定、文書を探すのに時間がかかる
矢印

導入前は、申請書がどこにあるのかわからない。最新ファイルを使用できているかよくわからない。データの格納先がわからないなど、人事や総務がドキュメントを探すための工数が余計にかかっていましたが、Salesforce Anywhere(Quip)導入によって、データの管理がしやすくなり、情報の検索スピードが飛躍的に向上しました。

Salesforce Anywhere(Quip)を導入して良かった3つのポイント

  • (1)特定の文書に全てのリンクや申請書データを格納できる
  • (2)ドキュメントが常に最新バージョンなので更新作業の必要がない
  • (3)アンカーリンク機能で欲しい情報のリンクまで簡単にたどりつける

これら3つのポイントについて、具体的に作成例を解説します。

  • (1)特定の文書に全てのリンクや申請書データを格納できる
    Salesforce Anywhere(Quip)の特定の文書に全てのリンクや申請書データを集約、格納できます。社内メンバーに文書や、そのリンクを共有するだけで全ての規定や申請書データの共有ができます。
Salesforce Anywhere(Quip)文書、リンクの共有
  • (2)ドキュメントが常に最新バージョンなので更新作業の必要がない
    Salesforce Anywhere(Quip)で作ったドキュメントは常に最新バージョンのため、更新作業の必要がありません。他のエクセル等のデータも、1つの文書に貼り付けなおすだけで、手間がかかりません。
Salesforce Anywhere (Quip) ドキュメントが常に最新バージョン画面
Salesforce Anywhere (Quip) 更新履歴確認画面
Salesforce Anywhere (Quip) コメント機能
  • (3)アンカーリンク機能で欲しい情報のリンクまで簡単にたどりつける
    縦に長いページの場合も、「アンカーリンクをコピー」をプルダウンで選択するだけでリンクを設定できます。
Salesforce Anywhere (Quip) アンカーリンク機能
Salesforce Anywhere (Quip) アイコン表示

まとめ

今回はSalesforce Anywhere(Quip)の具体的な活用シーンをご紹介しました。
実際にSalesforce Anywhere(Quip)を導入されたお客様からは、「ディスカッションの効率化ができた」「不要なミーティングの回数が減った」「他部門とのコミュニケーションが上手くとれるようになった」などの声をいただきます。
リモートワークが常態化したことによって様々な業務のオンライン化が求められています。Salesforce Anywhere(Quip)の導入企業はさらに増えていくことが予想されます。一方、企業によっては独自の導入体制の構築や運用ルール徹底等のハードルによってSalesforce Anywhere(Quip)の機能を最大限使えていないケースもあります。セラクは2013年より「Salesforce」の定着支援サービスを展開しており、これまで累計250社以上の支援を実現しております。
Salesforce Anywhere(Quip)の導入は、経験豊富な当社にお任せください。コラボレーションツールとしてのSalesforce Anywhere(Quip)の性能を最大限活用し、企業の業務効率化に貢献してまいります。