はじめに
人事業務は採用から労務管理まで幅広く、日々の業務量は膨大です。その中で、人手不足による業務過多や長時間労働、必要な業務に十分な時間を確保できない、業務の偏りや属人化によるリスクなど、さまざまな問題が存在します。特に担当者が不在になった際に業務が滞る可能性は、企業にとって大きな懸念材料です。これらの問題を解決する方法の一つとして、人事システムの運用を外部に委託するという方法があります。本記事では、人事システムの運用を外部委託することのメリットや、委託を行う際に押さえるべきポイントについて解説します。
外部委託のメリット
まず、人事システムの運用を外部に委託するメリットについて3つ解説します。
メリット①：プロの知見を活かした運用
外部の専門家は、最新の技術動向や業界標準に精通しており、システムの運用に高度な技術を取り入れられます。また情報システムの最適化や改善に向けて的確なアドバイスを提供し、最新の運用ツールや技術を導入することで、システムの性能向上や業務の効率化が期待できます。専門家による提案を受けることで、業務プロセスの見直しが進み、企業全体の生産性向上にもつながります。万が一トラブルが発生した場合でも外部の専門家が迅速に対応するため、問題解決までの時間を短縮し、業務への影響を最小限に抑えることが可能です。
メリット②：属人化の解消
専門知識を持つプロフェッショナルが業務を担うことで、属人化を防ぎ、効率的な運用を実現できます。属人化を解消することで、担当者の不在時に業務が停滞するリスクの軽減が可能です。業務プロセスの精度が向上することで、長時間労働の解消・業務の業務内容の可視化できます。また、ノウハウやスキルが社内で共有されるため、人材育成の促進にもつながります。
メリット③：コア業務に専念する時間の創出
人事業務は非常に多岐に渡るため日々の膨大な業務に加え、システム運用まで担うことは大きな負担となります。システムの運用やトラブルシューティングを外部に任せることで、社内スタッフは煩雑な運用業務から解放され、限られた人員で多くのタスクをこなす必要がなくなります。本来の業務や戦略的な業務に集中できるようになり、社員の仕事に対するストレスや過重労働の軽減、さらには生産性の向上、業績アップにつながるでしょう。 また運用業務から解放されたことで、新しいアイデアや改善策を生み出す余裕ができイノベーションの促進だけでなく、リソースを効果的に活用し、重要な課題への対応や意思決定がスピーディに行える、企業の長期的な目標や戦略を検討する機会が増え戦略的思考の強化が可能です。このように、人事システムの運用を外部委託することで、業務負担の軽減から、企業の生産性向上、安定した運用体制の構築、企業全体の成長に至るまで、多くの恩恵が期待できます。
外部委託導入のポイント
続いて外部委託を成功させるためのポイントについて解説します。外部委託の際には、以下のポイントを押さえるようにしましょう。
ポイント①：委託範囲の明確化
業務の抜け漏れや重複を防ぎ、コストの適正化を図るため、委託範囲を明確に定義することが必要です。委託範囲を明確化するために、まず委託する目的を設定しましょう。人材不足の補填、業務効率化、コスト削減など具体的な目標を設定します。導入後にどのような成果を期待するのかを定義することで、導入効果の最大化が可能です。次に自社の業務を詳細に分析し、どの業務が外部委託に適しているかを見極めます。自社の強みや戦略に直接関係しないノンコア業務を優先的に外部委託することで、コア業務に集中できます。これらを踏まえた上で、委託範囲（委託する業務内容や範囲）を明確にし、イレギュラー発生時の対応方法を定義しましょう。委託範囲が曖昧な場合、業務品質の低下やトラブルの原因になるため、詳細な情報共有が重要です。
ポイント②：委託先の選定
複数の委託会社を比較し、実績・信頼性・対応力などを基準に選定します。委託先の専門性や業務適応力を確認し、自社のニーズに合った委託会社を選びましょう。
ポイント③：適切な契約の締結
契約書には委託する業務内容、範囲、目標を具体的に記載します。曖昧な内容を避け、詳細に定義することでトラブルを防ぎます。他にも、業務品質の基準や情報管理とセキュリティに関する条項、契約期間、トラブル発生時の対応策を盛り込みましょう。
ポイント④：管理体制の構築
委託会社とのスムーズな連携を実現するため、定期的なミーティングや報告会を設定し、業務状況や課題を共有するなど密な連絡体制を確立します。社内の現場担当者と経営層が一致した認識を持つため、導入目的や期待する効果について共有することが重要です。またリスク管理として委託業務における情報漏洩や品質低下などのリスクを事前に洗い出し、対応策を整備しましょう。外部委託先の財務状況やコンプライアンス体制を定期的にチェックすることも重要です。
まとめ
人事業務における悩み・課題は多岐にわたりますが、人事システムの運用を外部委託することで、その悩みを解消できる可能性があります。セラクでは、統合人事システムCOMPANY®に関して、既存人事パッケージからの切り替えやバージョンアップの対応、仕様書の作成や従業員へのトレーニング、給与計算の実施を含む保守・運用対応など、さまざまなサポートを行っております。お客様一人ひとりの課題や悩みに深く寄り添い、最適な解決策をご提案いたします。人事業務に関してお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
