はじめに
12月は人事労務担当者にとって最も忙しい時期の一つです。年末調整業務では、申請書の回収、内容確認、税務署への提出など、膨大な作業が発生します。従業員一人ひとりの税額を正確に計算し、控除を適用する必要があり、ミスが許されない上に手間のかかる工程が続くため、担当者の負担がかかりやすいです。このような課題を解決する鍵となるのが「デジタルトランスフォーメーション（DX）」です。DXの活用によって、申請書の回収をオンライン化や税務署への電子申請などが可能で、担当者の負担を軽減できます。本記事では年末調整の申請書回収や税務署への提出などのDXの活用方法を解説します。
年末調整時の３つの課題
従来の年末調整には３つの課題がありました。以下で詳しく解説します。
申請の配布・回収に労力がかかる
年末調整業務における最大の課題の一つが、申請書の配布と回収にかかる時間と労力です。従業員全員に申請書を行き渡らせるためには、紙媒体での配布や個別の案内が必要となる場合が多く、この工程で膨大な手間が発生します。特に従業員数が多い企業では、部署ごとの配布管理や未受領者へのフォローアップが煩雑になり、業務負担をさらに増大させる原因となります。
記入漏れや不備が発生するため修正作業に膨大な時間がかかる
従業員から提出された申請書を回収した後には、記入内容の確認や未提出者の追跡をします。従業員の記入漏れや不備が頻発するため、担当者は修正を依頼する手間に追われ、業務の進捗が滞りがちです。特に、法令に基づいた正確な記入が求められる項目については、記入漏れや誤記が起きやすく、これを確認し修正する作業に膨大な時間を要します。
社内外のやり取りが煩雑で業務負担が増加する
社内外のやり取りが非効率的である点も、年末調整業務における大きな問題です。従業員からの問い合わせ対応や申請書の再提出依頼などのやり取りが個別対応になりやすく、その都度メールや電話でやり取りすることで、業務負担がさらに増加します。たとえば、控除証明書の提出期限に関する質問や、記入方法への不明点に関する問い合わせが集中する時期には、担当者はこれらの対応に多くの時間を割かざるを得なくなります。
DXにより期待できる改善
DXにより期待できる改善事項はWeb上で申請書の配布および回収、入力制御機能による記入漏れ防止などがあげられます。以下の項目で詳しく解説します。
Web上で申請書を配布・回収
COMPANY®では、扶養控除申告書、保険料控除申告書、基礎控除申告書などをWeb上で配布・回収でき、申請書の作成や提出にかかる時間を大幅に削減できます。従業員が保険等の情報を入力することで申告書が自動作成され、控除証明書の電子データ添付にも対応しているため、ペーパーレス化の推進が可能です。また、スマートデバイスオプションを導入することでパソコンだけでなくスマートフォンからも申告可能となり、場所や時間を問わず申告できることから、従業員の負担軽減と業務効率化を実現します。
入力制御機能で記入漏れを防止
COMPANY®では、入力制御機能や前年の申告データの保持機能を活用することで、Web上で申告書を提出する際の従業員の負担軽減が可能です。また、記入漏れを事前に防ぐことができるため、従業員にとっての利便性が向上するとともに年末調整業務を担当するスタッフの負担軽減や業務効率化も期待できます。
電子申告により税務署提出をオンライン完結
COMPANY®では、データ申告機能により法定調書を各提出形式にあったファイルとして作成することが可能です。申告種別（提出先・提出方法）によって異なる使用可能文字に応じたチェックおよび、使用可能文字への置き換えを行います。対象となる法定調書は以下の通りです。
- ・給与所得の源泉徴収票
- ・公的年金等の源泉徴収票
- ・給与支払報告書
- ・公的年金等支払報告書
- ・非居住者等の支払調書
業務負担軽減の例
年末調整をDX化したことでどこまで負担が軽減したのか、2つの具体例について解説します。
年末調整申告
申告画面に添付ファイル項目を設定することで申告時に証明書等の電子ファイルを添付して申告でき、証明書の原本回収前に承認業務を実施できます。これにより、原本提出待ちによる承認作業の遅延を緩和することが可能です。また、入力制御機能や前年の申告データの保持機能を活用することで大幅に業務負担の軽減が期待できます。具体的には以下のような機能が挙げられます。
- ・本人ついて所得見積額が0円だった場合のエラーを表示
- ・個人番号の登録がない場合にエラーやワーニングを表示
- ・給与収入が2000万円を超える金額を入力した社員に対してはエラーを表示
マイナンバー管理
CWS（COMPANY Web Service）の利用によって、従業員本人や家族のマイナンバーを安全かつ効率的に収集することが可能です。収集されたマイナンバーは、クラウド上に構築された高度なセキュリティ環境「MKS（My Number Keeping System）」で厳重に管理されます。また、CWSによる申請はエラー制御機能を活用することで、紙ベースの申請に比べて業務の効率化を実現します。さらに、給与支払報告書の作成時には収集したマイナンバーが自動的に反映されるため、作業負荷の軽減やヒューマンエラーの防止にも寄与します。
まとめ
年末調整業務は毎年の繁忙期における大きな負担であり、申請書の回収から内容確認、税務署への提出まで、細かな作業が連続するため担当者にとってはストレスの多い業務です。しかし、デジタルトランスフォーメーション（DX）を活用することで、これらの工程を効率化し、正確性を向上させることが可能です。これまでの手作業中心の工程を見直し、DXを積極的に取り入れることで、年末調整業務を効率化できます。セラクでは、COMPANY®専門知識を持った技術者が、豊富な実績をもとにお客様の年末調整業務を強力にサポートいたします。また、年末調整業務だけでなく、新規導入から運用支援、社内人材育成などさまざまな要望へのご対応も可能ですので、ぜひご相談ください。
