はじめに
毎月全国の事業所から届く膨大な申請書や、丁寧な確認が必要な自社ならではの手当の集計など、日々の細やかな業務に負担を感じる中で、新しくERPシステムの導入を検討されるケースが増えています。
いざプロジェクトを始めてみると、各部署からさまざまな要望が寄せられる中で、ベンダとの要件定義のバランスをどのように取るか、進め方に悩まれている担当者様も多いのではないでしょうか。
このまま社内のリソースだけで進めると、システム稼働後に現場が混乱するリスクが高まりますが、ベンダと現場の間に入る「通訳」としてコンサルタントを配置すると事態は大きく好転する場合があります。
とはいえ、外部のコンサルタントを入れると数千万円単位の費用が追加でかかるのではないかと不安に感じるかもしれません。
ご安心ください。自社のフェーズに合った適切なパートナーを見極めれば、不要なカスタマイズ費用や稼働後の手戻りを防ぎ、結果的にトータルコストを抑えることが可能です。
システム導入を現場に定着させるための「正しい外部人材の選び方」を知っているかどうかで、数年後の人事部門の働き方は劇的に変わります。まずは、失敗しないための具体的な観点から確認してみましょう。
なぜERP導入の要件定義は現場の反発を招くのか
ERPシステム導入のプロジェクトにおいて、要件定義のフェーズで現場から猛反発を受けることは珍しくありません。その根本的な原因は、ベンダと現場の間に存在する「言葉の壁」と「視点の違い」にあります。ここでは、なぜ双方のすれ違いが起きるのか、そしてプロジェクトが炎上する典型的なパターンについて解説します。
難しさを一歩引いて見つめる大切さ
現場からの要望や、経営層からの「DX推進」という号令をそのままシステムに反映させようとすると、思わぬ落とし穴にはまります。
たとえば、ある企業で「申請業務をペーパーレス化したい」という要望を受け、そのままWeb申請機能を構築したケースがありました。しかし、製造業の倉庫現場にはパソコンやスマートフォンを業務で使う環境がなく、デジタル化してしまうと従業員自身が申請できません。結局は現場から紙で提出されたものを総務担当者が手作業で代理入力することになり、かえって人事部門の負荷が増大してしまったのです。
これは、「なぜその機能が必要か（Why）」という目的を深掘りせず、「どう実現するか（How）」だけを鵜呑みにして進めてしまった典型的な失敗例と言えます。業務の背景を疑わずに進めると、システム導入が「手段の目的化」に陥る危険性があります。
エンジニアと現場の埋まらない溝
システムを構築するエンジニアは、「要求されたものをどう形にするか」という技術的な解決策を導き出すプロフェッショナルです。一方で、長年の運用の中で磨かれてきたさまざまな手当やルールをシンプルな形にまとめるには、丁寧な紐解きが必要になるケースが少なくありません。
この両者が直接対話をしてしまうと、「自社の特殊な業務をそのままシステムに実装してほしい」という現場と、「それなら追加開発が必要です」と答えるベンダとの間で意見が平行線をたどります。その間を取り持つ「通訳」の役割がいない状態では、安易な追加開発に進んでしまい、「カスタマイズ費用が高すぎる」という状況になりがちです。
仕組みの中身が見えにくい状態で進んでしまうと、将来的なメンテナンスや見直しの際、特定の環境への依存度が高まるかもしれません。現行の業務フローにある、現場ならではの細かな手順や想いを丁寧に紐解きながら、システム側の言語へと翻訳する「外部の専門家」という存在が不可欠なのです。
失敗しないERPコンサルの選び方：実績よりも「誠実な対話力」
パートナーを選ぶとき、知名度や過去の素晴らしい実績といった分かりやすい指標に、まず関心が向きやすくなることはごく自然なことです。しかし、ERP導入を成功に導くために本当に必要なのは、自社の実態に寄り添い、現場とベンダの橋渡しができるパートナーです。ここでは、自社に合ったコンサルタントを見極めるための具体的な観点をお伝えします。
大手コンサルティングファームが合わないケースとは
導入プロジェクトの初期段階において、心の中にあるモヤモヤを言葉にするのが難しいと感じることはごく自然なことです。このような要件が未整理な状態で、いきなり大手コンサルティングファームに依頼しても、目指しているゴールにたどり着くために別のアプローチが求められるかもしれません。
高度な専門用語を駆使して理想的な全体最適を提案されても、現場のレベルと噛み合わず、結果として「会話が成り立たないままプロジェクトが停滞してしまった」という失敗談は多く耳にします。
自社のIT導入の経験がこれからという場合は、一般的な理論をそのまま当てはめるのではなく、同じ目線に立って、要件を一つひとつ丁寧に紐解いてくれる伴走者を選ぶことが大切です。
評価すべきは「Why」を深掘りするコミュニケーション力
コンサルタントを選定する際、表向きの提案書や実績だけでは、本当に自社に合うかどうかを判断するのは困難です。重視すべきは、対話の中にある「コミュニケーションの質」です。
具体的には、コンサルタントやシステム選定時に作成するRFP（Request for Proposal：提案依頼書）の中で、「プロジェクト推進におけるコミュニケーション体制やフォローアップの方法」について問うことをオススメします。
こちらの要望をそのまま受け取るのではなく、「なぜその機能が必要なのか（Why）」、「現場レベルではどう見えているか」を多角的に問い直し、適切な打ち手を返してくれるかどうかを確かめることで、そのコンサルタントが自社に合うかを見極められるでしょう。
地道なヒアリングから紐解く現状分析の価値
企業の規模が大きくなるほど、部署ごとの事情に合わせた独自の運用が生まれやすく、特定のメンバーが培ってきた経験に頼ることで業務が成り立っている状況も、実はよくあることです。こうした状況下でERPコンサルタントが最も時間と労力を割くのは、現場の整理されていない要望や課題を拾い集め、分析する作業です。
たとえば、あるプロジェクトでは、現状を把握するために10部署以上へ足を運び、関係者に実際に会って口頭でヒアリングした内容を文字起こししながら、一つひとつ業務を紐解いていくという作業を行いました。このような地道な調査を通じて初めて、本当にシステム化すべき業務が可視化されます。目に見える部分の調整だけでなく、現場の皆様が日頃感じている思いに耳を傾けることで、稼働後も心地よく使い続けられる安心感へとつながります。
成功する企業が持つ「当事者意識」
外部の専門家であるERP導入コンサルタントを起用したからといって、すべてが自動的にうまくいくわけではありません。システム導入を成功させる企業には、共通して「当事者意識（主体的な関わり方）」があります。ここでは、外部リソースを活用する際に企業側が持つべき心構えについて解説します。
意思決定の軸を自社に育むヒント
コンサルタントに依頼すると、「要望を伝えれば、後は勝手に良いシステムを作ってくれる」と誤解されることが少なくありません。しかし、コンサルタントはあくまで「情報の整理役」であり、解決のための「手段」にすぎません。
どれほど実績のあるプロフェッショナルであっても、会社ごとの理想の働き方を最終的に形作っていくのは企業様ご自身です。専門家に頼りすぎてしまうと、結果として細かな要件のすり合わせに時間がかかり、現場の皆様に少し戸惑いを与えてしまうケースも見受けられます。スムーズな立ち上げを目指し、長期的に使い続けるシステムへと育てていくための中心に自社がいるという視点を持つことが、予期せぬお悩みを未然に防ぐためのヒントになります。
プロに任せる領域と自社で決断する領域の切り分け
人事システムにおいては、複雑な人事制度というデリケートな領域を扱うため、システム側の標準機能と既存の制度が一致しないことは珍しくありません。「ノーカスタマイズで導入可能」という言葉を信じて進めると、本番を迎えた後に業務が滞り、周囲から「もう少しこうしてほしかった」という意見をいただく場面が増えてしまう可能性もあります。
ここで重要になるのが、「機能に合わせて業務を変える（運用でカバーする）のか」、それとも「費用をかけてでもシステムをカスタマイズするのか」の決断です。コンサルタントは、両者のメリット・デメリットの整理、現場への影響を可視化するなどの判断材料を提供します。専門家の意見を参考にしつつも、最後に「こちらの道へ進もう」と声をかけ、周囲の理解を得るプロセスは、自社だからこそできる大切な一歩です。
まとめ
ERP導入の要件定義は、単なるシステムの仕様決めではなく、自社の業務プロセスを根本から見直す一大プロジェクトです。現場の要望をそのまま受け取るのではなく、「Why」を深掘りしてベンダとの共通言語を作り上げる「通訳」となるコンサルタントの存在が、プロジェクトの成否を大きく左右します。
もし現在、自社リソースだけでシステム導入を進めており、「現場の意見がまとまらない」「ベンダの言う通りに進めていいのか不安だ」と感じているのであれば、外部の専門家へ相談することをオススメします。
私たちセラクは、華やかな理想論を語るのではなく、お客様の現場に深く入り込み、地道なヒアリングと要件整理を通じてプロジェクトを成功へ導く伴走型の人事システムコンサルを提供しています。
「自社のフェーズでコンサルを入れるべきか迷っている」という方へ向けた無料ヒアリングも実施中です。まずは、詳しい支援内容や事例をまとめた資料をご覧ください。
