『COMPANY®』導入成功のポイントは
プロへの早めの相談と適切なスコープの切り分け・役割分担

ヒューマングループは1985年に創業し、教育事業を起点に、人材事業、介護事業など活動のフィールドを広げてきました。人と社会の最適な関係を創造し、現在では国内だけでなく欧州、東南アジアと拠点をグローバルに展開しています。
今回はヒューマンホールディングス株式会社 人事部の鈴木学様と中野芳孝様、そして人事部人事課と人事部労務課の主要メンバーの方々に、統合人事システム『COMPANY®』導入の取り組みについてお話を伺います。

複数のシステム併用による業務負荷が限界に

当社では以前、人事関連で10以上のシステムと紙の書類管理を併用しており、システム間のデータ連携が難しく手作業が必要な部分もあるなど、業務は煩雑で担当者への負荷が大きい状態でした。また、勤怠管理をはじめ多くの従業員の操作が必要なシステムも複数あり、ユーザビリティの低さが原因の問い合わせが増加していた点も問題でした。当社は連結子会社8社と非連結子会社7社、関連会社2社を有し、人事管理・勤怠管理・給与計算の対象となる従業員は3,000名を超えるため、小さなロスが全社として大きな生産性の差につながっていたのです。

システム刷新に踏み切った大きなきっかけは、カスタマイズの限界です。法改正や社内制度の変更のたびにシステムのどこかにイレギュラーが発生し、対応には専門知識を持つエンジニアと決して少なくない費用が必要でした。クラウドではなく、オンプレミスで運用していたシステムもあり、アドオンのような形で機能追加を繰り返すうちに、他システムに想定外の影響を及ぼすこともありました。
そこで人事システムの統合により、従業員満足度向上と離職率低減を目指すことを決定。将来的に、人事データを戦略的に活用したいという点でも、新たな一元管理できるシステムが求められていたと言えます。

製品選びの段階で早めにプロに相談

新たな製品選びの際に注目したポイントは、それまで複数システムとアナログな書類管理で対応していた業務をできる限り統合できること、そして導入後に拡張しやすいことです。『COMPANY®』は、拡張性とコストのバランスが良いという点で唯一無二だと思いましたが、導入を決定する前に当社にマッチした製品なのか慎重に検討したかったため、この段階でパートナーを探すことにしました。

セラクさんにお願いしたのは、組織力の点で一歩抜きんでていると思ったからです。
当社業務の掘り起こしを踏まえた適切な製品選びから安定的な運用や自走まで、長期間のサポートをお願いしたく、途中での要員交代も想定しなければなりません。そこでパートナー選びでは担当エンジニア個人のスキルではなく、企業として当社とのやり取りをしっかりと管理し、継続して協力していただけるエンジニアの規模や組織力が大事だと考えました。

『COMPANY®』の運用に関しては、社内担当者が積極的に活動し、社内にしっかりとドキュメントを残せる体制を希望していました。システム運用をベンダ任せしてしまうと、ユーザ側でデータ移行方法やアドオンに関する資料を保有できておらず、移行時にベンダ側担当者の異動や退職の影響を受けやすい状況になるリスクが考えられるためです。

セラクさんには当社の要望に対応していただき、上位レイヤを社内人材が担当し、当社の曖昧なニーズを具体的な形として実現できました。また、当社側は『COMPANY®』についての知識が無い状態からのスタートだったため、セラクさんがまず触って見せてくれることで少しずつ理解が深まり、徐々に私たちのできること、やりたいことが増えて、各担当者が能動的に考えられるようになりました。
単なる業務の外注ではなく、一緒に悩み、1つのチームとして二人三脚で課題に取り組んでいただいたことは、特に印象に残っています。現場の担当者さんが分からない場合でも、セラクさんが企業として蓄積したノウハウを使って総合的に解決策を探していただける、という安心感は大きかったです。

『COMPANY®』導入で労働効率を大幅にアップ

『COMPANY®』導入により業務効率は大きく改善し、人事部の残業時間は目に見えて減りました。1つのシステムで多くの処理を完結できるようになり、複数の人事担当者が情報を同時に確認できるため、お互いにフォローしやすくなるといった点でも以前より働きやすくなりました。ほかにも届け出関連の承認フローが速くなる、各社間の郵送物が減る、データ管理の管理工数が削減され、必要な情報に迅速にアクセスできるなど、さまざまな点で改善されました。お陰様で、「人事データ活用」に取り掛かるための基礎ができてきた、と思います。

また、セラクさんに制作をお願いした運用方法やノウハウに関するドキュメントも、継続的な改善に役立っています。『COMPANY®』は多くの従業員が利用するため、さまざまな内容のドキュメントを残しておくことが大事です。ドキュメントのフォーマットを最初に作っていただいたことで、当社の従業員がその後に制作する形式を統一できました。ドキュメント制作の手間だけでなく、参照性を高めることにもつながり、新たなユーザの使いやすさにつながっています。

成功につながったポイントとは？

人事システム刷新の効果は非常に大きいですが手間もかかるため、無理なく導入を進めるためには、いくつかのポイントで「割り切り」が必要ではないでしょうか。

当社のケースではまず、従来は複数のシステムで管理していたデータの移行が大きな課題でした。データのフォーマットが統一されておらず、整備されていない部分もあり、すべてのデータを整えつつ移行するためには膨大な手間と時間がかかってしまう。そこで、従来のデータよりも『COMPANY®』に新たに蓄積していくデータの価値が高いと判断し、最低限移行すべきデータの範囲を限定して進めました。
また「従来の使い勝手」を優先すると、かえって全体の生産性を悪化させてしまいがちです。「従業員が混乱するのでは？」と正直不安に思う部分もありましたが、当社も思い切ってシステム刷新と同時に、非効率的な慣習や形骸化している社内規定を見直しました。スタートして約１年、順調に業務を進められています。将来的な使いやすさを優先し、ルールを可能な範囲でシンプルに整えることは重要だと思います。

人事システム刷新は全社規模の大きい取り組みであり、どうしても我々のようなユーザ企業はノウハウが乏しいケースが多く、不測の事態を避けられません。そのことを念頭に置き、予定や期日通りに進められる体制を作っておくことも重要です。同じ予算であっても困ってから使うのではなく最初に余裕をもって人員を確保し、頼れる専門家としっかりと連携することが効果的だと思います。