営業担当者にSalesforceを入力してもらうには？

はじめに

セラクCCCのSalesforce推進部のAです。Salesforceを導入したが、十分に活用しきれていないと感じている企業は少なくありません。その理由をお客様に伺うと、「営業担当者がデータを入力してくれない」という声が多いです。なぜこのような問題が起きるのでしょうか。
今回の記事では、Salesforceをうまく活用していくために、改めてSalesforceのメリットを整理し、データ入力を促すヒントを解説します。

また、こちらの資料「Salesforceを活用で最初に絶対やるべき4つのポイント」と併せてご活用ください。

Salesforceへのデータ入力で得られるメリット

Salesforceへデータ入力することで、管理者、営業担当者双方にメリットがあります。どのようなメリットがあるのかみてみましょう。

管理者のメリット

Salesforceを活用することで、管理者は営業担当者ごとの目標管理や状況確認、営業課題といった情報の把握をスムーズに行えるようになります。成績の数字だけでなく、訪問スケジュールや提案内容などを具体的に把握することで、営業担当者をより適切に評価できるようになります。また、停滞している商談が分かることで、アドバイスやフォローがしやすくなり、営業部全体の活動を効率化することができます。

営業担当者のメリット

営業担当者は自身の活動や実績を一元管理できるため、リーダーへの報告やチームでの情報共有を簡単に行えます。また、リード（見込み客）の興味/関心度合を可視化することで、顧客のニーズに合わせたアプローチが可能になります。結果として、顧客満足度を高め、営業成績を伸ばすことにつながります。

営業担当者の入力が思うように進まない原因

このようにメリットの多いSalesforce活用が、なぜ思うように進まないのでしょうか。本章では、経営者や管理者からは見えにくい、現場でデータ入力が思うように進まない3つの原因をご紹介します。

Salesforceの情報価値がうまく共有されていない

管理部門やマーケティング部門ではSalesforceの情報が必要だと考え、導入のメリットや蓄積したデータの活用方法をイメージしています。その一方で、営業担当者は入力作業が増えただけ、と感じてしまっていることがあります。トップダウンで導入が決定した場合や、企業の規模が大きく部署間のコミュニケーションが十分でない場合には、現場で実際にSalesforceを使う営業担当者が、「Salesforceを導入する目的」に無関心なことさえあります。

入力業務が負担になってしまう

従来の業務フローに、ただSalesforceのデータ入力作業を追加してしまうと、結果として営業担当者の手間が増えてしまいます。それによってモチベーションが下がり、業務全体の効率が下がってしまうことがあります。このような事を防ぐためにもSalesforceの導入時には、業務フローも同時に見直す必要があります。

導入時のトレーニングが不十分

Salesforceは、請求関連や帳票出力方法、各種申請方法、お客様情報の入力、商談状況の入力など、多岐に渡る機能を使いこなす必要があります。そのため、ログイン方法や入力手順といった基礎的な操作方法以外に、「どの項目」を「どのタイミング」で入力するかといったノウハウを身に付けることで、効率的なSalesforce活用につながります。
トレーニングが十分でなければ、誤入力や必要項目の漏れ、操作ミスなどによりデータ入力が非効率になってしまいます。その場合、作業の負担が重くなると同時にデータの質が下がるといった管理側の問題も発生することがあります。

営業担当者の入力をサポートする仕組みづくりで解決

それでは、どのようにすれば営業担当者の入力を促進し、Salesforceを活用できるようになるのでしょうか。問題を解決するためには、現場の営業担当者の負担を把握し、それを軽減する3つの仕組みを作ることが効果的です。

Salesforce情報の重要性を共有する

営業担当者の入力意欲を向上させる仕組みづくりを行います。Salesforceに限らず、新しいシステムを導入する場合には「新しく覚えることが増える」、「逆に使いにくくなる部分もあるのではないか」といった否定的な意見がどうしても発生します。
こういったネガティブな先入観を払拭するため、「入力した情報がどのような使われ方をするのか」、「システムの導入が企業全体や営業担当者の業務にどのようなメリットを生むのか」といった経営者や管理者が持つヴィジョンを現場と共有する仕組みづくりが大切です。
現場の営業担当者が情報入力の重要性を理解することが、積極的なデータ入力につながります。データは蓄積する事で価値が生まれます。営業担当者がメリットを実感できるようになるまでには時間が掛かりますが、「データ入力」は「将来的に価値を生む」という認識を共有しましょう。

入力の負担を減らすため工夫する

営業担当者の業務負担を軽減させるための仕組みづくりを行います。Salesforceの導入の際には、データ入力の業務が増加するほか、新しい業務フローを覚える必要があるなど、現場業務の負担が増えてしまいます。そのため、導入初期の負担を減らす仕組みづくりが効果的です。データの入力項目が多ければ様々な分析が可能になりますが、営業担当者の入力の手間や心理的なハードルも高くなってしまいます。
そこで、Salesforceの導入目的を明確化し、入力するデータ量を目標達成に必要な最低限に設定することが大切です。また、Salesforceの機能を活用して入力を簡略化するのも効果的です。
例えば、項目の用途によって［選択リスト］や［数式項目］のデータ型を使用することで、手入力の手間と入力ミスを減らし、データ入力の負担を減らすことができます。

マニュアル化やトレーニングでしっかり使い方を理解してもらう

Salesforceの導入目的から入力手順まで、営業担当者の総合的な理解を促進させ、操作方法の効率化と熟練度の平準化を行います。実際にSalesforceの動作テストを行い、使用する側の意見をフィードバックしながらマニュアルを作成し、それを使ってトレーニングを実施して理解を深めることで、効率的な入力方法を習得したり不要な情報入力を省いたりすることができます。
また、新しいシステムを導入するとき、個々の社員の習熟度に差が出て、少し詳しい社員に相談が集中してしまうことがあります。少数の社員が相談対応に追われ、全体的な業務効率が落ちてしまうことを防ぐため、マニュアル作成やトレーニングを行うことで熟練度を平準化することが効果的です。

時には強制力も必要

これまで、「どのように現場の営業担当者の負荷を軽減して、Salesforceを入力してもらうか」という推進策をご紹介してきましたが、どうしても新しい仕組みが浸透しない場合もあります。そういった場合は移行期間を定め、その後はSalesforce上の実績のみを評価したり、逆にペナルティを課すなど、強制的な手法をとることが有効になってくる場合もあります。
ただ、この手法により、モチベーションや営業力の低下につながる恐れもあるため注意が必要です。

まとめ

多くのシステムがそうであるように、Salesforceも導入すればすぐに成果が出るというツールではありません。実際にシステムを使用する営業担当者の負荷を軽減することで、積極的なデータ入力を促し活用の幅を広げていくことが可能となります。しかし、全ての仕組みづくりを内製化するというのは難しい、という企業が多いのではないでしょうか。
そこで、外部の専門サービスを利用するなど、無理なくSalesforceの機能を十分に発揮できるよう工夫していくことが重要です。
セラクCCCには300名（23年5月時点）を超える専門コンサルタントが在籍し、このような問題を解決するため、お客様側の視点からSalesforceの定着・活用支援サービスを行っていますので、お困りの際には無料相談からお問い合わせください。