簡単なプルダウンリストの作成方法を習得された方向けに、応用編では、Excelでプルダウンの項目に連動してリストが変化する設定方法を解説します。

Excelのプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）とは？

Excel（エクセル）のプルダウンとはプルダウンリスト（プルダウンメニュー）の省略語です。ドロップダウンリストとも呼ばれています。この記事では、プルダウンリストの応用的な作成方法と使い方までご紹介します。

【基本編】Excelプルダウン（ドロップダウンリスト）の設定方法

Excel（エクセル）のプルダウンリストは、別名ドロップダウンリストともいいます。この記事では基本…

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【応用編】プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成方法

プルダウンリストの基本操作に慣れたら、応用編にも挑戦してみましょう。
以下からは、複数項目が連動するプルダウンリストを作成する方法として、「INDIRECT関数」を使用する方法と「VLOOKUP関数」を使用する方法を紹介します。さらにプルダウンリストを作らなくても入力できるショートカットキーもご紹介します。

複数項目が連動するプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作り方：1

1つ目は「INDIRECT関数」を使用する方法です。

元となるデータに従って、段階的にリストの選択ができます。

×

※クリックで画像を拡大できます

上記例は、項目（肉・魚・野菜）をプルダウンから選択することで、その項目に含まれる内容が種類のプルダウンに表示され選択することができます。
以下で設定方法を解説します。

1. 元となる表を用意する。「数式タブ」の「名前の定義」をクリックして、主となる見出しに名前を付ける
   （今回は「肉」「魚」「野菜」を選択して「項目名」と記入）

   ① 「元となるデータ」の主となる見出し名にカーソルを置く

   ② 「数式タブ」→　③ 「名前の定義」の順にクリックし、「新しい名前」のダイアログボックスを表示する

   ④ 名前は「項目名」と記入

   ⑤ 選択範囲は①のセル範囲が挿入されていることを確認する

   
   ×
   
2. 1-1と同様の手順で「新しい名前」のダイアログボックスを表示させて、カテゴリごとにも名前を付ける（今回は「牛肉・豚肉・鶏肉→肉」「サバ・マグロ・イワシ→魚」「人参・ピーマン・トマト→野菜」と各グループに名前を付けた）

   ① セル範囲を選択後、「数式タブ」→「名前の定義」と進み、「新しい名前」のダイアログボックスを表示する

   ② 名前は「肉」と記入

   ③ 選択範囲は①のセル範囲が挿入されていることを確認する

   続けて、魚と野菜のグループにも上記手順を繰り返して名前を付ける
   
   ×
   
3. プルダウンリストを表示するセル（項目の段下）にカーソルを置き、「データの入力規則」ダイアログボックスを開く。「元の値」に1-2で付けた名前を記入する（今回は「=項目名」）

   ① プルダウンリストを表示するセルにカーソルを置く

   ② データタブ→ ③→ ④と進み「データの入力規則」ダイアログボックスを開く

   ⑤ 「入力値の種類」を「リスト」に変更する

   ⑥ 「元の値」にカーソルを置き、「=」を入力したあと、先ほど付けた④の名前を記入する（今回は「項目名」とする）

   
   ×
   
4. 「項目」のセルが反映されているかを確認する
   
   ×
   
5. 連動したいセルの「データの入力規則」を設定する

   ① 連動したいセルにカーソルを置き、「データの入力規則」を開く

   ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更する

   ③ 「元の値」に「=INDIRECT()」と記載して、カッコの中にポイントして連動元セル④をクリックする

   
   ×
   
6. 項目ごとに選択できるかを確認する
   
   ×
   

【これだけ知っておけばOK】最重要のExcel関数10選

基本的なExcel関数を、関数の入力方法や用途を、具体的な入力例とともにご紹介します。関数の基本と…

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複数項目が連動するプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作り方：2

2つ目は「VLOOKUP関数」を使用する方法です。

定めたルールに従って、主となる項目を選ぶと、関連する項目が連動して選択できます。

×

上記例は、「分類」のプルダウンから項目を選択すると、その項目に関連する「旬と単価」が自動挿入されます。
以下で設定方法を解説します。

1. 元となる表からプルダウンリストに反映したい項目（見出し以外の選択肢③のセル範囲）を選択して名前を付ける（今回は「果物」とする）
   
   ×
   
2. 「分類」の項目の見出し以外の選択肢（③のセル範囲）を選択して名前を付ける（ここでは「分類」と名付けた）
   
   ×
   
3. プルダウンを表示させたい表を用意して、反映したいセルと連動する

   ① 反映したいセル①にカーソルを置き、「データの入力規則」を開く

   ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更する

   ③ 「元の値」に「＝」と2-2で付けた名前を記入する（今回は「=分類」とする）または、④のセル範囲を指定すると名前が表示される

   
   ×
   
4. 「分類」の項目が反映されているかを確認する
5. 分類の項目と連動したいセルを設定する

   ① 分類と連動させたいセルにカーソルを置く（今回は旬の列①セル番地）

   ② 「数式」タブ→ ③「検索/行列」→ ④「VLOOKUP」の順にクリック

   
   ×
   
6. 「関数の引数」ダイアログボックスが表示されるので記入する

   ② 「検索値」に、検索元であるセル番地③を記入する

   ④ 「範囲」には2-1で付けた名前（今回は⑤範囲なので「果物」）を入力

   ⑥ 「列番号」には「果物」と名づけた項目の何列目に位置するかを記入する（「旬」は2列目なので2）

   ⑦ 「検索方法」には「FALSE」と入力する

   
   ×
   
7. 他にも連動したいセルがあれば2-5・2-6と同様の手順で連動させる
   （今回は「単価」の3列目についても連動させる ）
   
   ×
   
8. 反映されているかどうかを確認する
   
   ×
   

困ったときの対処法

エラーメッセージを消す方法

プルダウンリストを表示する表の「分類」列が空白の場合、旬と単価の列にエラーメッセージ（＃N/A）が表示される場合があります。このエラーメッセージは、分類の列に記載がない場合に旬と単価の列に対応する情報が見つからないことを示すものです。エラーメッセージを回避するには、IF関数を用いて、分類が空白のときに空欄を返すように設定します。

以下で方法を紹介します。

①セル番地の数式バーを確認する
（H4は②のセル番地、C4：E8は③のセル範囲、2は旬の列が2列目にあることを示す）
下の数式バー見本のように「＝IF(H4=””,””,VLOOKUP(H4,C4:E8,2,FALSE))」　と記入する（H4は②のセル番地）
①の対応範囲（旬の列）にフィルコピーする。単価の列についても同様の手順でIF関数を挿入する

×

きれいに整ったプルダウンリストに仕上がります

×

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を作らずに「履歴」から入力する方法

入力項目が少ない場合は、プルダウンリストを作らずに「履歴」から入力することも可能です。
Windowsでは「Alt＋↓」、Macでは「Option＋↓」のショートカットキーを活用すると上段で入力した履歴の候補が出てきます。マウスや矢印キーで選択してクリックして「ENTER」キーを押すと反映されます。

×

まとめ

Excelを使いこなす一つの方法として、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成はとても役立ちます。入力ミスや表記ゆれなどが解消されるだけでなく、さまざまな選択肢を設定できる応用力を習得できれば、業務における幅も広がります。
基本編とあわせて、プルダウンリストの使い方をマスターしてください。

商品の売上や収支などをまとめる際に、消費税に発生した端数を四捨五入する関数があるのをご存じでしょうか？ 四捨五入を含め、切り上げ・切り捨ての方法や小数点以下の端数処理について、本記事を参考にしてみましょう。

Excelで四捨五入するにはROUND関数を使う

Excelで四捨五入するには「ROUND（ラウンド）関数」を使用するのが一般的な方法です。計算式としては以下の通りです。

• ＝ROUND（数値，桁数）
• 数値・・・四捨五入したい元の数値
• 桁数・・・四捨五入させたい桁

たとえば、数値（引数）の小数点以下第一位を四捨五入する場合は桁数「0」とし、桁を増やすごとに負の数、減らすごとに正の数で指定します。以下は、桁数を図で表したものです。

【これだけ知っておけばOK】最重要のExcel関数10選

基本的なExcel関数を、関数の入力方法や用途を、具体的な入力例とともにご紹介します。関数の基本と…

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四捨五入・切り上げ・切り捨てのやり方

以下で、四捨五入・切り上げ・切り捨てと順を追って説明します。

四捨五入（ROUND）の場合

四捨五入したい場合は「ROUND」関数を使用します。まず、一の位を四捨五入する場合から説明します。四捨五入した数値を表示させたいセルを選択し、「関数の挿入」タブをクリックすると選択ウインドウが開くので関数の検索欄に「ROUND」と入力し、検索開始ボタンをクリックしてください。次に、関数名から「ROUND」を選択し、「OK」をクリックします。

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※クリックで画像を拡大できます

次に「関数の引数」のダイアログボックスが表示されるので、「数値」に「A1」、桁数に「-1」と入力し、「OK」ボタンをクリックしてください。そうすると、「C1」セルに一の位を四捨五入した結果が反映されました。

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※クリックで画像を拡大できます

桁数についてはExcelで四捨五入するにはROUND関数を使うで紹介していますので、参考にしてください。

以下、桁数をそれぞれ指定した場合の図をご覧ください。

切り上げ（ROUNDUP）の場合

指定したい桁数で切り上げを行う場合は「ROUNDUP」関数を使用します。今回は例として、十の位を切り上げます。前段で説明した四捨五入するときの要領で「関数の挿入」の選択ウインドウを開きます。関数の検索欄があるので「ROUNDUP」と入力し、検索開始をクリックしてください。続いて、関数名の「ROUNDUP」を選択し、「OK」をクリックします。

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※クリックで画像を拡大できます

関数の引数のダイアログボックスが出てきますので、数値に「A1」、桁数に「-2」を入力します。その後、「OK」ボタンをクリックしてください。

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※クリックで画像を拡大できます

そうすると、もとの数値を十の位で切り上げた結果が反映されます。

以下、桁数をそれぞれ指定した場合の図をご覧ください。

切り捨て（ROUNDDOWN）の場合

指定したい桁数で切り捨てをする場合は「ROUNDDOWN」関数を使用します。例として、一の位で切り捨てをします。前段同様の要領で「関数の挿入」の選択ウインドウを開き、関数の検索欄の枠に「ROUNDDOWN」と入力→検索開始をクリックしてください。続いて、関数名から「ROUNDDOWN」を選択し、「OK」をクリックしましょう。

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※クリックで画像を拡大できます

関数の引数のダイアログボックスが出てきますので、数値に「A1」、桁数に「-1」を入力します。入力後、「OK」ボタンをクリックしてください。

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※クリックで画像を拡大できます

そうすると、もとの数値を一の位で切り捨てした結果が反映されました。

以下、桁数をそれぞれ指定した場合の図をご覧ください。

小数点以下の端数処理をする方法

例えば、商品単価に対する消費税の計算で端数を処理したいと思ったことはありませんか？これは、以下の３つの方法で簡単に解決できます。

• 「小数点以下の表示桁数の変更」機能を使う
• 「桁区切りスタイル」機能を使う
• ショートカットキーで表示桁数を変更する

エクセルで掛け算をする方法｜関数やエラー解除について解説

エクセルで掛け算をする際は、＊や関数を使用して計算式を入力します。計算方法や式を覚えて、資料作成ス…

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「小数点以下の表示桁数の変更」機能を使う

「小数点以下の表示桁数の変更」機能を使い、端数処理をしてみましょう。一番右側の「D列」はあらかじめROUND関数で端数処理したものです。まず、「C2」から「C4」列を選択して、ホームタブの「数値」内、「小数点以下の表示桁数を減らす」ボタンをクリックします。すると、以下のようにROUND関数で端数処理した数値と同じ数値が表示されているのが分かりますね。

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※クリックで画像を拡大できます

この機能でも簡単に端数処理を行なうことも可能ですが、「小数点以下の表示桁数を減らす」機能は、単に数値を指定した桁数で四捨五入してセル上に表示しているだけです。そのため、これらの数値を合計すると、四捨五入する前のもとの数値を合計した結果になるのです。税額計算など、より正確な数値を求める場合は「小数点以下の表示桁数」機能を使用せず、ROUND関数を使用して端数処理を行う必要があるため、この機能を使用する際は十分に注意しましょう。

「桁区切りスタイル」機能を使う

次は、「桁区切りスタイル」という機能を使う方法です。この機能は小数点以下を四捨五入し、3桁ごとにカンマを付与・マイナス数字は赤文字で表示されるので、金額に対して使用するのがおすすめです。「C2」から「C6」のセルを選択し、ホームタブの「数値」から、「桁区切りスタイル」をクリックします。

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※クリックで画像を拡大できます

すると、小数点以下第一位で四捨五入され、すっきりと端数の処理ができました。

ショートカットキーで表示桁数を変更する

「小数点以下の表示桁数を減らす」や「桁区切りスタイル」機能は、ショートキーを使うと便利です。まず、「C2からC5」のセルを選択します。続いて「Alt」キー+「H」キーを押すと、画面上の各タブ下に数字やアルファベットが表示されるので「K」キーあるいは「9」キーを押してください。

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※クリックで画像を拡大できます

Excelショートカットキーで作業効率アップ！｜厳選12選

Excelではショートカットキーを駆使して、ほとんどマウスを使わずに操作することもできます。よく使…

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四捨五入させたくないときは？

以下の画像のように、正確な数値をセルに表示させたいのに、勝手に四捨五入された数値が表示されていることはありませんか？ Excelの仕様上でこのように四捨五入されてしまうため、対処方法について2つ解説します。

「セルの表示桁数」で調整する

「ホーム」タブ→「数値」内の「セルの表示桁数」のアイコンをクリックし、表示桁数を調整します。クリックのみで簡単に桁数を調整できるのでおすすめです。

「セルの書式設定」から数値を調整する

表示桁数を調整したいセルを選択→右クリックし、「セルの書式設定」を選択します。「セルの書式設定」ダイアログボックスから「表示形式」タブ選択→分類欄から「数値」を指定しましょう。最後に「小数点以下の桁数」の数値を調整してから「OK」をクリックすれば、完了です。

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※クリックで画像を拡大できます

まとめ

Excelでの四捨五入などの方法について理解いただけたでしょうか？ 四捨五入するには「ROUND」、切り上げるには「ROUNDUP」、切り捨てるには「ROUNDDOWN」という関数が役立ちます。消費税の端数処理についても、ROUND関数の使い方さえ理解すれば簡単に計算が可能です。「桁数」は関数の引数で必要な要素となるため、しっかりと覚えておきましょう。今回紹介した「四捨五入」はさまざまな業務で活用できる便利な機能でもあるので、この機会にぜひ習得してみてはいかがでしょうか。

集めたデータ分布のバラつきを確認する際に、便利なものが標準偏差です。平均値だけではわからない平均との偏差値が簡単に確認できるため、対策や改善などに活用できます。
この記事では、Excelで標準偏差の値を求める際に使用する関数と、標準偏差の求め方、データを利用したグラフの作成方法などをご紹介します。

標準偏差とは？

標準偏差とは、集めたデータが平均値からどれくらいのブレがあるか、数値で示したものです。テスト結果やアンケート結果などの平均値は、全体の合計を集めたデータの数で割ることで簡単に割り出せます。しかし、集めたデータの平均値が同じでも、実際のデータ値と平均値がかけ離れているケースもあるため、どれくらいの違いがあるかを確認することが大切です。

たとえば、複数の工場で製作している製品があるとします。製品サイズの平均は1mで、平均との誤差が10mm以内は許容範囲内です。

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※クリックで画像を拡大できます

3つの工場で製作した製品のサイズ平均は1000mm、つまり1mですが、A工場では誤差が10mmを超えた製品が3つあります。B工場とC工場の誤差は許容範囲内ではありますが、B工場では誤差が少なく、C工場では誤差が多く発生しています。表にまとめられた結果から、B工場で製作している製品が優良品であり、A工場では品質改善の見直しが、C工場では誤差を減らせるような取り組みが必要とわかるでしょう。
このように、平均値だけでは判断できない場合に、データの値を分析・確認できるものが「標準偏差」です。

母集団・標本とは

母集団は「調査・研究の対象となる全体の集まり」のことで、標本は「母集団から選び出した一部の集まり」のことです。

標準偏差を求める際は、母集団全体のデータを使用することが理想的ですが、実際には対象やデータ総量が多すぎるといった理由から、難しいケースもあります。そういった場合は、母集団からデータの一部を標本として選び、その標本の標準偏差を計算します。計算結果を確認することで、母集団全体のデータにどれくらいバラつきがあるか推測できるでしょう。

標準偏差をExcel関数で求めてみよう

標準偏差は、Excel関数を使用することで簡単に求められます。使用する関数は2つあります。

• STDEV.P関数
• STDEV.S関数

関数それぞれの違いや使い方について、簡単にご紹介します。

Excel（エクセル）を無料で使う6つの方法｜互換ソフトも

Excel（エクセル）を無料で利用する方法を6つご紹介します。無料版は有料版と異なりサービスに一部…

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STDEV.P関数

STDEV.P関数は「母集団全体のデータから標準偏差を求める」際に使用する関数です。たとえば、工場で製作している製品のクオリティチェックをする際に使用できます。実際に製作した製品と製品の基準値を比較して、どれくらいの誤差があるかが確認できれば、必要な品質改善に取り組みやすくなるでしょう。
実際の入力画面を参考に、手順をご紹介します。

1．標準偏差を入力したいセルを選択して、セル内に「=STDEV.P」と入力します。参考画像の表ではB13です。

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2．参考にする範囲、引数を指定します。参考画像の表ではB2からB11をドラッグして選択します。
直接入力する際は「B2:B11」ではなく「(B2:B11)」となるように入力しましょう。

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入力後にEnterキーを押すと、A工場の標準偏差が求められます。

3．A工場の標準偏差が入力されたセル（B13）を選択し、オートフィル機能で右にドラッグします。

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4．すべての標準偏差を求めた表ができました。

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Excelオートフィルの活用法｜できない時の対処は？

Excelのオートフィル機能の操作は単純ですが、日付のような連続した入力を自動で正確に行えます。ま…

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STDEV.S関数

STDEV.S関数は、母集団全体を調べることが難しい場合に「抽出した標本から母集団の標準偏差値を推定する」ために使用する関数です。STDEV.S関数を使用すれば、標本から算出した標準偏差値を元として「母集団における標準偏差」を求められます。
関数の入力方法は、STDEV.P関数と同じです。

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ただし、母集団全体ではなく、無作為に抽出した標本を対象とするため、算出される値は推定値となります。そのため、同じ表データを使用した場合でも「STDEV.P」で求めた標準偏差の結果より値が大きくなるケースもあります。
以下の画像は、同じ値をSTDEV.P関数とSTDEV.S関数を使用して、それぞれ標準偏差を求めたものです。

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ご覧いただいたように、同じ表データを使用していても算出される推定値には差が出ます。使用するデータが同じ場合は、どちらの関数を使用しているかわからなくならないよう、注意しましょう。

STDEVP関数/STDEV関数について

「STDEVP関数/STDEV関数」は、どちらもExcel2010以前のバージョンで使用できる関数であり、それぞれ「STDEV.P関数/STDEV.S関数」と同様の使い方ができます。
バージョンが違っても使い方に大きな差はありませんので、前項でご紹介した方法を参考にしてください。

• Excel2010以降のバージョンで使用できる

• STDEV.P関数

• STDEV.S関数

• Excel2010以前のバージョンで使用できる

• STDEVP関数

• STDEVS関数

標準偏差をExcelでグラフにする方法とは？

標準偏差は、Excelで簡単にグラフ化できます。求めた標準偏差をグラフにまとめると、視覚的に見やすくなるでしょう。
Excel関数を活用して標準偏差をグラフにする方法を2つ、ご紹介します。

Excel（エクセル）折れ線グラフの作り方｜各グラフの特徴も解説

折れ線グラフがあると、データを視覚的に理解しやすくなります。この記事ではExcelでの折れ線グラフ…

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1．散布図にする方法

散布図は、データの分布状況を可視化し、把握しやすくするグラフです。2つのデータの関係性を素早く把握し、改善策や計画立案を効率的に進めたいときに活用できます。

1．散布図にしたい表から、データ範囲を選択します。この時、平均値や標準偏差まで選択しないよう、注意しましょう。
参考画像ではA1からD11がデータ範囲です。

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2．『挿入』タブのグラフ内から「散布図またはバブルチャートの挿入」を選択します。いくつかの丸い点が、枠内に散らばっているアイコンが目印です。

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3．開かれたタブ内の左上、丸がばらばらに配置されているアイコンをクリックします。

×

4．散布図が表示されたら『グラフのデザイン』タブを開きます。
「グラフ要素を追加」⇒「誤差範囲」⇒「その他の誤差範囲オプション」の順に選択します。

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再び選択肢が表示されたら「A工場」を選択します。

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5．Excel画面の右側に「誤差範囲の書式設定」が開いたら、一番下までスクロールして「ユーザー設定」の選択と、右横の「値の設定」をクリックします。

×

6．開かれた「ユーザー設定の誤差範囲」の入力欄に、標準偏差の値を入力します。正の誤差、負の誤差、どちらも同じ値で問題ありません。

×

OKをクリックすると、グラフに誤差範囲が表示されます。

7．表示された誤差範囲のうち、水平に伸びている線をクリックします。

×

画像のように水平の線が選択できたら、Deleteキーを押します。

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8．B工場、C工場も同じように入力すると、誤差範囲が表示された散布図が作成できます。

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2．棒グラフにする方法

棒グラフは、データの差異が可視化しやすくなるグラフです。作成した棒グラフに、標準偏差を元にしたエラーバーを付けることで、データの誤差範囲が把握しやすくなります。テストやアンケートなど、集めたデータのバラつきを確認する際に活用できます。

1．棒グラフにしたい表から、対象と平均点を選択します。
参考画像の対象はA2からA6で、平均点はF2からF6です。

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2．『挿入』タブのグラフ内から「縦棒/横棒グラフの挿入」を選択します。色の違う棒グラフが、3本並んでいるアイコンが目印です。

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3．「2D縦棒」を選択します。本記事では左端のグラフを選択して進めます。

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4．棒グラフが表示されたら『グラフのデザイン』タブを開きます。
「グラフ要素を追加」⇒「誤差範囲」⇒「その他の誤差範囲オプション」の順に選択します。

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5．Excel画面の右側に「誤差範囲の書式設定」が開いたら、一番下までスクロールして「ユーザー設定」の選択と、右横の「値の設定」をクリックします。

×

6．開かれた「ユーザー設定の誤差範囲」の入力欄に、標準偏差の値を入力します。正の誤差、負の誤差、どちらも同じ値で問題ありません。

×

入力欄を選択して、G3からG6をドラッグすることで、簡単に入力できます。

7．エラーバーつきの棒グラフが作成できました。エラーバーの幅が、誤差範囲の大きさを示しています。

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まとめ

標準偏差はデータの平均値からのバラつきを示す指標です。同じ平均値を持つデータを使用していても、バラつき具合は異なる場合があるため、標準偏差を計算してデータのバラつき具合を確認することが重要です。ExcelではSTDEV.P関数とSTDEV.S関数を使用して標準偏差が簡単に計算できます。これらの関数を適切に使い分けることで、母集団または標本のデータ分布を効率的に求められるでしょう。
また、求めた標準偏差は、そのままExcelでのグラフ作成に利用できます。二つの標準偏差関数を活用することで、データの分布状況を視覚的に理解しやすく表現するのに役立つでしょう。

Excelで表や資料を作成するとき、改行したい場面も出てくるでしょう。実はエンターキーを押すだけでは改行できません。
今回は基本的な改行の仕方から、応用まで解説していきます。業務の資料作成で大変役立ちますので、覚えておきましょう。

エクセル資料作成のコツ！基本から小技まで解説

本稿では見やすい資料を簡単に作れるエクセル（Excel）のコツを紹介します！初心者向けに関数なしで…

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Excelのセル内で改行するには

セル内で文章を改行するには、以下の方法があります。

• キーボードで改行（Windows・Mac別）
• 折り返し機能を使う
• Excel関数を使う

以上の方法があります。いずれも日頃の業務ですぐ活かせるものばかりです。基本的な操作を身につければ、資料作成が格段に効率化できます。ぜひ覚えておきましょう。

キーボードで改行（Windows・Mac別）

キーボードでセル内改行するには、WindowsとMacで方法が異なります。自身が普段使用しているパソコンに合わせて使い分けてみましょう。

Windowsの場合、Alt＋Enterを押すとセル内で改行が可能です。

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※クリックで画像を拡大できます

Macの場合は、Command＋Option＋Returnを押すとセル内での改行が行えます。

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どちらのパソコンを使用しても対応できるように、両方覚えておくと安心でしょう。

折り返し機能を使う

Excelには、ボタン一つでセルの幅に合わせた改行が行える機能があります。
まず改行をしたいセルをクリックで選択しておきましょう。そして、Excelのホームのタブを選択します。画面中央辺りにあるabcと矢印のアイコンの「折り返して全体を表示する」というボタンを選択してみましょう。

×

そうすると、セル幅に応じて自動的に改行がされます。

Excel関数を使う

上記のほかに、関数を用いて改行を行う方法もあります。関数を使用すると、複数セルの文字列を結合して改行することも可能です。

まずはCHAR関数を用いた方法を解説していきます。
CHAR関数は、複数の文字列を一つのセル内に結合し、改行を挿入できる関数です。CHAR関数の構文は以下の通りです。

1. 文字列を反映したいセルを選択する
   画像では「F2」を選択しています。
   
   ×
   
2. ホームのタブの中にある「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックする
   「折り返し機能を使う」の項目で解説したabcと矢印のアイコンのボタンです。
   
   ×
   
3. 結果を反映したいセルを選択して、数式を入力する
   「F2」へ赤丸部分のように数式を入力すると「D2の住所」と「E2の番地」が改行されて反映されました。
   
   ×
   

続いては、CHAR関数を含めたTEXTJOIN関数の改行を解説していきます。
CHAR関数を含めたTEXTJOIN関数の構文は以下の通りです。

TEXTJOIN関数とCHAR関数のふたつを組み合わせると、複数にわたるデータを改行してから入力できます。

1. 改行した文字列を反映したいセルを選択する
   画像では「G2」を選択しています。
   
   ×
   
2. ホームのタブの中にある「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックする
   
   ×
   
3. 結果を反映したいセルを選択して、数式を入力する
   「G2」へ赤丸部分のように数式を入力すると、「C2の郵便番号」から「E2の番地」までが改行されて反映されました。
   
   ×
   

【これだけ知っておけばOK】最重要のExcel関数10選

基本的なExcel関数を、関数の入力方法や用途を、具体的な入力例とともにご紹介します。関数の基本と…

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Excelのセル内で改行するときの注意点

改行作業を行う際には、気を付けなければならないポイントがいくつかあります。注意点を守らなければうまく反映されなかったり、エラーになったりする場合があります。以下の注意点をよく守って改行機能を活用していきましょう。

改行機能は統一して使用する

セル内で改行機能が混在していると、あとで関数を使用した場合に値がエラーになってしまう恐れがあります。そのため、改行機能を統一して作成するようにしましょう。

作業効率がアップする改行の応用編

上記の改行機能よりも、さらに作業効率がアップする改行機能の応用編です。基本的な改行機能よりも、多くの数を一度に改行できます。大量のデータ処理に役立ちますので、いつもの業務の資料作成で活用してみましょう。

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「置換」で一括改行する

Excelでは置換機能を使って、文字列を一括改行することが可能です。
まず、改行したい箇所に半角スペースを入力します。次に、改行を入れたい文字列をすべて選択しましょう。
続いて、ホームのタブから虫眼鏡マークの検索と選択をクリックします。そして、置換と記載されてある部分を選択します。「Ctrl＋H」でもすぐに置換画面を表示できます。

×

別ウィンドウが開きますので検索する文字列に「半角スペース」、置換後の文字列に「Ctrl＋J」と入力してください。きちんと半角スペースが入力されていなければ、改行が反映されないので、全角か半角かきちんと確認して入力しましょう。

×

また、「Ctrl＋J」は入力しても「.」が点滅しているだけに見えますが、コードが入力されている状態ですので安心してください。最後に「すべて置換」を押して、「○○件置換しました」と表示されたら一括置換完了です。

「置換」で改行を一括削除する

上記とは反対に、置換で改行したものを一括で削除する方法もあります。まず、改行を削除したい文字列をすべて選択しておきます。「Ctrl＋H」か、ホームのタブから虫眼鏡マークの検索と選択を選び、置換する別ウィンドウを表示させます。

×

検索する文字列に「Ctrl＋J」と入力し、置換後の文字列にはなにも入力しないでください。その後は、上記の一括改行と同じですべて置換するという部分を押せば、改行していた箇所を一括で削除できます。

まとめ

今回はExcel機能のセル内改行について解説しました。改行機能には基本的なものから応用まで数多くの種類があり、どれも日々の業務で活用できる機能ばかりです。まずは、基本的な改行の仕方をマスターして、徐々に関数や置換を取り入れてみましょう。さまざまな改行機能を使って作成すれば、作業効率も格段にアップし、今よりももっとスムーズに業務を進められます。

【基本編】エクセルで掛け算をする方法

エクセルで掛け算するやり方は2つあります。

• ＊（アスタリスク）
• 関数

以下で計算のやり方や特徴について詳しく解説します。使用シーンに合わせて使い分けましょう。

エクセル資料作成のコツ！基本から小技まで解説

本稿では見やすい資料を簡単に作れるエクセル（Excel）のコツを紹介します！初心者向けに関数なしで…

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＊（アスタリスク）を使用して掛け算をする方法

エクセルで掛け算をする場合は、×の代わりに「＊」（アスタリスク）を用いて式を作ります。＊で掛け算をする場合、以下の2通りがあります。

• 数値を直接入力
• セル参照をして計算式を作る

数値を直接入力して掛け算をする

エクセルを用いた計算式は=（半角のイコール）から始めます。
12×5の値を求めたいときは、「=12*5」と半角英数字で入力してエンターを押すと、掛け算の計算が行われます。

電卓アプリを立ち上げなくても、エクセル上で計算ができるので便利です。

セル参照をして掛け算をする

掛け算をセル参照で実行すると、セル内の数値を変更したとき自動で再計算されます。

画像のようにA1とB1に入力した数値を掛け算したい場合には、「＝A1*B1」と入力してエンターを押すと値が反映されます。
=を入力した後セルをクリックすると、選択したセルの場所が自動で入力されて手早く計算ができます。

PRODUCT関数を使用して掛け算をする方法

エクセルで3つ以上の数値をまとめて掛け算したい場合は、PRODUCT関数を使いましょう。

*を使う方法同様に、数値を直接打ち込んで計算するだけでなく、セル参照で値を求めることも可能です。

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【応用編】

掛け算の基本編をマスターしたら、応用編にチャレンジしてみましょう。
関数を活用して掛け算と足し算を組み合わせたり、計算した値の切り上げ・切り捨てを行ったりすることも可能です。詳しく見ていきましょう。

オートフィルで他の行・列でも掛け算をする

次の行や列でも同様の計算をしたい場合は、オートフィルを使いましょう。
セルの右下にカーソルを合わせると、フィルハンドルという十字のポインタに切り替わります。フィルハンドルをコピーしたい場所までドラッグすると、書式がコピーされます。
表作成時に都度入力する手間が省けて便利です。

上記の画像ではA・B・C列を掛け算して、D列水色のセルに値が表示されるよう数式が入力されています。

オートフィルで2行目以降をドラッグすると、数式がコピーされて掛け算の値が反映されました。

絶対参照で数式を固定する

コピー＆ペーストやオートフィルをした際、参照するセルがずれてしまってエラーが出てしまうケースもあります。

上記の画像では消費税の計算でB7のセルを参照するところを、オートフィルでコピーをしたため参照するセルがずれてしまいました。

参照するセルを固定したい場合には、絶対参照を使いましょう。
固定したいセルの列番号と行番号の前に「＄」を付けると反映されます。
セルを選択してF4キーを押すと、絶対参照へと変換されます。タイプミスによるエラーを軽減できるため、合わせて覚えておきましょう。

SUM関数で掛け算と合計をまとめる

エクセルでSUM関数を活用して掛け算した値を合計する場合、数式の形は次の通りです。

上記の画像では、SUM関数で掛け算と合計をまとめて、ノート・ボールペン・クリップの総額を求めています。

エクセルで掛け算と割り算を同時に行う

エクセルで割り算をしたい場合には、/（スラッシュ）を用いて計算式を作ります。
掛け算と割り算を同時に行う際、原則左から順に処理されます。

掛け算と割り算を組み合わせたパーセント計算のケースを見ていきましょう。
ある企業の従業員数が120人で、そのうち男性社員が84人いるとします。このときの男性社員の割合を求めます。
計算式は、求めたい割合の数÷全体の数×100ですから、「=84/120*100」で男性社員の割合は70％となります。

ROUND関数で掛け算した数値を四捨五入する

ROUND関数を使用すると、掛け算した数値を指定した桁数で四捨五入できます。
以下の書式を使えば、小数点以下四捨五入して値を整数に整えることも可能です。

小数点以下の桁数については、下記の表もご参照ください。

PRODUCT関数とROUND関数を組み合わせる

エクセルで3桁以上の掛け算をするPRODUCT関数と、指定した桁数で四捨五入を行うROUND関数は、組み合わせて計算式を作れます。

関数で計算した際に小数点以下が長々と続いて表示されてしまう場合にも、指定の桁数に納められます。

ROUNDUP関数で掛け算した数値を切り上げする

掛け算した値を切り上げて表示したいときは、ROUNDUP関数を使用しましょう。

上記の画像では小数点第二位まで表示（小数点第三位を四捨五入）する計算式が入力されています。通常の掛け算では700.77626と計算結果が出ますが、四捨五入されて700.78と表示されています。

ROUNDDOWN関数で掛け算した数値を切り捨てする

切り上げ同様、ROUNDDOWN関数を使用しましょう。

上記の画像では小数点第一位を切り捨てる計算式が入力されており、値が整数で反映されています。

掛け算をしたのにエラーが出る場合の原因と解決方法

エクセルで計算式を入力したらエラーが出てしまう場合の原因と対処方法について解説します。
もし掛け算をしたときエラーが出たら、下記の原因に当てはまっていないかどうかチェックしてみてください。

「#VALUE!」と表示される

「#VALUE!」は、数式内に関係ない文字列や全角記号などが含まれていると起こるエラーです。
掛け算の計算式に不要な文字列が入っていないかをチェックして、半角英数字で入力し直しましょう。

「#REF!」と表示される

「#REF!」は、参照先のセルが不明なときに出るエラーです。
数式内で参照として選択したセルを誤って削除していたり、別のセルを選択したりしていないかを確認しましょう。
エラー表示にあるREFとは、「参照」を意味するreferenceの略です。

「#NAME?」と表示される

「#NAME?」は、関数のスペルが間違っていると表示されるエラーです。
関数を使うときは「関数の挿入」から検索するか、予測変換の候補から選択すればスペルミスを回避できるでしょう。

「#####」と表示される

「#####」は、入力文字数が多く、セル内に表示しきれないときに出るエラーです。
掛け算の値が大きくセル内に収められない状態なので、セル幅の調整をしましょう。

カーソルを動かして幅を変えるやり方もいいですが、以下の方法だと余白が多すぎずちょうどいい幅に自動で調整可能です。ぜひ試してみてください。

1. 調整したい列または行を選択
2. 「ホーム」タブから「書式」を選択
3. 「列の幅の自動調整」（行を調整したいときは「行の高さの自動調整」）を選択

まとめ

エクセルで掛け算のやり方を覚えておくと、資料作成時に役立ちます。
特に表で数値をまとめる際にセル参照や関数を使用していると、修正する箇所が少なく済みます。
エラーが出てしまったときは落ち着いて、上記にまとめてある原因に当てはまっていないかどうかを順に確認していきましょう。

Excel（エクセル）のオートフィル機能を、なんとなく使われている方が多いかもしれません。
Excelのオートフィル機能は、表計算や集計の際に活用できる便利な機能ですが、使い方次第ではさらに活用の幅が広がります。

この記事では、オートフィルの種類・基本的な使い方から応用・オートフィルと似ている関数などをご紹介していますので、ぜひ知識を深めてください。

Excelのオートフィルとは？

オートフィルはExcelに実装されている機能の1つです。セル内のデータをコピーしたり連続データを自動入力したりする時に役立ちます。連続データとは、数字・曜日・日付・干支など次に何が来るか推測できるデータのことです。

使い方は簡単で、任意のセルを選択してからフィルハンドル（＋のポインタ）をドラッグします。
フィルハンドルのドラッグ範囲は、上下左右の4方向です。

また、任意のセルを選択後に「ホームタブ」から「編集」→「フィル」を選択してもオートフィルが適用できます。

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Excelのオートフィルはどのように使うの？

以下からオートフィルの種類と基本的な活用法をご紹介します。

オートフィルの種類と基本的な活用法

オートフィルの種類は下記の表をご参照ください。

「フラッシュフィル」以外の例を以下の画像内に作成しました（フラッシュフィルの説明は別の見出しで解説しています）。

数値

文字列

数値も文字列も反映の仕方にほぼ違いはありません。
しかし、「書式なしコピー」を適用した際、数値は「セルのコピー」となり、文字列は「連続データ」となりました。オートフィルの種類を変更する時は、オートフィルオプションから選択し直しましょう。

Excelのオートフィルの応用編

オートフィルの基本編をマスターしたら、応用編にもチャレンジしてみましょう。
以下からは、具体的な活用法をご紹介します。

オートフィルで飛び飛びに連番を振る方法

セルを飛び飛びで連番を振る（セルを飛び越えて連番を入力）する方法をご紹介します。
関数を使う方法もありますが、1行おき、3行おきなど空白の行や列が一定数の場合は、オートフィルでも作成できます。今回は3行ずつ空けて連番を入力しました。
以下から手順を解説します。

1.基準となるセル（ここではB3）と空白にしたいセルを選択した状態で、右下の「＋（オートフィルハンドル）」を任意の場所までドラッグする

2.空白が3行ずつ空いて連番が入力された

エクセル（Excel）で曜日を自動表示するには？関数を解説

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オートフィルで作成した表の一番下までコピーする方法

オートフィルを使って、表の一番下までいっきに入力する方法を2パターンご紹介します。
2024年8月1日から8月20日（画像内の表記は日付のみですが2024年度を想定しています）まで、記入した表を用意しました。今回は、オートフィルで日付の隣のセルに曜日を入力していきます。
以下から手順を解説します。

1.最初のセル以外は空白の場合

1-1.セルを選択して「＋」カーソルをダブルクリックする

1-2.空白だった行のデータが埋まる

2.表の途中に空白行がある場合

2-1.データが入力されているセルまで選択してから「＋」カーソルをダブルクリックする
※セルの選択方法
Windows：Ctrl＋Shift＋矢印キー
Mac：Command＋Shift＋矢印キー

2-2.空白だった行のデータが埋まる

オートフィルで大量のデータを作成する方法

オートフィルを使って、大量のセルに連続した値を自動で入力する方法をご紹介します。
今回は、2024年7月19日(金)から1日ずつセルに入力していき、1000日後の日付を調べました。
以下から手順を解説します。

1.反映する行・列を選択する。「ホームタブ」→「検索と選択」から「ジャンプ」をクリックする

2.参照先を選択（ここでは「D1006」を選択）して「Shiftキー」を押しながら「OK」をクリックする

3.「ホームタブ」→「フィル」を選択して「連続データの作成」をクリックする

4.「連続データ」のダイアログボックスが出てくるので「オートフィル」を選択後「OK」をクリックする

5.2024年7月19日(金)の1000日後は2027年4月15日(木)だと判明した

Ctrlキーを使ったオートフィルの活用方法

以下の図のように、任意のセルに数値や文字列を入力してからオートフィルを適用すると、「連続して反映されるデータ」と「コピーとして反映されるデータ」に分かれます。
設定を変更する場合はオートフィルオプションを経由しなければならず、面倒に感じる方もいるでしょう。

「連続して反映されるデータを最初からコピーしたい場合」や、「コピーとして反映されるデータを最初から連続データとして反映させたい場合」は、「Ctrlキー」が有効です。どちらの場合も、任意の場所まで「Ctrlキー」を押しながらフィルハンドルをドラッグすると適用されます。

ただし、「あいうえお」や「ABC」など連続データの入力に対応していないものは、「Ctrlキー」を使用してもコピーとして反映されるため注意が必要です。

アクセスキーを使ったオートフィルの活用方法

マウスではなくキーボードを使ってオートフィルを適用する場合は、「アクセスキー」が便利です。アクセスキーは「Alt」キーとアルファベットキーを組み合わせて使います。パソコンの操作手順を短縮する「ショートカットキー」とは少し異なり、アクセスキーはMicrosoft独自の機能です。
今回はキーボードのみ（アクセスキーとショートカットキーのみ）を使用して、連続データを作成しました。以下から手順を解説します。

1.起点となるセルと入力したいセルを選択する（「Shift＋矢印キー」で任意のセルまで選択できる）

2.「Alt」 →「H」 → 「F」→ 「I」 → 「S」（もしくは「Alt」 →「E」→ 「I」 → 「S」）を順番に押す
※1「キーヒント」と呼ばれるアルファベットがリボンに表示される
※2キーは同時ではなく順番に押す

3.「オートフィル」にチェックを入れる（「tabキー」で移動・「矢印キー」で選択する）→「Enter」キーを押す

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ユーザー設定リストを使ったオートフィルの活用方法

ユーザー設定リストとは、自分の好きな単語が登録できるリストです。
ユーザー設定リストに登録すると、オートフィルを適用した際に、登録した順番でデータが自動入力されます。
以下から、ユーザー設定リストへの登録手順を2通り解説します。

1.Excelシートに記載したものをインポートする方法

今回は、以下のような模様をシートに作成して、LとRの列は別々にインポートした

1-1.「ファイルタブ」→「オプション」→「詳細設定」→「全般」から「ユーザー設定リストの編集ボタン」をクリックする

1-2.「新しいリスト」を選択後、シートの範囲（ここではLの列）を選択して「インポート」をクリック→「OK」を押す

1-3.同じ手順でRの列も登録する

2.ユーザー設定リストから直接入力する方法

2-1.「ファイルタブ」→「オプション」→「詳細設定」→「全般」から「ユーザー設定リストの編集ボタン」をクリックする

2-2.「新しいリスト」を選択後リストの項目に文字を記入して「追加」ボタンをクリックする

先ほどの設定が反映されているかどうかを確認する

シートにユーザー設定リストの文字を反映させるときは、隣接しているセル同士、同時にドラッグしてもOK

Excelでオートフィルができない時の対処法

以下に、Excelでオートフィルができない時の対処法をまとめましたのでご参考ください。

フィルハンドルが表示されない場合の対処法

フィルハンドルが表示されずに白い十字のポインタしか出ない場合は、Excelのオプションを確認しましょう。
以下から対処法を解説します。

1.「ファイルタブ」→「オプション」→「詳細設定」の「編集オプション欄」を確認する。
「フィルハンドルおよびセルのドラッグアンドドロップを使用する」のチェックマークが外れている場合はチェックを入れて「OK」を押す

2.フィルハンドルが表示されるかどうかを確認する

オートフィルオプションが表示されずにクイック分析が表示される場合の対処法

オートフィルオプションが表示されずにクイック分析が表示される場合の対処法を、以下から解説します。

1.「ファイルタブ」→「オプション」→「詳細設定」の「切り取り、コピー、貼り付け欄」を確認する。
「コンテンツを貼り付ける時に貼り付けオプションボタンを表示する」のチェックが外れていた場合は、チェックを入れて「OK」を押す

2.その後、オートフィルオプションが表示されるかどうかを確認する

オートフィルで数式がコピーされない場合の対処法

オートフィルで数式がコピーされない場合の対処法を、それぞれ2パターンずつご紹介します。

1.A社とB社とC社の合計がすべて同じになる場合

1-1.「ファイルタブ」→「オプション」→「計算方法の設定欄」のチェックが外れていないかどうかを確認する。
外れていた場合は、チェックを入れて「OK」を押す

2.C社の値がすべて同じになる場合

2-1.関数が「絶対参照」になっていないかどうかを確認する

絶対参照とは、Excelで参照元のセルを固定する方法です。セル番地のアルファベットや数字に「＄」マークが付いている状態を指します。
「絶対参照」が含まれている場合は、オートフィルを使って数式のコピーができません。その場合は、「相対参照」に直して反映されるかどうかを確認してください。

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Excelのオートフィルと似ている機能や関数

以下からは、Excelのオートフィルと似ている関数や機能についてご紹介します。
オートフィルや関数は、状況に応じて自分に合った方法を試してみてください。

フラッシュフィル

フラッシュフィルとは、入力済みのデータから法則性を検知して自動入力する機能です。
たとえば、以下の図のように「受験番号」から「アルファベット」と「数字」を分けて別のセルに入力したい場合は、フラッシュフィルを使うと便利です。

フラッシュフィルの適用方法は、主に以下の3つです。

1. 任意のセルを選択して、「データタブ」→「フラッシュフィル」の順にクリックする
2. ショートカットキー（「Ctrl」＋「E」）を押す
3. オートフィルオプションから選択する

SPILL（スピル）

SPILL（スピル）はExcel 2019以降のバージョンで使える機能です。
スピルは「あふれる」「こぼれる」という意味のごとく、数式を入力したセルから隣接するセルへ、あふれるようにデータが表示されます。

たとえば、以下の図のように1か所のセルのみ（「I4番地」のみ）スピルを入力してから、赤い矢印方向へドラッグすると、他のセルにも自動入力されます。

FILTER（フィルター）関数

FILTER（フィルター）関数とは、条件を指定して抽出できる関数です。

従来の機能に加えて下記のような特徴があります。

• 複数条件を指定して抽出できる
• 別の関数とも組み合わせられる
• 関数を一度組めば、その後は条件の絞り込みが不要

また、フィルター関数の基本構文は下記の通りです。
=FILTER(配列,含む,[空の場合])

以下の図のように、「東京」という条件を追加してフィルター関数を適用したところ、所属が「東京」の方のみ一覧で表示されました。

SEQUENCE（シーケンス）関数

SEQUENCE（シーケンス）関数を使うと、配列内の連続する数値を簡単に作成できます。
Office 2021・Microsoft 365など、限られたバージョンでしか使用できませんが、関数を入力するだけで、大きな表でも自動で数値を入力してくれるので便利です。

シーケンス関数の基本構文は下記の通りです。
=SEQUENCE(行,列,開始,目盛り)

シーケンス関数を使って、2024年8月のカレンダーを作成しました。今回は「目盛り」の数値は省き、「開始」にはカレンダーをはじめたい日付（ここでは2024/7/30）を入力しました。

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まとめ

この記事では、Excelのオートフィル機能について基本から応用まで幅広くご紹介しました。オートフィルは、データをコピーしたり連続で入力したりする際に大変役立ちます。
任意のセルからフィルハンドルをドラッグするだけで、数値や文字列が自動で早く正確に入力されますので、大量のデータを入力する際も安心です。

また、オートフィルができない時の対処法やオートフィルと似ている機能・関数についても解説しました。
オートフィルができないときは、一度Excelの設定を確認してみましょう。Excelの設定は「ファイルタブ」→「オプション」から開けられます。
オートフィルでやりにくい時や対処できない場合は、オートフィルと似ている機能・関数なども試してみて、どちらが自分に合っているかを考えてみましょう。

Excelではさまざまな機能がありますが、本記事ではピボットテーブルの機能や表の作り方について解説します。手順画像付きですので、初めての方や表の作り方が分からない方でも安心です。日々の業務でぜひ活用してみましょう。

ピボットテーブル機能

基本的な機能や使い方、特徴は下記です。使いこなす為にしっかり押さえておきましょう。

ピボットテーブとは

業務で扱う膨大なデータから、自分が作成したいデータ集計表を作成できる機能です。これらの作業を手作業で行うと、ミスが発生したり業務の生産性効率も下がってしまいます。そういったリスクを回避するためにぜひ使いこなせるようになりましょう。

基本的な作り方

ピボットテーブルを使用する際に行う基本的な操作は、以下の通りです。

1. Excelで元となる表を作成
2. ピボットテーブルを挿入
3. 集計するフィールドを選択

ピボットテーブルを用いた基本的な表作成の流れは、シンプルです。基本的な表作成の作り方を押さえてしまえば、応用的な表作成でも活かせるでしょう。

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①Excelで元となる表を作成

あらかじめ表作成の元となる表を、Excelで作成しておきましょう。以下の特性を押えた表を作らなければ、ピボットテーブルがきちんと反映されないので注意が必要です。

• きちんと１行目にタイトル行が設定されている
• ２行目からも空白なくデータが連結されている
• 空白セルや連結されたセルがない

これら3つの特性に気を付けながら、表の作成をしていきましょう。

②ピボットテーブルを挿入

表が完成したら、作成した表内のどこかをクリックしタブの「挿入」を選択して「ピボットテーブル」を選びます。

そして「テーブルまたは範囲からのピボットテーブル」という別ウィンドウが表示しされます。「テーブル/範囲」の中に表示されている値が元データの範囲の値が表示されているのかよく確認しましょう。範囲が合致していたらOKボタンを押します。これでピボットテーブルの挿入は完了です。

③集計するフィールドを選択

ピボットテーブルが正常に挿入されると、すぐ別シートが生成されます。生成後は、自分が作りたいように、項目欄の内容を表に自由に追加できます。手順画像のように、項目のチェックをクリックすれば自由に追加と削除ができます。

ピボットテーブルを削除する方法

ピボットテーブル内の行・列に、追加した項目を削除することもできます。手順画像では、行に追加した項目を削除しています。削除したい項目をクリックすると、「フィールドの削除」が表示されるのでクリックすると、その項目は削除完了です。

ピボットテーブルを使うメリット

ピポットテーブルを業務で使用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。今回解説した機能をさらに業務で活かせるように、以下のメリットを押さえておきましょう。

データ集計が簡単に行える

業務で扱う膨大な資料はそのままではとても見づらく、どこに何が記載されているのかすぐに把握ができません。しかし、この機能を使えば膨大な数の資料も誰が見ても分かりやすい表になり、時間をかけずに作成できます。そして、自分たちが見たいデータを抽出して表の作成ができるため、業績の管理や把握がしやすくなり経営戦略に役立てられるでしょう。

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関数を使わず集計・分析が可能

Excelの関数や数式の特別な知識が不要です。すべてピボットテーブル上で完結してしまうので、自分で関数や数式を入力することは不必要です。右画面のフィールドの項目内にあるチェックを選択するだけで表は作成できます。チェックを入れていくと、自動的に関数や数式を用いて表を作成されるので関数や数式が苦手な人でも簡単に操作ができます。

データの更新が簡単に行える

データの更新もピボットテーブルは簡単に行えます。初期設定では、手動での更新が設定されています。元データ内の範囲で値のみの変更ならば、変更後に「ピボットテーブルの分析」の中に「データ」内の「更新」を選択すると更新が完了します。

ピボットテーブル使用時の注意点

最後にピボットテーブルを使用する際の注意点を解説しています。注意点を押えておくと作成時に大変役立ちますので、必ず以下の注意点を確認しておきましょう。

• ピボットテーブルは自動更新ができない
• 誰が見ても分かりやすい表を作ろう
• 空白を作るとエラーが出てしまう

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ピボットテーブルは自動更新ができない

もしもピボットテーブルの更新を自動にしたい場合は、あらかじめピボットテーブルの表を選択したうえで「ピボットテーブルの分析」を選択します。そして「ピボットテーブル」内の「オプション」を選択します。
別ウィンドウの「ピボットテーブルのオプション」の「データ」タブ内から、「ファイルを開くとデータを更新」にチェックを入れましょう。この設定をしておくと、いつでも最新のデータが反映されます。

誰が見ても分かりやすい表を作ろう

誰が見ても分かりやすい表を目指しましょう。行や列の項目に種類の多い項目を設定してしまうと、データも縦長または横長に表示されてしまうので、ひとめで内容を把握できません。項目を追加していく際は、この表に本当に必要な情報なのか精査して追加していく必要があります。

空白やセル結合を作るとエラーが出てしまう

空白やセル結合があるとエラーメッセージが表示されます。エラーメッセージが出てしまう理由としては、元データ内の見出しにひとつでも空白があると、ピボットテーブル挿入時にエラーメッセージがでてしまいます。
また表内のセルが結合されていると、フィルターが反応せず正常に表の作成ができません。ピボットテーブルの誤作動を防ぐために、ひとつのセルにはひとつのデータのみ入力するようにしましょう。
注意点としてピボットテーブル内の値は、直接編集せずに必ず元のデータ表を編集するようにしてください。このように、ピボットテーブル挿入時はあらかじめ元データ表の空白や、セル結合がないか確認してから行うとエラーを防げます。

まとめ

今回は基本の表作成の操作について解説してきました。今回解説した機能を活用すると業務で扱う膨大な量のデータを正確にまとめることができます。しかし、上記で解説してきた注意点をしっかりと押えておかなければ、見づらい表になってしまったり、エラーメッセージがでてしまったりと業務効率も低下します。メリットや注意点をしっかりと押さえて業務でもピボットテーブルを活用していきましょう。

今回は、作業効率も格段にアップする便利なExcelの機能を解説します。今回解説するExcelの便利な機能を知り、ぜひ日々の業務に取り入れて活用してみてください。そのExcelの機能を活用すると、業務にどのようなメリットがもたらされるのか以下で詳しく紹介しています。

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Excelの「ウィンドウ枠の固定」を活用するメリット

いまや業務を行う上でExcelは、欠かせない存在になっています。Excelは業務のさまざまな場面で活用でき便利な機能も多く、業務で確認する資料をExcelの関数を用いれば正確な数字をすぐに反映してくれます。しかし、資料の見出し項目の数が多いとスクロールをするという作業が発生してしまいます。そうしていくうちに、一体どのような見出しだったのか分からなくなり、作業に時間がかなりかかってしまったという経験はないでしょうか。
その際に役立つExcelの便利な機能として、見出しや目次を常に固定表示にできるという機能があります。Excelで固定機能を活用している表と、固定機能を活用していない表を比べるとその差は一目瞭然です。今まで時間がかかっていた数字の確認作業や資料作成も、この機能をうまく活用すれば今よりも素早く行えます。

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Excelで見出しや目次（行・列）の固定方法とは

それでは実際にExcelで行と列を固定表示するには、どのような手順で行えばできるのでしょうか。以下では、それぞれの手順を詳しく解説していますので見ていきましょう。ややこしさや難しい作業は一つもなく、一度覚えてしまえばこの先業務で役立つことでしょう。

ウィンドウ枠の固定機能を使おう

Excelの表示タブ内に、固定機能が行える項目があります。ウィンドウ枠の固定項目に、それぞれの3つの機能があります。以下で一つずつ画像付きで手順の解説をしていますので3つの役割を把握しながら、実際の業務でも使い分けられるようにしておきましょう。

先頭の行のみ固定する方法

この機能は、最上部の行を固定する機能です。常に見出しが表示されているため、表上のマウスカーソルの移動が少なく、ストレスフリーで作業が可能です。行を固定する方法は以下の手順の通りです。画像を見ながら実際に行ってみましょう。

1. 「表示」タブを選択する
2. 「ウィンドウ枠の固定」を選択する
3. 「先頭行を固定」を選択する

先頭の列のみ固定する方法

この機能は、最も左の列を固定するという機能です。上記の先頭の行を固定するという機能と同じく、どこまでスクロールしても常に列の見出しが確認できるため何かをすぐに確認したいときに最適な機能です。列の固定方法は以下の手順の通りです。画像を見ながら実際に行ってみましょう。

1. 「表示」タブを選択する
2. 「ウィンドウ枠の固定」を選択する
3. 「先頭列の固定」を選択する

行・列ともに固定する方法

行と列のどちらも固定できる複数固定の方法もあります。上記で解説した2つのパターンとは少し手順が異なりますので、しっかりとポイントを押さえておきましょう。行と列をどちらも固定する複数固定の手順は以下の通りです。

1. A列と1行目を固定させたい場合
2. 固定させたい行と列の1行下の「右斜め下」のセル(今回の場合はセル「B2」)を選択する
3. 「表示」タブを選択する
4. 「ウィンドウ枠を固定」を選択する
5. 「ウィンドウ枠固定(F)」を選択する

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固定した行・列の解除方法

上記で解説した3パターンの機能をすべて解除することもできます。ただし、解除ボタンを選択してしまうと、設定していたすべての固定が外れてしまいます。注意点として、解除したい固定を選んで別々に外すことはできません。以下で固定解除方法を画像付きで詳しく解説しています。手順を見ながら実際に行ってみましょう。

1. 「表示」を選択する
2. 「ウィンドウ枠の固定」を選択する
3. 「ウィンドウ枠固定の解除」を選択する

複数あるExcelシートを一度に固定設定したい場合は？

既存のExcelは、1シートごとの固定設定が基本です。そのため、複数のシートをまとめて固定できる機能は備わっていません。どうしても、複数のシートにまとめて固定設定をしたい場合は、Excelのツール関連を載せているサイトでツールをインストールして使用する方法があります。

行・列を固定したまま印刷するには

上記での固定設定を用いたまま、印刷をすることもできます。それぞれの固定方法により印刷方法に違いがあるため、手順の画像をよく見ながら実際に行ってみましょう。

行を固定して印刷する方法

行を固定したまま印刷する方法です。

1. 「ページレイアウト」タブをクリックする
2. ページレイアウト内の「印刷タイトル」をクリックすると、ページ設定の別窓が表示される
3. タイトル行をクリックし、Excelで固定したい行を選択する
4. プレビューを確認し、「印刷」をクリックする

列を固定して印刷する方法

列を固定したまま印刷する方法です。

1. 「ページレイアウト」をクリックする
2. ページレイアウト内の「印刷タイトル」をクリックすると、ページ設定の別窓が表示される
3. タイトル列を選択し、固定したい列を選択する
4. プレビューを確認し、「印刷」をクリックする

行・列を固定して印刷する方法

行と列をどちらも固定したまま印刷する方法です。

1. 「ページレイアウト」をクリックする
2. ページレイアウト内の「印刷タイトル」をクリックすると、ページ設定の別窓が表示される
3. それぞれタイトル行・列の項目に、固定したい行・列を選択する
4. プレビューを確認し「印刷」をクリックする

まとめ

今回解説した固定機能を活用すると、日々の業務で大活躍します。固定方法の手順は非常に簡単なので、一度覚えておくと非常に便利です。しかし、固定方法や固定したままの印刷方法もそれぞれポイントが異なってくるので、しっかりと手順を押さえておくことが重要です。固定したときの注意点としては、固定解除ボタンを押してしまうと、設定していた固定がすべて解除されてしまいます。注意点に気を付けて、この機能を一日でも早く身に付けて、日々の業務でフル活用してみましょう。

エクセル（Excel）で曜日を自動表示する方法は？

エクセル（Excel）で書類を作成したり、月ごとのカレンダーを作ったりするとき、「日付を入れても曜日が出てこない」と困った経験がある方もいるかもしれません。エクセルは標準の状態では、日付を入れただけでは曜日を表示しない設定になっています。日付を入力するだけで曜日を自動表示するためには、別途操作が必要です。

エクセルで曜日を表示する方法はいくつかありますが、使いやすいのは主に次の2つです。

• 書式設定で曜日を表示するように設定する
• TEXT関数を使う

同一セルに日付と曜日を表示したいときは「書式設定で曜日を表示するように設定する」方法を使います。日付とは違うセルに曜日を表示したいときや、日付のセルと連動して曜日を判別したいときは「TEXT関数を使う」がおすすめです。

1：書式設定

例として、セルA1に「2024/4/1」という日付が入力してあるとします。前項で説明した通り、曜日は表示されません。
しかし、「セルの書式設定」で表示設定を変更すると曜日が表示されるようになります。

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次項でやり方を解説します。

書式設定でユーザー定義を使おう

例としてA1セルに「2024/4/1」とすでに入力されているとし、このセルの表示を「2024/4/1 月」と変更する方法を解説します。

【1】A1セルにカーソルを合わせて右クリックします。

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【2】左クリックで出たメニューのうち「セルの書式設定」を選択してクリックします。

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【3】「セルの書式設定」ダイアログが表示されるので、「表示形式」タブの中の「分類」ボックスから「ユーザー定義」を選択します。

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【4】「種類」ボックスをクリックし、文字入力できる状態にします。

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【5】「種類」ボックスの「yyyy/m/d」の後ろに「半角空白」とアルファベットの「aaa」を入力します。するとサンプルの日付の後ろに曜日が出現します。（※今回の例では、読みやすいように日付の後ろに半角空白を挿入しています）

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【6】「OK」ボタンを押すと、A1セルに曜日が表示されます。

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この例のように、「セルの書式設定」の「表示形式」で、あらかじめ決められた書式を設定すると曜日を表示できるようになります。

曜日の書式について

ユーザー定義で曜日に使用できる書式は次の通りです。

• aaa＝月、火、水、木、金、土、日
• aaaa＝月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日、日曜日
• ddd＝Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat
• dddd＝Sunday、Monday、Tuesday、Wednesday、Thursday、Thursday、Friday、Saturday、Sunday
• (aaa)＝(月)、(火)、(水)、(木)、(金)、(土)、(日)
• (ddd)＝(Sun)、(Mon)、(Tue)、(Wed)、(Thu)、(Fri)、(Sat)

基本は「aaa」で漢字の曜日を一文字で表示、「ddd」で英語の曜日を短縮して3文字で表示です。指定する形式が4文字「aaaa」「dddd」になると短縮しない表現になります。また、「(月)」のようにかっこをつけて表示するには、「aaa」や「ddd」のアルファベットを半角の「()」で囲むと表示できます。

【これだけ知っておけばOK】最重要のExcel関数10選

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連続データはオートフィルを活用しよう

A1セルの「2024/4/1 月」に続けて、A列に「2024/4/2 火」「2024/4/3 水」といったように連続したデータを入力したい場合もあるでしょう。手入力する方法もありますが、時間がかかりミスが起きる可能性があります。
エクセルに標準装備されている機能、連続したデータを簡単な操作で自動入力してくれる「オートフィル」を使うと時間を大幅に短縮できるうえ、入力ミスもなくなるので大変便利です。

例として、A1セルのデータを使ってA列に連続データを入力してみます。

【1】カーソルをA1セルの右端に当てると、形が「＋」の形に変化します。

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※「＋」マークがわかりやすいよう、画像の例ではエクセル画面を拡大しています。

【2】カーソルが「＋」の状態のままで下にドラッグ（マウスを押したまま移動）すると、A列の任意の行まで連続データが入力されます。

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2：TEXT関数

前項では「同一セル内で曜日を表示する方法」を解説しましたが、この項では「別のセルに曜日を表示する方法」について解説します。

たとえば、セルA1に「2024/4/1」という日付が入力してあるとき、「A1セルに入力されたセルを参照してB1セルに曜日を表示したい」とします。
このようなときには「TEXT関数」を使用するとよいでしょう。

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次項で解説します。

TEXT関数を使い、日付のセルを参照して曜日を表示する

TEXT関数の式は以下のように記述します。

値には、A1といったセルを設定することも可能です。
今回の例では、セルA1にあらかじめ入力されている「2024/4/1」という日付をTEXT関数で参照し、そこから曜日を割り出して表示します。

【1】B1のセルにTEXT関数「text=(A1,”aaa”)」を入力し、エンターを押します。

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【2】A1セル「2024/4/1」を参照したB1は「月」と表示されます。

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なお、A1セルを「2024/4/2」と変更した場合、B1も連動して自動で「火」と表示が変わります。A1セルに入力した日付に応じた曜日を表示したいときは、TEXT関数を使う方法がよいでしょう。

TEXT関数での曜日の書式について

TEXT関数で使える曜日の書式は、前項で解説したものと同じです。

• aaa＝月、火、水、木、金、土、日
• aaaa＝月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日、日曜日
• ddd＝Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat
• dddd＝Sunday、Monday、Tuesday、Wednesday、Thursday、Thursday、Friday、Saturday、Sunday
• (aaa)＝(月)、(火)、(水)、(木)、(金)、(土)、(日)
• (ddd)＝(Sun)、(Mon)、(Tue)、(Wed)、(Thu)、(Fri)、(Sat)

ただし、関数で曜日の書式設定を指定する場合には、アルファベットの形式の両端を「””」で囲む必要があります。

「””」で文字を囲むことで、エクセルに「これは文字です」と教えられます。前項の書式設定・ユーザー定義の項目では「””」を使わなくても曜日を認識できるようになっていましたが、これは特例です。基本は「””」を使わないとうまく表示できないと覚えておきましょう。

【応用編】特定の曜日のセルの色を変える

この項では応用編として、「カレンダーのように土日だけ色を自動で変える」といったような、固定の曜日だけを判別して自動変更する（文字の色の変更、セル色の塗りつぶしなど）方法を解説します。

WEEKDAY関数と条件付き書式の組み合わせ

「決まった曜日だけセルの文字や色を変える」には、条件付き書式を使用します。また、その際にはWEEKDAY関数を組み合わせて使うのが便利なので合わせて解説します。

条件付き書式とは、「特定の条件を満たした場合、指定の書式にする」設定のことです。WEEKDAY関数は、日付から曜日を判定して、曜日に応じた数値を返す関数です。条件分けに使いやすいので、今回はこの関数を使います。

なお、組み合わせの解説に先駆けて、WEEKDAY関数を簡単に説明いたします。基本の形式は次の通りです。

「シリアル値」とは、エクセル独自の日付用数値のことです。たとえば「2024/4/1」には「45383」という値が割り振られていますが、ここではA1といったセルを指定することが可能なので、シリアル値を覚える必要はありません。
「種類」は数値で指定します。「1」を入力すると、曜日によって決められた数値を返します（日曜日＝1～ 土曜日＝7）。
また、「種類」の表示設定は「1」以外にも複数あります。

参考：Microsoft サポート – WEEKDAY関数

一か月のカレンダーを作り、土日だけセルの色を変える

エクセルで一か月の表を作って予定を書き込めるようにしたいとき、土日の色を既存のカレンダーのように青と赤で表示するやり方について解説します。

今回解説するやり方は、条件付き書式とWEEKDAY関数を組み合わせて「特定の曜日のセルの書式を変える」方法です。例として、A1セルに「2024/4/1」、B1セルにTEXT関数「=TEXT(A1,”aaa”)」がすでに入力されているものとします。

【1】A1・B1セルを選択し、オートフィルを用いて4月30日までのデータを作ります。また、C列を広げて特記事項をメモできるようにしました。

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【2】ここからは、土曜日のときだけA～C列のセルの色を青くする方法を解説します。まずはA1～C1セルを選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」ボタンをクリックしましょう。

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【3】2の操作で出てきたメニューから「新しいルール」をクリックします。

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【4】「新しい書式ルール」ダイアログが出てくるので、「ルールの種類を選択してください」ボックスの中の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

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【5】「ルールの内容を編集してください」の中、「次の数式を満たす場合に値を書式設定」のボックスの右端にある「↑」ボタンをクリックします。

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【6】「新しい書式ルール」としてあらたにボックスが出現するので、関数を記入します。
1）「=WEEKDAY(」と手入力しましょう。
2）この状態でA1セルをクリックすると、ボックス中の数式が「=WEEKDAY($A$1)」に変化します。これは、セル番地の入力補助機能です。
3）手入力で「1」の前の「＄」マークを削除し、「=WEEKDAY($A1)」にします。
4）さらに手入力で「=WEEKDAY($A1,0)」と記述します。
5）通常の関数ならこれで終わりですが、条件付き書式では特殊な記述方法をする必要があるので、4に続いて「=WEEKDAY($A1,0)=7」と記述しましょう。
※1～5の手順を省いて「=WEEKDAY($A1,0)=7」とすべて手入力してもOKです。

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条件付き書式の条件に関数を設定する場合、「=関数()」の後ろに条件を記述しなければなりません。今回のWEEKDAY関数でいうと「＝7」の部分が条件にあたります。「=WEEKDAY($A1,1)」という関数の結果が「7」のときだけ、設定した書式にするという意味です。

また、セル番地の前につける「$」マークは「絶対参照」といい、「参照する行や列は必ずこの指定でおこなってください」という意味になります。

参考：Microsoft サポート – 相対参照、絶対参照、複合参照を切り替える

【7】入力が終わってエンターを押すと「新しい書式ルール」ダイアログに戻るので、「プレビュー」覧の右端にある「書式」ボタンをクリックしましょう。

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【8】「セルの書式設定」ダイアログが出ます。今回は特定の曜日だけセルの色を変えたいので、「塗りつぶし」タブをクリックしましょう。

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【9】「背景色」で「薄い青」をクリックすると、「サンプル」に色サンプルが表示されるので、確認したのちOKボタンをクリックします。

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【10】「新しい書式ルール」ダイアログに戻るので、「OK」ボタンを押しましょう。

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【11】10までの操作でA1～C1セルの条件付き書式が設定できました。ここからは、4月すべてに条件付き書式をコピーする方法を解説します。
A1～C1が選択された状態でC1セルの右端にカーソルを持っていくと、「＋」の形に変化するので、左クリックで4月末が入力されている行までドラッグしましょう。

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【12】4月末の日付が入力されている行まできたら、左クリックします。出てきたメニューの「書式のみコピー」をクリックしましょう。

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【13】これで「土曜日のみ、行全体の色を薄い青色に変える」条件付き書式ができました。

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【14】次に、日曜日に色をつけます。
1～13の操作をふたたび繰り返すのもひとつの手ですが、一度設定した条件付き書式を利用してさらに簡単に設定できる方法があるので、今回はそちらを解説します。
「ホーム」タブの「条件付き書式」ボタンをクリックし、出てきたメニューの中の「ルールの管理」をクリックしましょう。

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【15】「条件付き書式ルールの管理」ダイアログが出てきます。先ほど設定した土曜日を青くするルールがあるのでこちらをを選択しましょう。

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【16】「ルールの複製」ボタンをクリックします。

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【17】すると「ルール」欄に土曜日のルールの複製が出現するので、複製した方をダブルクリックしましょう。

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【18】「書式ルールの編集」ダイアログボックスが出てくるので、日曜日の条件設定になるように修正しましょう。
1）WEEKDAY関数の条件式の末尾を「7」から「1」に変更します。
2）「書式」ボタンを押して、セルの色を薄い赤色に設定します。
3）ここまでできたら「OK」ボタンを押しましょう。

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【19】「条件付き書式ルールの管理」ダイアログに戻るので、日曜日の条件設定が正常にできていることを確認し、「OK」ボタンを押しましょう。

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【20】これで日曜日の行全体に薄い赤色がつきました。完成です。

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ひな形を一度完成させておけば、5月以降のカレンダーを作成するとき、A列を5月にするだけで自動的に土日の行の色が変わります。
毎月カレンダー形式の予定表を作る必要があるときに使える技です。

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まとめ

エクセルに曜日を表示させる方法はいくつかあります。書式設定を変更して曜日を表示させる方法や、TEXT関数を使う方法がよいでしょう。
また、条件付き書式とWEEKDAY関数を組み合わせて使うことで、土日や祝日など特定の曜日の書式だけを変更する方法もあります。カレンダーのように土日だけ文字の色を変更したり、行全体のセルの色を変えたりすることが可能です。
作業の速度アップとミス削減を実現するため、必要なときは本記事を参考にしてください。

業務で利用する表計算ツールといえばExcelを使っていたという方が多いのではないでしょうか。しかし近年ではGoogleスプレッドシートの利便性に注目が集まっています。ExcelとGoogleスプレッドシートの違いは何か利用シーンごとに詳しく解説しますので、自身の業務に最適なツールの選択にお役立てください。

Excel（エクセル）とGoogleスプレッドシートの違い

MicrosoftのExcelとGoogleスプレッドシートは、開発時に前提とした出力形式が異なります。Excelがリリースされた1987年は、紙媒体が主流の時代でした。これに対しGoogleスプレッドシートは、データ出力・共有を目的として制作された、表計算ツールとなります。

画面構成に大きな違いはなく、Excelの利用経験者であれば、ある程度操作性を予測しながら、Googleスプレッドシートを利用できます。しかし、それぞれ異なる特徴もありますので詳しく見ていきましょう。

Excel（エクセル）の特徴

最初にExcelの特徴について見ていきます。長年の実績により利用者も多いので、Googleスプレッドシートとの対比となる特徴を中心に解説します。

料金がかかる

Excelは「Office365」に付随する有料のサブスクリプションサービスが主です。家庭向けには「Microsoft 365 Personal」が年額14,900円となり、月額では1,490円（2024年5月現在）です。インストールされたWindows PC・Mac・スマートフォン・タブレットなど、同時に5台のデバイスにサインインが可能です。ほかにもプランや購入版での利用もあります。

参考：Microsoft｜Microsoft365家庭向けプラン

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多種類のデザインがある

紙媒体での出力を目的としたExcelでは、デザイン性の高い資料が作成できます。フォントの種類やサイズ・カラー、図形や表・グラフも充実しており、表計算ツールとしてだけでなく、さまざまな資料を見栄えよく作成できます。

安定した処理速度が望める

Excelはインストール型なので、安定した処理速度が望めます。オフラインで利用できるためです。また、パソコン内のメモリを軽くすれば、さらなる速度の安定もはかれます。

Googleスプレッドシートの特徴

続いて、Googleスプレッドシートの特徴を紹介します。Excelの使い勝手に近い構成をもつため、どちらを利用しても大きな違いはありません。しかし、Googleスプレッドシートはデータでの出力が前提という大きな特徴があります。

無料で使える

Googleアカウントをもっていれば、誰でも無料で利用できるのがGoogleスプレッドシートです。Excelと異なりブラウザ上で利用するWebアプリケーションのため、デバイスが変わってもGoogleアカウントでログインすれば、同じデータを活用できます。パソコンで編集した資料を、外出先でスマートフォンから閲覧・編集が可能です。

Google製品とのひもづけができる

Googleスプレッドシートは、多くのGoogle製品・サービスとのひもづけができます。たとえば、Googleスプレッドシートで作成した予定表を、Googleカレンダーと連携が可能です。これにより、タスク管理に活用でき、業務の効率アップもはかれるでしょう。
このように他のGoogle製品とひもづけることで、資料作成にとどまらず、業務を効率化できます。

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ネット環境による処理速度の変化がある

Googleスプレッドシートは、Webアプリケーションなのでインターネット接続が必要です。環境次第で動作が重く、処理速度が遅くなることもあります。また、図や写真がたくさんあるなど情報量が多い場合も処理速度は遅くなる可能性があると認識しましょう。

Google Chromeの拡張機能やGoogleドライブを活用することで、オフラインの状態でもデータの編集や保存、閲覧は可能です。しかし、GoogleスプレッドシートはWebアプリケーションなので、基本的にはインターネット接続下での利用が推奨されます。

【Excel（エクセル）とGoogleスプレッドシート】どちらがオススメ？

ExcelとGoogleスプレッドシートの基本的な違いがわかったところで、どちらがオススメなのかを見比べてみましょう。

資料を作成する場合

ビジネスパーソンにとって、資料や表を作成する機会は多いです。表計算ツールは挿入した数値を計算するだけでなく、数値を見やすくグラフにしたりグラフを資料に添付して参考にしたりと、資料作成といってもいろいろな要素が搭載されています。

見た目にこだわりたいときはExcel

ExcelとGoogleスプレッドシートの関数に大きな違いはなく、ほぼ同等に使うことができるため、どちらも同じような感覚で表やグラフを作成できます。しかし、Excelのほうがデザインの種類も豊富で、作成した資料の見た目や体裁を整えるのは得意です。見た目にこだわるならExcelがオススメでしょう。

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自動保存を活用したいときはGoogleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、データがオンライン上にあるため、1文字ごとにデータの保存が自動で行われます。そのため、インターネット接続が途中で切れてしまっても、データの消失の危険は少ないといえるでしょう。

Excelにも自動保存機能はあります。しかし、手動で設定する必要があり、保存頻度もGoogleスプレッドシートよりも少ないです。さらに、保存先がパソコンのローカルフォルダ内のため、トラブルに強いとはいい切れません。
自動保存を活用するなら、Googleスプレッドシートがオススメでしょう。

データを保存したい場合

作成したデータの保存も、インストール型のExcelと、オンライン上で利用するGoogleスプレッドシートでは大きな違いがあります。詳しく見ていきましょう。

保存場所や保存方法を指定したいときはExcel

Excelデータの保存場所はローカルフォルダとクラウド（OneDrive）を選択できます。
個人利用の場合はローカルフォルダで十分でしょう。データの共有が必要な場合はOneDriveや共有フォルダなどに保存することで、Microsoftアカウントをもつユーザとの共有が可能です。
保存方法は、データ作成後、「名前を付けて保存」から保存場所を指定できます。
保存場所や保存方法を指定したいなら、Excelがオススメでしょう。

なお、GoogleスプレッドシートはGoogleドライブに自動保存されるため、必要に応じた保存場所の指定はできません。

参照：Google Workspace｜ビジネスの成長と経営をもっと効率的に

変更履歴やコメントのやり取りを保存したいときはGoogleスプレッドシート

1つのデータを複数人で利用するとき、誰が・いつ・どのような変更を加えたかを知ることは重要です。
Googleスプレッドシートは、オンライン上にデータの自動保存ができるため、データに変更が加えられるたびに履歴やコメントが保存されます。変更内容に名前を付けて保存も可能です。複数人でデータを共有するときには、便利な機能なのでオススメです。

なお、Excelで変更履歴を保存する場合は、「閲覧タブ」から「変更内容の表示」をONにする操作が必要です。また、古いデータの復元は難しい場合があります。

データの編集や共有を行う場合

ビジネスにおいては、1つのデータをチームで共有して活用する場面は多々あります。この場合もExcelとGoogleスプレッドシートでは、活用方法が大きく違いますので、見ていきましょう。

同時編集したいときはGoogleスプレッドシート

Googleスプレッドシートでは、編集権限を付与されたチームメンバーが、同時に1つのデータを編集できることがメリットです。チームメンバーが同時に入力でき、誰がどこを編集したのかがひと目で確認できるところもGoogleスプレッドシートの利点といえます。

共有して編集したいときはExcel（エクセル）

Excelのデータを共有する場合は、OneDriveなどのオンライン上に保存される必要があります。
OneDriveや共有フォルダなどの共有サーバに格納することで共有でき、他の人もデータを編集できます。チームでの共有と編集はできますが、同時編集はできません。また、編集履歴を瞬時に確認することもできません。コメント機能を使って意思疎通をはかりながら、データを完成させられます。

GoogleスプレッドシートとExcel（エクセル）互換性はある

GoogleスプレッドシートはExcelファイルをアップロードできます。「.xls」のExcelファイルは閲覧でき、「.xlsx」のExcelファイルは編集が可能です。アップロード後ダブルクリックで編集可能なExcelファイルに変換できます。

また、Googleドライブに保存したExcelファイルを開くと、「表示専用」と「Googleスプレッドシートで編集する」のガイダンスが表示されます。「Googleスプレッドシートで編集する」を選択すると編集が可能です。
一部対応できない機能もありますが、シンプルなデータであれば問題なく閲覧・編集ができるでしょう。

Googleスプレッドシートで開き、編集後Excel形式のデータに変換してダウンロードも可能です。
Googleスプレッドシートで編集したデータを、「ファイル」タブ→「ダウンロード」→Microsoft Excel（.xlsx）を選択したファイル形式で保存できます。

まとめ

複雑な表計算やデザイン性に凝った資料作成をしたい人には、Excelがオススメです。一方、資料の共有が多い業務をする人にとっては、いつでも・どこでも利用できる、Googleスプレッドシートがオススメです。
個人作業か共同作業か、あるいはデータを共有する相手がどちらを利用しているかによって、ExcelとGoogleスプレッドシートでは対応が異なります。どちらも使えるように基本機能は習得しておきましょう。

Excel（エクセル）で基本の折れ線グラフの作り方

Excelでの折れ線グラフの作り方を解説します。
以下の作業画面を参考にしてみてください。

①折れ線グラフを作成したいデータを選択
②メニューバーの「挿入」を選択
③折れ線グラフのアイコンを選択
④「2-D折れ線」内から作成したい折れ線グラフのタイプを選択

④の手順で2－D折れ線から1番左のアイコンを選択すると、シンプルな線の折れ線グラフができます。

頂点にポイントの付いた「マーカー付き折れ線」を作成したい場合は、④の手順で2－D折れ線の右から2番目のアイコンを選択します。

折れ線グラフの特徴

折れ線グラフは、時系列など連続的変化を示す際に使用するグラフです。縦軸にデータの数値を、横軸に時間軸を設定して、折れ線の傾きによって数値の増減を視覚的に読み取れます。
Excel（エクセル）にまとめたデータを元に折れ線グラフを作成できるので、報告書やプレゼン資料に組み込んで、読み手に伝わりやすい資料へとグレードアップしましょう。

積み上げ折れ線グラフの特徴

積み上げ折れ線グラフは、それぞれのデータを加算しグラフ化した折れ線グラフです。
はじめのデータ系列は単独の値で表示し、それ以降は値を合計した位置に頂点を置いて、それらをつないで折れ線グラフを積み上げていきます。1番下の線は1番目のデータをそのまま折れ線グラフ化したもの、下から2番目の線は1番目と2番目のデータを足した値が示されています。
データの種別によっては後述する面グラフを使用した方がわかりやすい場合もあるので、使い分けましょう。

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Excel（エクセル）の折れ線グラフ作成時によくある疑問

Excelで折れ線グラフを作成する際に、よくある疑問と解決方法についてまとめました。
初心者がつまずきやすいポイントを事前にチェックしておけば、落ち着いて対処できるでしょう。下記の手順を参考にして、基本の折れ線グラフを編集してみてください。

目盛りの横にテキストを挿入したい

目盛りの隣にテキストを入れたいときは、軸ラベルの追加をします。
手順は以下の通りです。

①グラフエリアを選択
②「グラフ要素」を選択
③「軸ラベル」にチェックを入れる

軸ラベルに関する編集は「軸ラベルの書式設定」で設定可能です。
例えば、軸ラベルの向きを縦書きに変更したいときは以下のように設定します。

①「軸ラベル」を選択
②グラフ要素の右側「＞」を選択
③「その他のオプション」を選択
④1番右のアイコンを選択
⑤「文字列の方向（X）」で「縦書き」を選択

目盛りの編集をしたい

折れ線グラフを作成したとき、想定していた目盛りと異なる数値が表示されるケースもあります。
目盛りの編集で修正しましょう。

①グラフエリアを選択
②メニューバーから「グラフのデザイン」を選択
③「データの選択」を選択

④「データソースの選択」ウインドウが開かれるので、右側の「編集」を選択

⑤目盛りにしたいデータ範囲を選択

途切れた折れ線をつなげたい

折れ線グラフ作成の際、元となるデータに空白やnullがあると線が途切れてしまいます。
以下の手順で、空白部分を飛ばしてデータがある部分をつなげた折れ線グラフへと修正しましょう。

①グラフエリアを選択
②「グラフのデザイン」を選択
③「データの選択」を選択

④「データソースの選択」ウインドウの「非表示および空白のセル」を選択

➄「データ要素を線で結ぶ」を選択
⑥「OK」を選択

異なる２つの単位データをグラフ表示したい

単位が異なる2種類のデータを1つの折れ線グラフにまとめて作成したいときは、主軸と第2軸を設定し、2軸の折れ線グラフにしましょう。

①折れ線の片方をダブルクリック
②右側に出てきた「データ系列の書式設定」で1番右（赤枠で囲われている）アイコンが選択されていることを確認する
③「第2軸」を選択する

Excelで作成した折れ線グラフをPowerPointに挿入したい

Excelで作成した折れ線グラフは、PowerPointへ挿入できます。
Wordへの挿入も同様の手順で行えます。

①Excelで作成した折れ線グラフをコピー

②PowerPointへ移動し、折れ線グラフを貼り付けたいスライド上で右クリック

③「貼り付けのオプション」から「図」を選択
そのまま貼り付けをするとグラフの書式が保持され、PowerPoint上で折れ線グラフの見た目を編集可能

見やすい折れ線グラフ作成のポイント

続いて、Excelで見やすい折れ線グラフを作成するポイントについて解説します。
グラフの情報量が多すぎると、データの読み違えを引き起こすリスクが高まります。
示したい内容がきちんと読み手に伝わるように、情報が整理されて見やすい折れ線グラフの作り方を見ていきましょう。

折れ線グラフの色

グラフで使用する色は2～3色程度に抑えましょう。
比較対象が多いとき、それぞれ違う色の線で折れ線グラフを作るとわかりにくくなってしまいます。
強調したい項目以外をグレーの線に変えると、どのデータに着目すればいいのかがひと目で判別できます。

①グラフエリアの凡例から編集したい系列名を選択して右クリック
②「データ系列の書式設定」を選択

③「データ系列の書式設定」で1番左のアイコンが選択されていることを確認
④線・マーカーの色を編集する

折れ線グラフ項目の数

比較対象となる項目が多いと、どのデータに着目すればいいのかわかりづらくなってしまいます。
折れ線グラフの項目数を減らすと見やすくなります。

①グラフエリアの凡例から取り除きたい系列名を選択し、右クリック
②「系列の削除」を選択

凡例

凡例がグラフエリア下部にあると、視線を上下しなくてはならないため、読み手に負担がかかってしまいます。
凡例を削除し、系列名をグラフエリア内に表示すると、見やすさが向上するでしょう。

①「グラフ要素」を選択
②「凡例」からチェックを外す

③マーカーを1つだけ選択し、右クリック
④「データラベルの追加」を選択

⑤値のデータラベルが表示されるので、値をクリック
⑥右にデータラベルの書式設定が表示されるので、「ラベル オプション」から「系列名」にチェックを入れ、他のチェックを外す（※引き出し線が必要な場合は、「引き出し線を表示する」にもチェックを入れる）
⑦系列名がデータラベルとして表示されたので、これを編集
⑧他の折れ線に対しても同様の工程を行う

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その他グラフの特徴

グラフがあると、データの比較や関連性を理解する手助けとなります。しかし、場合によってはデータの読み違いを誘発する恐れがあるので注意が必要です。
ここでは折れ線グラフ以外のグラフについて紹介します。
適切なグラフを選択し、読み手の理解を助けるわかりやすい資料作成を目指しましょう。

おすすめグラフ機能を使うと、選択したデータに適したグラフが表示されます。各グラフのプレビューが確認できるので、どのグラフを選べばいいかの参考になります。

棒グラフ

棒グラフは、異なるカテゴリや項目を比較するのに適したグラフです。数値の高い項目と低い項目を判別しやすく、営業成績や製品ごとの売上比較などに用いられます。折れ線グラフと並んで、使用頻度の高いグラフです。
棒グラフには縦型、横型、積み上げ棒グラフの3種類があります。

円グラフ

円グラフは、各項目が全体に占める割合の可視化に適したグラフです。アンケート結果や市場シェア率を示す際に用いられます。
ドーナツ型で中央にテキストが入るタイプの円グラフを、ドーナツグラフといいます。データの種別や資料のデザインに合わせて効果的なものを選択しましょう。

面グラフ

面グラフは、複数ある折れ線グラフで横軸方向の間を塗りつぶしたグラフです。データ間の領域はそれぞれ異なる色や斜線などで塗り分けられています。
時系列全体のボリューム傾向を示したり比較したりする場合に向いているグラフです。
数値やデータの種別によっては、積み上げ折れ線グラフよりも面グラフを用いた方がわかりやすいケースもあります。

散布図

散布図は、2つのデータの相関性を視認したいときに用いられるグラフです。縦軸と横軸、データ数値の座標からなる点で構成されています。さまざまなデータの相関関係を探る際に役立つので、マーケティング施策などで活用されているグラフです。

複合グラフ

複合グラフは、異なるタイプのグラフを組み合わせたもので、一般的には棒グラフと折れ線グラフの組み合わせが用いられます。多くのデータをさまざまな形式で可視化したいときに推奨されるグラフです。
例えば、棒グラフで各支店の売上高を、折れ線グラフで前年比を示すといった使い方ができます。

まとめ

折れ線グラフでデータを視覚化すると、時系列による変化や数値の増減が理解しやすくなります。
わかりやすい資料へと仕上げるために、Excelでの折れ線グラフの作り方をマスターしておきましょう。示したい内容に合わせてグラフの配色やデータ数を調整すると、見やすい折れ線グラフに仕上がります。
データによっては折れ線グラフ以外のグラフを用いた方が伝わりやすいこともあります。おすすめグラフ機能でプレビューを確認してみましょう。

PDFのデータはExcelへ変換できる？

PDFは、Excel（エクセル）形式に変換が可能です。また、Excelだけでなく様々なファイル形式に変換できます。方法次第では、文章の位置がずれたり文字化けしたりする可能性もありますので、変換方法はいくつか覚えておくと便利です。
この記事ではPDFファイルをExcel形式へ変換する方法や、困ったときの対処法などをご紹介します。

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本稿では見やすい資料を簡単に作れるエクセル（Excel）のコツを紹介します！初心者向けに関数なしで…

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無料ツールでPDFをExcelへ変換しよう

以下からは無料のダウンロードツールや、オススメのオンラインサイトについてご紹介します。

PDFelement

PDFelementは有料ツールですが、公式サイトから無料体験版のダウンロードも可能です。体験版でもPDFデータをExcel形式へ変換できますが、以下のような制限もあります。

• PDFファイルに保存する際に透かし（ウォーターマーク）が入り、文書の背景に薄く文字が表示される
• OCR機能（Optical Character Reader：画像に書かれているテキストを認識して文字データに変換する機能）の使用は可能だが、保存は不可である
• バッチ処理（一括処理）機能に制限があるため、最大2ファイルまでしか変換できない
• 毎回、PDFファイルの半分のページ数でかつ、最大5ページ分の量しか PDFデータをExcelへ変換できない

参考：Wondershare｜PDFelement (PDFエレメント)

iLovePDF

iLovePDFはインストール不要で、PDFからOffice製品に変換できるサイトです。また、Office製品からPDFへの変換やPDFの結合・分割・圧縮なども行えます。Google DriveアカウントまたはDropboxアカウントがあれば、クラウドからの作業も可能です。
公式サイトには、「iLovePDFにアップされたファイルは最大2時間サーバに保存されたあと、完全に削除される仕組みである」と書かれています。しかし、インターネットにファイルをアップする以上、情報漏洩のリスクがゼロとは言い切れません。とくに、業務で使用するPDF文書には機密情報や個人情報が含まれるケースも多いため、慎重に扱う必要があります。そのため、業務でPDF資料をExcelへ変換する際は、ネットで公開されているフリーソフトやオンラインサービスの使用を控えましょう。

参考：iLovePDF | PDFファンのためのオンラインツール

Adobe Acrobat オンラインサービス

Adobe Acrobat オンラインサービスは有料プランと無料プランがあります。ログインしないと試せないツールもありますが、初回はアカウントがなくても無料で使えます。ただし、2回目以降からは無料アカウントを取得してログインしないと使用できません。
また、アカウントを取得しても、無料ユーザは一部使用制限がありますので覚えておきましょう。たとえば、プレミアムツールを試したい場合は30日ごとに 1回しか使用できなかったり、電子サインを依頼する際には追加の制限が適用されたりするケースもあります。
Adobe製品にはAdobe Acrobat オンラインサービス以外にも、ダウンロード形式のツールがリリースされていますので自分に合ったツールを使いましょう。

参考：Adobe Acrobat (日本) |【無料】PDFのオンラインツール

Microsoft社のOffice製品でPDFをExcelへ変換しよう

ネットで公開されているフリーソフトやオンラインサービスを使わずに、PDFをExcelへ変換する方法があります。
以下からはMicrosoft社のOffice製品を使って、PDFファイルをExcel形式へ変換する方法をご紹介します。その際は、パソコン内（ローカル）にExcelへ変換したいPDFファイルを入れておきましょう。

Excelの「データの取得」機能から変換する方法

PDFデータ内に表が含まれている、以下のような資料があるとします。こちらをExcel アプリでExcel形式に変換する方法をご説明します。

1.「データ」タブ→「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を順に選択する

2.任意のPDFファイル（ここでは「売上.pdf」）を選択→「インポート」をクリックする

3.「Table001(Page 1)」を選択→「読み込み」をクリックする

4.テーブルが作成されて編集が可能になる

ただし、以下のようにPDFファイルのなかにグラフが含まれていると、Excelの「データの取得」機能ではうまく反映されないケースがあります。次の項目では、グラフのあるPDFファイルをExcel形式へ変換する方法をご説明します。

Wordを経由してExcelに変換する方法

Excelの「データの取得」機能でうまく反映されないときは、Wordを経由してExcelへ貼り付けると、うまくいく場合があります（ただしWordのバージョンは2013以降のものが必要）。
そこで、以下のような表とグラフがあるPDFデータを、Excel形式へ変換する方法についてご説明します。

1.Wordを起動して「開く」→「参照」の順に選択する

2.任意のPDFファイル（ここでは「売上2.pdf」）を選択→「開く」をクリックする

3.以下のような表示が出たら「OK」をクリックする

4.WordでPDFファイルが開かれると以下のような状態になる

5.「貼り付けのオプション」から「形式を選択して貼り付け」を選択する

6.「形式を選択して貼り付けダイアログ」が出てきたら「Microsoft Word 文書 オブジェクト」を選択して「OK」をクリックする

7. 6が反映されたものは以下の通りである。

8.コピーされたものをダブルクリックすると、編集が可能になる（編集を終える場合は表やグラフ以外の場所をクリックする）
貼り付け先はExcelですが、Wordの編集画面が表示されます。表は編集可能ですが、変更点はグラフに反映されません。また、編集時に書式やフォントが変更されることもあるので、あらかじめ編集範囲を選択しておき、任意の書式やフォントを設定しておくと便利です。

図として挿入するパターン
5のあとに「図（拡張メタファイル）」を選択すると図としても挿入が可能です（編集は不可）。

Wordからコピーしてそのまま貼り付けたパターン
以下のようにグラフの数値やタイトルがずれる場合もあるので注意しましょう。

ExcelをPDFに変換しよう

ここまでは、PDFファイルからExcel形式へ変換する方法をいくつかご紹介しました。
状況次第ではExcelファイルをPDFに変換するケースもありますので、以下から手順をご説明します。

ExcelからPDFへ変換する方法

1.PDFに変換したいExcelファイルを作成して「ファイル」タブをクリックする

2.「エクスポート」→「PDF/XPS ドキュメントの作成」→「PDF/XPSの作成」の順に選択する

3.ファイルの種類がPDF（.pdf）になっているかどうかを確認してから任意のファイル名を付けて「発行」をクリックする

このようなときはどうする？

以下からは、PDFファイルをExcelへ変換する際に起こり得るトラブルと対処法をご紹介します。

PDFファイルがExcelに変換できない

PDFからExcelに変換できないケースの一つに、情報改ざん防止策として作成者がPDFファイルの書き換えを拒否していることがあります。
無料でインストールできるAdobe Acrobat Readerを使うと、Excelファイルへの変換が可能かどうかを確認できますので、以下から手順をご紹介します。

1. Adobe ReaderでPDFファイルを開く
2. PDFファイルを右クリックして「文書のプロパティ」を選択する
3. 「セキュリティタブ」をクリックして「内容のコピー」を確認する

「内容のコピー」が「許可」となっていればExcelへの変換も可能ですが、「許可しない」となっているときはExcelへの変換ができません。どうしてもPDFファイルの書き換えが必要な場合は、作成者に設定の解除が可能かどうかを相談しましょう。

参考：Adobe ｜Acrobat Reader

PDFファイルがExcelに変換する際に文字化けする

PDFをExcelに変換した際に、文字化けする場合があります。文字化けが起こった際は、自身で文字を打ちなおしたりExcelの設定を変更したりして修正しましょう。
文字化けの原因はさまざまですが、代表的なものをご紹介します。

• PDFファイルとExcelファイルに設定されているフォントが異なる
• 環境依存文字や特殊文字が使用されている
• 表やグラフなどがあると文字が正しく認識されないこともある

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仕事でPDFファイルをExcelに変換したい

業務の一環でPDFファイルをExcelに変換するときは、企業が指定している変換ツールを使用しましょう。
企業が承認していないツールのなかには、セキュリティが脆弱なものもあり、企業の機密情報が漏洩したりコンピュータウイルスに感染したりするケースもあるためです。ツールの使用を迷った際は上司や先輩の指示を仰ぎ、独断での使用は控えましょう。

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まとめ

PDFデータはExcelへ変換すると編集が容易になり、業務も効率化されます。ただし、PDFからExcelへ変換する際に文字化けやデータが崩れるケースもあります。ツールは万能ではありませんので、手直しが必要なこともあると理解した上で活用しましょう。
この記事でご紹介した方法を基にしてご自分にあった方法を見つけてください。

Excelのショートカットキーとは？

ショートカットキーとは、キーボードの特定のキーを複数組み合わせることで、ディスプレイ上のメニューや機能を呼び出せるキーの総称です。Windowsキーのように単独でも機能するものと、CtrlやAltといった特殊なキーと他のキーを組み合わせて入力すると機能するものがあります。
Excelの作業中、マウスに持ち替えずに使用したい機能をショートカットで呼び出せるので、覚えておくと便利です。

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覚えておきたいExcelのショートカットキー12選

Excelのショートカットキーは種類が豊富で、マスターすればほとんどマウス操作なしで作業を進められます。
以下に使用頻度の高いショートカットキーを抜粋して一覧にしました。
まずはこちらを習得しましょう。

コピー (Ctrl＋C)

Excel上で選択したセルや範囲をコピーします。
以下で紹介する貼り付けとセットで使う、使用頻度が高いショートカットキーの1つです。
入力キーはコピー（Copy）のCと覚えるとよいでしょう。

貼り付け (Ctrl＋V)

Excelシート状にコピーした内容を貼り付けます。
上記で解説したコピーと貼り付けはセットで使用することが多いです。
コピーのショートカットキーに用いるCと貼り付けのVは、効率を重視して隣同士のキーが割り振られています。

切り取り (Ctrl＋X)

Excelシート上で選択したセルや範囲を切り取ります。
上記で解説した貼り付けと組み合わせて使用することが多いショートカットキーです。
切り取った文字列は、貼り付け（Ctrl＋V）で移動・貼り付けることも可能なので、用途によってコピー（Ctrl＋C）と使い分けましょう。

矢印方向にワープ移動（Ctrl＋←、↓、↑、→）

矢印を押した方向にワープ移動をします。
データが入力されている空間で実行するとそのデータの一番端まで、データが何もない空間で実行した場合はデータが入力されているセルまでワープします。
スクロールバーを使わずに素早くシート上を移動できるため、たいへん便利です。

矢印方向にワープしながらセルを選択（Shift＋Ctrl＋←、↓、↑、→）

矢印方向にワープしながらセルを選択します。上記で解説したものに、範囲指定が加わった機能です。
ワープの法則は上記で解説したものと同じです。
複数行にわたるコピーをしたいときのように、まとめて範囲指定をしたいときに役立ちます。

全選択（Ctrl＋A）

全選択のショートカットキーです。
データが入力されたセル上で実行するとデータが連続して入力された範囲を全選択、空白のセル上で実行するとシート全体を選択します。
表を別のセルに移動したいときや、上記で紹介したコピーやペーストなどと組み合わせて利用できます。

1つ戻る（Ctrl＋Z）

直前に実行した操作を取り消して、1つ前の操作に戻るショートカットキーです。
Excel作業中に誤った操作を実行してしまったときに使用しましょう。
手早く1つ前の状態に戻せるので、表のレイアウト変更のように調整しながら修正を進めたいときにも重宝します。

検索（Ctrl＋F）

Excelシート内の文字列を検索するための検索ツールを開きます。
特定の文字列が含まれたセルを編集したいときに活用します。
データの置換を行いたいときにもこのショートカットキーを使うと便利です。

上書き保存（Ctrl＋S）

Excelファイルの上書き保存をします。
まだ一度も保存をしていない新規ファイルの場合は「名前を付けて保存」の画面に飛びます。
定期的にこのショートカットキーを利用すれば保存忘れを防げて安心です。
入力キーはセーブ（Save）のSと覚えるとよいでしょう。

シート間の移動（Ctrl＋PageUp、PageDown）

Excelシート間の移動ができるショートカットキーです。
キーはそれぞれ「pg up」「pg dn」と表記されている場合もあります。
左隣へシート移動したい場合はPageUpキー、右隣へシート移動したい場合はPageDownキーを組み合わせて入力します。

アプリケーションの切り替え（Alt＋Tab）

起動しているアプリケーションの切り替えをします。
WordやPowerPointなどのファイルを確認しながら作業を行うとき、チャットツールをチェックしたいときといった、複数のアプリケーションを立ち上げているときにスムーズな切り替えが可能です。

パソコン画面ロック（Windows＋L）

パソコン画面をロックします。
一時的に離席する際、セキュリティーの観点からパソコン画面をロックしておくのがベターです。画面ロックもショートカットキーで素早く実行できますので、習慣づけておきましょう。
入力キーはロック（Lock）のLと覚えるとよいでしょう。

Excelのショートカットキーを利用するメリット

Excelのショートカットキーを覚えておくと、さまざまなメリットを得られます。
ショートカットキーに慣れるまでは少し時間がかかりますが、一度覚えてしまえば便利で手放せなくなるでしょう。

作業時間を短縮でき効率が上がる

ショートカットキーを活用するメリットの1つとして、作業時間の短縮と効率化が挙げられます。
キーボード入力だけでExcelのさまざまな操作を実行できるので、マウスに持ち替える手間が省けて便利です。一つひとつの操作で短縮できる時間は数秒ですが、積み重ねると大きな時間になるでしょう。

操作ミスを軽減できる

隣り合った別の機能をクリックしてしまったり、全範囲を指定したつもりが一行ずれてしまっていたりといったミスをした経験はありませんか。
ショートカットキーを使えば特定の操作を実行できるため、マウスの誤操作や手入力によるミスを防げます。

ストレスが軽減できる

ショートカットキーを使用すれば、スムーズに作業が進められます。
Excelのアップデートに伴いデザインが一新し、よく使用していた機能の配置が変わってしまい、操作に戸惑った経験はないでしょうか。ショートカットキーに慣れておけば使いたい機能を瞬時に呼び出せるので、以前と変わらず操作ができ、ストレスも減らせます。

ファイルの保存忘れを軽減できる

Excelファイルの保存もCtrl＋Sのショートカットキーで手早く行えます。
ショートカットキーで保存する習慣を付けておけば、うっかり保存を忘れて数時間分の作業が水の泡となってしまう事態を防げるでしょう。

Excelショートカットキーの覚え方

ここからはExcelショートカットキーの覚え方について解説します。
ショートカットキーは膨大な数があり、一度に暗記するのはなかなか難しいものです。手当たり次第に暗記するのではなく、以下のような工夫をすれば覚えやすくなります。

英単語の頭文字で覚える

ショートカットキーのなかには、英単語の頭文字が割り振られているものが多いです。たとえば、Ctrl＋Cはコピー（Copy）のC、Ctrl＋Sは保存を意味するセーブ（Save）のSなどです。
そのほかにもCtrl＋XのXをハサミに見立てて、ハサミで切り取りと覚える方法もあります。連想ゲームや語呂合わせを考えてみるのも、ショートカットキーを覚える早道になるでしょう。

CtrlやAltなど共通するキーの機能をグループで覚える

ショートカットキーは複数のキーで構成されているものがほとんどです。
CtrlやAltといった共通するキーの機能をまとめて覚えていくとよいでしょう。
類似する機能は近くのキーが割り振られていることも多いので、グループで覚えていくとわかりやすいです。たとえばコピー・貼り付け・切り取りは、C・V・Xと隣り合ったキーが設定されています。

AltキーやF10のガイドを使用して機能を覚える

Excelシート上でAltキーまたはF10を単独で押すと、メニューバーにアルファベットが表示されます。対応するキーを押すと、ショートカットでメニューが開けます。最初のうちはこのガイドを参考にして、ショートカット機能に慣れることからはじめてみましょう。何度も繰り返し使っていくうちに、キーの配列やショートカットキーを覚えられます。

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まとめ

Excelのショートカットキーを覚えておくと、作業効率が向上し、ミスの防止やストレス軽減につながります。コピー＆ペーストや検索機能といった一部のショートカットキーはExcel以外でも応用できるので、覚えておくと便利です。
まずは普段、自分がよく利用する機能のショートカットキーを使ってみましょう。何度も繰り返し使っていくうちに、キーの組み合わせを自然に覚えられるでしょう。

Excelのプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）とは？

Excel（エクセル）のプルダウンとはプルダウンリスト（プルダウンメニュー）の省略語です。ドロップダウンリストとも呼ばれており、リストに表示したい内容（文言等）によって作成方法が異なります。

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※クリックで画像を拡大できます

この記事では、プルダウンリストの基本的な作成から活用方法まで、幅広くご紹介します。

Excelのプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）が役立つ場面、注意点

まずは、プルダウンリストが役立つ場面、注意点などを知っておきましょう。プルダウンリストのメリット・デメリットからご紹介します。

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）のメリット

プルダウンリストを活用するメリットは、同じ語句を入力する手間が省けることです。Excelを複数人で共有・編集する場合は、表記ゆれや誤字などが発生してしまうケースもありますが、あらかじめリストから選ぶ語句を設定することで回避できます。
プルダウンリストの活用によって、個人やグループ単位での入力ミスが減るため、部署や企業全体の業務効率化につながります。

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の注意点・デメリット

プルダウンリストには注意点やデメリットもあります。たとえば、設定方法や解除方法を知らないと使いづらく感じるかもしれません。また、プルダウンを設定したセルは解除しない限り直接文字を入力できなくなります。プルダウンリストの内容が増えるほど、入力項目が探しにくくなるのもデメリットといえます。

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【基本編】プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成方法

プルダウンリストの基本的な作成方法3つと、使い分けの必要性、項目の追加方法などをご紹介します。

1）カンマで区切って入力する方法

リストに表示させたい文言を、カンマで区切って直接入力する方法です。

1. プルダウンを作成したい表のセルにカーソルを置く
   
   ×
   
2. 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする
   
   ×
   
3. 「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される

   ① プルダウンを作成したいセル

   ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更

   ③ 「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れる

   ④ 「元の値」に選択肢を半角カンマ「,」で区切って直接入力する（今回は「出席,欠席」とする）

   
   ×
   
4. プルダウンを作成したらフィルハンドルを使用して任意の範囲までフィルをコピーする

   ① この範囲でフィルをコピーする

   ② 右側「▼」をクリックする

   ③ 「書式なしコピー（フィル）（Q）」を選択肢する

   ※フィルハンドルとは、カーソルが十字に変わったところで任意のセルまでドラッグしてコピーを行うこと

   
   ×
   
5. セルの右にある「▼」マークをクリックして、「出席or欠席」を選択できれば完了！
   
   ×
   

2）リストの範囲を指定する方法

リストに表示させたい文言の範囲を、あらかじめ指定しておく方法です。データの量が多いときに適しています。

1. プルダウンリストを表示したい表と、反映させたい選択肢を記載した表を作成する
   
   ×
   
2. プルダウンを作成したいセルにカーソルを置き、「データの入力規則」をクリックする
   
   ×
   
3. 「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される

   ① プルダウンを作成したい表のセル

   ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更

   ③ 「元の値」にカーソルを置き、表示したいリスト④の項目範囲を選択する（今回は「出席・欠席」を選択）

   
   ×
   
4. プルダウンが作成されたら任意の範囲までフィルをコピーする（書式なし）：1-4参照
5. セルの右にある「▼」マークをクリックして、「出席or欠席」を選択できたら完了！：1-5参照

3）名前を定義して指定する方法

はじめに名前を定義して、その名前に含まれる選択肢をリストに表示する方法です。リストに表示させたい文言が大きな数字や日付などの場合に便利です。

1. プルダウンリストを表示したい表と、反映させたい選択肢を記載した表を作成し、名前の定義をクリックする

   ① 表示したいリストの項目を選択する（今回は「出席・欠席」を選択）

   ② 数式タブ → ③ 名前の定義をクリックする

   
   ×
   
2. 「新しい名前」ダイアログボックスが表示される

   ① 名前に②の名前（付けたい名前でよい）を記入する（今回は「出欠」とする）

   ③ 「参照範囲」に④のセル範囲が挿入されているかを確認する

   
   ×
   
3. プルダウンを作成したいセルにカーソルを置き、「データの入力規則」をクリックする

   ① プルダウンを作成したい表のセルにカーソルを置く

   ② データタブから、④の「データの入力規則」をクリックする

   
   ×
   
4. 「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される

   ① プルダウンを作成したいセル

   ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更する

   ③ 「元の値」にカーソルを置き、「=」を入力したあと、先ほど付けた④の名前を記入する（今回は「出欠」とする）

   
   ×
   
5. プルダウンが作成されたら任意の範囲までフィルをコピーする : 1-4参照
6. セルの右にある「▼」マークをクリックして、「出席or欠席」を選択できたら完了！：1-5参照

3つの方法に違いはある？

ここまで3つの方法をご紹介しました。基本的には自分のやりやすい方法で構いませんが、場合によっては、うまくプルダウンリストが作成できないときがあります。

たとえば、カンマで区切って入力する方法は、プルダウンリストに表示したい名前にもカンマ「,」が付いているとうまく反映されません。以下は、「1,000m,2,000m,3,000m,」とした場合の例です。

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上記画像のように、1,000が「1」と「000ｍ」に分かれてしまいます。
状況に合わせて使い分けることが大切です。

「範囲を指定する方法」や「名前を定義する方法」では、以下のように数字がきちんと反映されています。

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プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の追加方法

プルダウンリストの追加方法をご紹介します。

1. プルダウンリストを表示している表と、反映したい選択肢の表を作成する

   ①の範囲を選択する

   ② 「データ」タブから③「テーブルまたは範囲から」をクリックする

   
   ×
   
2. 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示される

   ① ②の範囲を指定する

   ③ 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる

   
   ×
   
3. リストがテーブル化されるので、項目を追加する（今回は「早退・遅刻」を追加）
   
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4. プルダウンリストに反映されていたら完了！
   
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困ったときの対処法

以下からは、プルダウンリスト作成後によくある疑問やトラブルについての対処法をご紹介します。

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成場所を忘れたとき

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）はセルをアクティブにしないと「▼マーク」が表示されません。作成場所を忘れた場合、見つけるのが困難ですので、検索機能を活用しましょう。
手順は以下の通りです。

1. 検索したいシートを開き、「Ctrl」＋「G」を押す
2. 「ジャンプ」ダイアログが表示されるので「セルの選択」をクリックする
3. 「データの入力規則」と「すべて」の項目にチェックを入れてOKを押す
4. プルダウンリストが作成されているセルにグレーの色が付く

プルダウン（ドロップダウンリスト）が表示されないとき

プルダウンリストが表示されない場合は、反映されないセルをアクティブにして、もう一度「データタブ」→「データの入力規則」を選択します。「データの入力規則」ダイアログの「ドロップダウンリストから選択する」項目にチェックが入っているかどうかを確認しましょう。

上記で解決しなければ、「ファイルタブ」→「オプション」をクリックして「詳細設定」を選択します。「次のブックで作業するときの表示設定」項目にある、「オブジェクトの表示」箇所の「すべて」にチェックが入っているかどうかを確認してください。

プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を削除したいとき

プルダウンリストの削除方法は、プルダウンを設定しているセルを選択し、「ホーム」タブの「編集」項目にある「クリア」→「すべてクリア」で解除が可能です。
書式設定は残したまま、プルダウンの設定だけ削除したい場合は、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックして、「データの入力規則」ダイアログから「すべてクリア」を選択しましょう。

まとめ

Excelを使い慣れていない方には、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成方法や使い方が難しく感じるかもしれません。
しかし、プルダウンリストを活用することで、入力ミスや表記ゆれなどの問題が解消されて業務効率化につながります。また、何度も同じ内容を入力したり一から文字や数値を入力したりする手間も省けるので、たいへん便利です。
ぜひ、この機会にプルダウンリストの使い方をマスターしてください。

Excelの「関数」とは、あらかじめ定義されているExcel機能の1つで、特定処理を行うために用意された数式・命令文のことを指します。関数と聞くと「難しそう」「なんとなく苦手」と感じる方もいるでしょう。
この記事では、基本的な関数と入力例をご紹介します。どういった場合に使用するのかもご紹介しますので、ぜひ業務に役立ててください。

エクセル資料作成のコツ！基本から小技まで解説

本稿では見やすい資料を簡単に作れるエクセル（Excel）のコツを紹介します！初心者向けに関数なしで…

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基本的なExcel関数10選

Excel関数は、数式で成り立っています。以下の画像は、数式の簡単な内訳です。

このカッコ内に入力可能な値は、計算のもとになる値や文字列、セルやセル範囲などです。関数によっては、他の関数を入力することも可能です。ただし、入力できる内容や個数は関数ごとに決められていますので、使用前に関数を確認しておくといいでしょう。

関数を入力する方法は、3パターンあります。入力する際は、ご自身に合った方法を選択してください。

• 関数ダイアログボックスで検索・選択して入力する
• 数式タブの関数ライブラリから選択して入力する
• 選択したセルに直接数式を入力する

1．【SUM関数】の使い方

「SUM関数」は数値の合計を求める関数で、指定範囲から合計値を計算する際に使用します。

• 活用できるシーン
• 請求書の各項目を足した合計金額を出したい
• 各部署の人員数や課ごとの人員数を確認したい

入力例

=SUM(▲:▼)
上記はSUM関数の数式です。▲は範囲の開始セル、▼は範囲の終了セルとなります。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、D3セルからD10セルまでの合計値を求めます。
1．合計値を入力したいセルを選択します。

2．Excelブック内にある数式タブから『オートSUM』を選択し、一覧から「合計」をクリックします。オートSUMはΣマークが目印です。

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3．以下のような表示が出たら、Enterキーを押してください。

×

4．合計値の計算ができました。

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なお、数式を間違わずに入力できる場合は、C8セルに直接「=SUM(D3:D10)」と入力し、Enterキーを押すことでも同様の処理が可能です。

2．【SUMIF・SUMIFS関数】の使い方

「SUMIF関数」「SUMIFS関数」は、指定した範囲内で、条件を満たしている数値の合計を求める関数です。「SUMIF関数」では単一条件、「SUMIFS関数」では複数条件を指定する必要があります。

• 活用できるシーン
• 売上リストから、担当者ごとの売上合計額を求めたい
• 社内イベントの参加費用リストから、部署ごとの参加費合計を求めたい

入力例【SUMIF】

=SUMIF(範囲, 検索条件, [合計範囲])
上記はSUMIFの数式です。
範囲と検索条件、計算する範囲を指定して、計算結果を求めます。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、担当者ごとの合計売上額を求めます。
1．合計値を入力したいセルを選択します。

2．Excelブック内にある数式タブから『数学/三角』を選択し、一覧から「SUMIF」を選択します。

×

そうすると、ダイアログボックスが表示されますので、範囲の入力欄をクリックしましょう。

3．B3セルからB10セルをクリック＆ドラッグで選択します。

×

入力欄に「B3:B10」と記入されていたら、F4キーを1回押します。

×

4．検索条件の入力欄をクリックして、B14と入力、または該当セルを選択します。

5．合計範囲の入力欄をクリックします。
D3セルからD10セルをクリック＆ドラッグで選択し、F4キーを1回押します。

×

6．OKをクリック、またはEnterキーを押すことで合計値が計算されます。

7．合計値が表示されたら、枠を下へドラッグします。

×

それぞれの合計値が計算できました。

この例のように、続けて次の担当者分の合計を求める際は「絶対参照」を行うと効率的でしょう。
絶対参照とは、F4キーを押すことで追加された「$」のことです。ノートパソコンで作業をされる方の場合は、Fn+F4キーで入力可能です。
列方向を絶対参照する場合はアルファベットの前に挿入し、行方向に絶対参照する場合は数字の前に挿入します。
今回の例では、列方向と行方向、どちらも絶対参照したものとなっています。

入力例【SUMIFS】

=SUMIFS(合計対象範囲, 条件範囲 1, 条件 1, [条件範囲 2, 条件 2], …)
上記はSUMIFSの数式です。
合計する対象範囲を指定してから、指定条件の範囲と条件を、必要な分入力して指定します。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、担当者ごとにプランAの売上合計額を求めます。
1．合計値を入力したいセルを選択します。

2．Excelブック内にある数式タブから『数学/三角』を選択し、一覧から「SUMIFS」を選択します。

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そうするとダイアログボックスが表示されますので、合計対象範囲の入力欄をクリックしましょう。

3．D3セルからD10セルをクリック＆ドラッグで選択し、F4キーを1回押します。

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4．次に、条件範囲1の入力欄をクリックします。B3セルからB10セルをクリック＆ドラッグで選択し、F4キーを1回押します。

×

条件1の入力欄をクリックし、B14と入力、または該当セルを選択します。

×

5．条件範囲2の入力欄をクリックします。C3セルからC10セルをクリック＆ドラッグで選択し、F4キーを1回押します。

×

条件2の入力欄をクリックします。D13と入力、または該当セルを選択し、F4キーを1回押します。

×

6．OKをクリック、またはEnterキーを押すことで合計値が計算されます。

7．合計値が表示されたら、枠を下へドラッグします。

×

それぞれの合計値が計算できました。

条件範囲2での絶対参照を忘れると、ドラッグした際に求めたデータが反映されなくなります。入力後は、OKのクリック前に必要な範囲が絶対参照されているか、確認しましょう。

3．【AVERAGE関数】の使い方

「AVERAGE関数」は数値の平均を求める関数で、指定範囲にある値の平均値を計算する際に使用します。

• 活用できるシーン
• 顧客層の年齢平均を求めたい
• 部署ごとの売上平均を求めたい

入力例

=AVERAGE(▲:▼)
上記はAVERAGE関数の数式です。▲は範囲の開始セル、▼は範囲の終了セルとなります。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、参考表のD4セルからD10セルまでの平均値を求めます。
1．平均値を入力したいセルを選択します。

2．Excelブック内にある数式タブから『オートSUM』を選択し、平均をクリックします。オートSUMはΣマークが目印です。

×

3．以下のような表示が出たら、Enterキーを押してください。

×

4．平均値の計算ができました。

×

なお、他の平均値も求める場合に便利な方法として、オートフィル機能があります。
選択したセル範囲の右下をクリック＆ドラッグすることで、残りのセルにも数式が入力されます。

×

4．【COUNT・COUNTA関数】の使い方

「COUNT・COUNTA関数」は指定範囲内から日付や時刻など、数値データの個数を求める関数です。月間の出向日数や緊急出動日数などの算出に使用できます。
しかし「COUNT関数」が計算可能なのは数値のみで、文字列は対象外な点に注意が必要です。文字列がデータに含まれる場合は、空白セル以外のすべてを数えられる「COUNTA関数」を用いましょう。

• 活用できるシーン
• 出勤日数を数えたい
• 月間の出動日数を数えたい

入力例【COUNT】

=COUNT(▲:▼)
上記はCOUNT関数の数式です。▲は範囲の開始セル、▼は範囲の終了セルとなります。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、参考表に記載された出動日数の数を求めます。
1．数えた値を入力したいセルを選択します。

2．Excelブック内にある数式タブから『オートSUM』を選択し、数値の個数をクリックします。オートSUMはΣマークが目印です。

×

3．E3セルをクリックし、E20までドラッグします。

×

4．G3セル内に「=COUNT(E3:E20)」と入力されていることを確認したら、Enterキーを押します。

5．数を求めることができました。

×

入力例【COUNTA】

=COUNTA(▲:▼)
上記はCOUNTA関数の数式です。▲は範囲の開始セル、▼は範囲の終了セルとなります。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、表に記載された応援込みの出動日数を求めます。
1．数えた値を入力したいセルを選択します。
2．Excelブック内にある数式タブから『その他の関数』を選択し、統計の一覧から「COUNTA」を選択します。

×

3．ダイアログボックスが表示されたらE3セルをクリックし、E20までドラッグします。

×

4．ダイアログボックスを確認し、値1入力欄に「E3:E20」と入力されていたら、OKをクリックしてください。

5．数を求めることができました。

×

5．【IF・IFS関数】の使い方

「IF・IFS関数」は、設定条件を満たしている場合とそうでない場合の結果を表示できる関数です。「条件を満たせば◯、満たしていない場合は✕と表示」といった条件指定を行うことで、条件が満たされているかどうかを一覧で確認することが可能になります。

• 活用できるシーン
• 基準を上回ったかどうかを一覧化したい
• 試験結果から素早く判断したい

「IF関数」に設定可能な条件は1つまでと決められています。複数条件を設定、または組み合わせる場合には「IFS関数」を使用しましょう。

条件を指定する際は、以下のような比較演算子を使用します。
関数を応用していく際にも必要になりますので、覚えておくといいでしょう。

入力例【IF】

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)
上記はIF関数の数式です。論理式とは判断の基準となる値のことで、真の場合の処理、偽の場合の処理をそれぞれ指定します。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、試験の合計得点300点を基準とし、300点以上の場合は〇を、満たない場合は✕を表示するよう求めます。
1．結果列の一番上にあるセル（G3）を選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブから『論理』を選択し、一覧から「IF」を選択します。

×

3．合計点から判断するため、F3セルをクリックし、F22までドラッグします。

×

論理式の入力欄に「F3:F22」と入力されたことが確認できたら、その後に続けて「>=300」と入力してください。

×

これで「F3からF22のうち、300点以上」を意味する数式になります。

4．次に、値が真の場合の入力欄に「”〇”」と入力します。

×

文字列を指定する場合は「””（ダブルクォーテーション）」で囲む必要がありますので、入力を忘れないよう注意しましょう。

5．同様に、値が偽の場合の入力欄に「”✕”」と入力したら、OKをクリックします。

×

6．指定した条件による結果が表示できました。

×

入力例【IFS】

=IF(論理式1,値が真の場合1,論理式2,値が真の場合2,論理式3,…)
上記はIF関数の数式です。この数式では、条件を指定するごとに論理式を入力する必要があります。「論理式,値が真の場合」はセットで考えると、理解しやすいでしょう。

• この例では、同じ表を使用し、試験結果をもとに以下の条件を求めます。
• 合計得点が300点以上の場合は「〇」とする
• 合計得点が250点以上の場合は「△」とする
• 合計得点が249点未満の場合は「✕」とする

具体的な入力例を見ていきましょう。
1．まず、結果列の一番上にあるセル（G3）を選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブから『論理』を選択し、一覧から「IFS」を選択します。

×

3．論理式1には1つ目の条件を入力します。
合計点を基準に判断するため、F3からF22までドラッグします。

×

論理式1の入力欄に「F3:F22」と入力されたことが確認できたら、その後に続けて「>=300」と入力します。

×

4．値が真の場合1の入力欄に「”〇”」と入力します。

×

この場合も「””（ダブルクォーテーション）」の入力を忘れないよう注意しましょう。

5．同様に、論理式2の入力欄には2つ目の条件を入力します。「F3:F22>=250」と入力を行い、値が真の場合2の入力欄には「”△”」と入力します。

×

これで「F3からF22のうち、250点以上の場合は△を表示する」といった意味の数式になります。

6．論理式3の入力欄に入力するのは、3つ目の条件です。「F3:F22<249」と入力します。

×

これで「F3からF22のうち、249点未満の場合」を意味する数式になります。

7．値が真の場合3には「”✕”」と入力します。
入力欄が見つからない場合は、ダイアログボックス内にあるスクロールバーを少し下げてみてください。

×

8．OKをクリックすると、指定した条件による結果が表示されます。

×

6．【COUNTIF関数】の使い方

「COUNTIF」は設定した条件と一致するデータの数を求める関数です。指定数値以上となったデータ値を数える際などに使用できます。

• 活用できるシーン
• 試験の合格者数を求めたい
• 指定した値と合う数を求めたい

入力例

=COUNTIF(▲:▼,検索条件)
上記はCOUNTIF関数の数式です。▲▼には範囲の開始および終了セルを、検索条件には範囲内から数えたい値を入力します。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、試験結果から合格者の数を求めます。
1．合格人数を入力したいセルを選択します。

2．Excelブック内にある数式タブから『その他の関数』を選択し、統計の一覧から「COUNTIF」を選択します。

×

3．範囲の入力欄にG3:G22と入力します。

×

4．合格者の数を求めるので、検索条件は”〇”を入力してOKをクリックします。

×

5．数を求めることができました。

×

7．【MAX・MIN関数】の使い方

「MAX関数」は最大値を「MIN関数」は最小値を求める関数です。複数の数値データから最大値や最小値を求める際に使用されます。

• 活用できるシーン
• 売上額の最大値、または最小値を求めたい

入力例【MAX】

=MAX(▲:▼)
上記はMAX関数の数式です。▲▼には範囲の開始および終了セルを入力します。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、合計点の範囲から最大値を求めます。
1．最大値を入力したい、H5セルを選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブから『オートSUM』を選択し、最大値をクリックします。オートSUMはΣマークが目印です。

×

3．F3セルをクリックし、F22までドラッグします。

×

4．数式バー、またはH5セルに「=MAX(F3:F22)」と入力されていることを確認したら、Enterキーを押してください。

5．最大値を求めることができました。

×

なお、数式を間違わずに入力できる場合は、H5セルに直接「=MAX(F3:F22)」と入力し、Enterキーを押すことでも同様の処理が可能です。

入力例【MIN】

=MIN(▲:▼)
上記はMIN関数の数式です。▲▼には範囲の開始および終了セルを入力します。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、合計点の範囲から最小値を求めます。
1．最小値を入力したい、H7セルを選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブからオートSUMを選択し、最小値をクリックします。オートSUMはΣマークが目印です。

×

3．F3セルをクリックし、F22までドラッグします。

×

4．数式バー、またはH7セルに「=MIN(F3:F22)」と入力されていることを確認したら、Enterキーを押してください。

5．最小値を求めることができました。

×

8．【VLOOKUP関数】の使い方

「VLOOKUP関数」は、指定範囲内から設定条件に当てはまる値を求める際に使用する関数です。この関数には、検索値に指定する値が左端列にないと、エラーが起きるといった注意点があります。
条件設定に用いる表などは、必ずA列から始まるように調整しましょう。

• 活用できるシーン
• 判断基準表をもとに、成績をランク付けしたい
• 設定した基準をもとに、評価を行いたい

入力例

=VLOOKUP(検索値,セル範囲,列番号,検索方法)
上記が「VLOOKUP関数」の数式です。4つ目に入力する「検索方法」に指定する値は『TRUE：近い値を探す』『FALSE：完全一致を探す』の2つです。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、合計点をもとに評価基準と合致する値を求めます。
1．値を入力したい、C3セルを選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブから『検索/行列』を選択し、一覧から「VLOOKUP」を選択します。

×

3．合計点をもとに判断するため、検索値の入力欄には「B3」と入力します。

×

4．範囲の入力欄では、評価基準の表全体を指定するため、A14セルからE18セルまでを選択します。

×

この時、範囲から基準の表がズレないように、絶対参照を行います。
入力欄のA14:E18を全選択し、F4キーを押してください。

×

5．列番号は、範囲入力した表の何列目を基準とするか、といった条件指定です。
一致する行の5列目から値を取り出すため、評価列の番号「5」を入力します。

×

6．検索方法には、検索値の近似値からも検索してもらうため「TRUE」と入力します。

×

7．OKをクリックすると、指定した条件による結果が表示されます。

×

8．C3セルに反映されたら、オートフィル機能でC4からC10セルにも反映しましょう。

×

8-1．【XLOOKUP関数】

「XLOOKUP関数」とは、先にご紹介した「VLOOKUP関数」の進化版ともいえる、新しい関数です。「Office2021」から搭載されるようになり、サブスクリプション型「Microsoft365」を利用している場合も搭載されているでしょう。
「VLOOKUP関数」との違いは、左端に限らず検索することが可能になった点です。
連続したセルであれば、ひとつの数式で同時に値を求めることが可能になりました。
この関数は「VLOOKUP」と同じく、Excelブック内にある数式タブから『検索/行列』を選択し、一覧から選択することで使用可能です。

9．【ROW関数】の使い方

「ROW関数」は、指定した行番号の数値を表示させる際に使用する関数です。行の追加・削除しても番号がズレたり飛んだりしない表の作成が可能です。
また、この関数を使用して番号を振った場合は、途中の行を削除しても自動で振り直されます。番号を飛ばすことがないため、膨大なデータ量を整理する際に便利です。

• 活用できるシーン
• 打ち込んだリストをナンバリングしたい

入力例

=ROW()
上記が「ROW関数」の数式です。列番号とは異なる数字を表示させる場合は、この数式の後に数字を入力する必要があります。

具体的な入力例を見ていきましょう。
この例では、列番号と異なる場合の入力例をご紹介します。
1．列番号を表示させたい、B3セルを選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブから『検索/行列』を選択し、一覧から「ROW」を選択します。

×

3．関数の引数ダイアログボックスが表示されますが、何も入力せず、OKをクリックします。
この時セルを選択しないよう注意しましょう。

×

4．今回の例では、列番号を表示させたいセルは上から3番目にあたります。そのため、B3セルには「3」と表示されます。
数式バーをクリックし、入力されている数式の後に「-2」と入力し、Enterキーを押してください。

×

5．B3セル内に「1」と表示されていることが確認できたら、オートフィルで下のセルにも反映します。

×

6．列番号を振ることができました。

×

なお、列番号を表示させたいセルが1番目にある場合は、何も入力せずOKをクリックした段階で、オートフィルなどの動作を行って問題ありません。
入力内容は、表示させたいセルに合わせて調整してください。

10．【DATE関数】の使い方

「DATE関数」は、年月日を入力またはセル指定することで、日付データの作成・整理を行ってくれる関数です。別々のセルに入力された年月日を整理したり、日付表記をシンプルにまとめたりする際に役立ちます。

• 活用できるシーン
• 記入後の年月日を整理したい
• 日付表記をまとめたい

入力例

=DATE([年],[月],[日])
上記が「DATE関数」の数式です。年、月、日、それぞれの値を順に入力して計算を行います。

具体的な入力例を見ていきましょう。
1．日付をまとめたい、E3セルを選択します。

×

2．Excelブック内にある数式タブから『日付/時刻』を選択し、一覧から「DATE」を選択します。

×

3．年の入力欄はB3、月の入力欄はC3、日の入力欄はD3とそれぞれのセルを選択します。

×

4．OKをクリック、またはEnterキーを押すと、日付欄にまとめた値が表示されます。

×

確認できたら、オートフィルで下のセルにも反映します。

5．日付の整理ができました。

×

まとめ

基本的なExcel関数を10個、ご紹介しました。Excel関数は約500個もの種類があり、ここでご紹介した関数はほんの一部です。関わる業務によっては、基本の関数をはじめとした、さまざまな関数に触れて覚えていくこともあるかもしれません。
Excelは業務で使用することの多いツールであり、ExcelやWordなどのツールが使える前提で求人を募る企業も多い傾向にあります。就活においても、Excel関数の基本だけでも学んでおくことは、役立つ可能性があるでしょう。

Excel（エクセル）はMicrosoft（マイクロソフト）社が提供するアプリケーションのひとつで、サブスクリプション版やパッケージ版が有名です。
しかし、普段Excelをあまり利用しない方が時々使用する分には、金銭的負担の方が大きいかもしれません。
そこで、今回はExcelを無料で使う方法や、互換性のある無料ソフトなどをご紹介します。

Excel無料版と有料版の違い

Excel無料版と有料版の主な違いには、一部の機能に制限があることや、保存先の違いなどが挙げられます。有料版はパッケージ版とサブスクリプション版の2種類から選べて、買い切りタイプのパッケージ版に対し、サブスクリプション版は月、もしくは年単位で料金を支払います。
パッケージ版が内蔵されて売られているパソコンもあるため、購入時にはすでにインストールされているケースもありますが、すべてのパソコンに標準装備されているわけではありませんので注意しましょう。

Excel有料版について

以下からは、パッケージ版とサブスクリプション版の違いについて解説します。

パッケージ版について

パッケージ版には、「Office Home & Business 2021」と「Office Personal 2021」の2種類があります。「Office Home & Business 2021」はWindows版、Mac版共に対応していますが、「Office Personal 2021」はWindows版にしか対応していません。
また、「Office Personal 2021」にはPowerPointが含まれていませんので、必要な方は「Office Home & Business 2021」の方を購入しましょう。

サブスクリプション版について

Microsoft 365のサブスクリプション版には、1ユーザ用の「Microsoft 365 Personal」と、1～6 ユーザ用の「Microsoft 365 Family」の2種類があります。「Microsoft 365 Personal」は1TB、「Microsoft 365 Family」は最大6TBまでクラウドステージが付属しており、どちらも同時に 5 台のデバイスまでサインインが可能です。
ただし、ユーザ数ごとにライセンス数が異なるため規約をよく確認しておきましょう。
パッケージ版とは異なり、常に最新バージョンを利用できるのがサブスクリプション版のメリットです。

ChatGPTとチャットボット：革新的AIの違いと比較

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【全対象】Excel無料利用方法3選

Excelを無料で利用する方法はいくつかあります。
まずは、誰もが可能な方法を3つ紹介しますのでご参考ください。

まずはアカウントを作成しよう

どのような方法を試すにしても、まずはMicrosoftアカウントが必要ですので、所持していない方は作成しましょう。アカウントを作成するとOne Driveの使用や（無料範囲は5GBまで）、Microsoft Store経由でのアプリダウンロードが可能になりますので、大変便利です。
アカウントの作成は以下の参考リンクから無料で行えます。

参考：Microsoft｜アカウントの作成

1.Microsoft 365 Personal体験版を利用する

「Microsoft 365 Personal」 の1か月無料体験版に申し込む方法をご紹介します。体験版は有料版と同じ機能がすべて使用できるため、他の無料版よりも使い勝手がよくオススメです。
なお、体験版の利用回数は1つのアカウント、もしくは1つのパソコンにつき、1回のみとなっています。一度利用したアカウントやパソコンでは再び体験版を利用できませんので覚えておきましょう。
また、無料試用期間が終了すると年間あたり12,984円の料金が発生しますので、継続しない場合は少なくとも請求日の2日前までに解約手続きを行う必要があります。

参考：Microsoft 365 ｜1か月無料試用版

Microsoft 365 Personal体験版の購入手順

「Microsoft 365 Personal体験版」の購入手順を解説します。

1.体験版のWebページへアクセスして、「1か月間無料でお試しください」をクリックする

2.サインイン画面で①にアカウントを入力→次の画面で3パスワードを入力する（アカウントがない方は➁をクリックして作成する）

3.「サブスクリプションを確認する」画面に移行次第、指示に従い支払い情報の入力・規約の確認などを行う

4.支払い方法を選択・入力する

5.「試用版を開始して、後で支払う」をクリックする
※こちらを選択することでMicrosoftの販売条件に同意したことになります。

6.購入完了の画面が表示されればOK

ビジネス文書からプレゼン資料まで！見やすい資料作成のコツとは？

資料作成は事前の準備とデザインがポイントです。コツさえつかめば初心者でもわかりやすい文書や資料が作…

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2.Excelの無料アプリから利用する

スマホやタブレットからExcelを無料で使いたい方は、専用アプリの利用がオススメです。パソコン版よりも機能は限られていますが、外出先からも手軽に利用できます。
ただし、無料利用できるのは、10.1 インチ（W223×H141mm）以下のスマートフォン・タブレットのみです。10.1 インチ以上のタブレットでもファイルの閲覧は可能ですが、編集を行う際には下記画面のようにサブスクリプション版への加入が促されます。

Excelの無料アプリ利用手順

以下、「Microsoft Excel」の具体的な利用手順です。

1.iOS は App Store、Android は Google Playで「Microsoft Excel」アプリをダウンロードする

2.サインインをする

3.「Microsoft 365 Personal 計画の取得」画面に以降するので「閉じる」をクリックする

4.「待って！ 移動する前に。」という警告が出るので「後で試す」をクリックする

エクセル資料作成のコツ！基本から小技まで解説

本稿では見やすい資料を簡単に作れるエクセル（Excel）のコツを紹介します！初心者向けに関数なしで…

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3.Microsoft Office Onlineから利用する

3つ目は、「Microsoft Office Online」からExcelのオンライン版、「Excel for the web」を利用する方法です。インターネットに接続していればどこからでも作成・編集ができますので、10.1 インチ以上あるExcelアプリが非対応のタブレットでも作業を行えます。
また、Microsoftのクラウド（One Drive）に保存されるため、データが消える心配もなく、複数人でファイルの共有・編集なども可能です。

Microsoft Office Onlineでの作成例

作成例1：条件付き書式

作成例2：ピポットテーブル

Microsoft Office Onlineの利用手順

「Microsoft Office Online」の利用手順を紹介します。

1.Microsoft 365にサインインする

2.Microsoft 365のダッシュボード表示後、左上のマークをクリックする

3.一覧からExcelを選択する

4.Excel画面が開く

【対象者限定】Excel無料利用方法3選

対象者は一部の方に限られますが、Excelを無料で使用する方法はほかにもあります。
以下から詳しくご紹介しますので、選択肢のひとつとしてご確認ください。

1.学校がMicrosoftと契約をしている学生

Microsoftが提供する学術機関向けのプランに、「Microsoft 365 Education」があります。個人での契約・購入はできませんが、Microsoftと契約をしている学校の在学生ならば、無料もしくは格安でMicrosoft Officeを利用できるサービスです。
自分の通う学校が、Microsoft 365 Educationの対象かどうかわからない場合は、下記の公式サイトから調べられます。検索の際には学校から付与されたメールアドレスが必要ですので用意しておきましょう。

参考：Microsoft Office 365 | Microsoft Education

2.学校がMicrosoftと契約していない学生

Microsoftと契約していない学校の生徒は、学校の共用パソコンから使用できる場合もあります。学校のパソコンにはMicrosoft Officeがインストールされているケースも多く、利用しやすいのもメリットです。
ただし、他の学生と共用ですので、利用者が多いときは使えなかったり使用時間に制限が設けられていたりする場合もあります。
とはいえ、学生の方もレポートや卒論などで、ExcelやWordに触れる機会は少なくないでしょう。社会人になればさらに使用頻度が増えますので、学生のうちからマスターしておくことは大切です。

3.Meta Questシリーズのヘッドセットを持っている方

2023年12月、「Meta Quest」シリーズ向けのアプリストアから、Microsoft社のWord・Excel・PowerPointがリリースされました。Meta Questとは、Meta（旧Facebook）が開発したVRコンテンツを視聴するためのVRヘッドセットです。
「Meta Quest」シリーズのヘッドセットを持っている方なら無料でアプリを入手できるので、試してみてはいかがでしょうか。

Excelの代用として使える無料ソフト3選

以下からはExcellと互換性があり、Excelの代わりとして使える無料ソフトを3つご紹介します。
今回は、スマホやタブレットからでも手軽に使用できるものを選びましたのでご参考ください。

1.Googleスプレッドシート

「Googleスプレッドシート」はGoogle社が提供する表計算ソフトで、Googleアカウントを取得すれば誰でもすぐに利用できます。
ファイルの拡張子はExcelやPDF形式へも変換でき、クラウドだけでなくローカル保存も可能です。

Excelファイルへの保存方法は下記の通りです。

「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel（.xlsx）」

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2.Polaris Office

「Polaris Office」は、表計算・ワープロ・プレゼンテーションがひとつになったアプリです。登録方法の際にはGoogleアカウント、Apple ID、フェイスブックアカウント、メールアドレスなど複数から選べます。
「Polaris Office」はMicrosoft Officeに近いメニュー画面を搭載しており、Microsoft Officeと同じファイル形式で作成、編集、保存が可能です。そのため、普段はExcelしか使わない方も安心して利用できます。

Excelファイルへの保存方法は下記の通りです。

「ファイル（ドキュメント）」→「名前を付けて保存」

タスク管理とは？新入社員でも上手にタスク管理できる方法を伝授

上手にタスク管理ができると業務の効率化ができる。タスク管理のポイントからツールやアプリ・ToDoリ…

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3.Numbers

Apple 社が提供する表計算ソフトに「Numbers」があります。Apple 製品であればほとんどのデバイスに内蔵されており、iCloudを経由して他のデバイスと共有が可能です。
Webサイトからもアクセスができるので、Windowsパソコンからの閲覧・編集も行えます。Excel形式のほかにも、PDFやCSV保存が選択できる点も特徴です。

Excelファイルへの保存方法は下記の通りです。

「共有アイコン」→「書き出して送信」→「Excel」を選択

まとめ

Excelの無料版は手軽ですが、機能やサービスに制限があるため、頻繁に使用する方には有料版の購入をオススメします。有料版の購入に不安がある方は、体験版やオンライン版を使用してから購入を検討してもよいでしょう。
Microsoft Officeは多くの企業が導入しており、業種によっては高いスキルが求められるケースもあります。社会人だけでなく学生にも必要なスキルですので、この機会に試してみてはいかがでしょうか。