はじめに
年末調整は、多くの企業にとって煩雑な業務といえます。従業員一人ひとりの税額を正確に計算し、必要な書類を整備する作業には膨大な時間と労力がかかります。COMPANY®の機能のひとつである「年末調整サブ」を活用することで、これらの業務負担を大幅に削減できます。本記事では、実際に当社が行った企業様への導入事例をもとに、COMPANY®を活用して年末調整の事前準備となる「プレ年末調整」を効率的に行う方法を解説します。
導入事例を基にした「プレ年末調整」におけるCOMPANY®の活用方法
ここでは、過去に当社が行った導入事例を基にCOMPANY®の活用方法について解説します。
「プレ年末調整」の実施
S社では、COMPANY®を導入後、年末調整の2週間ほど前に「プレ年末調整」を実施し、業務効率化を図っています。「プレ年末調整」とは年末調整の本番業務に先立って、従業員が自身の個人情報について事前確認する仕組みです。住所や扶養控除対象者の情報に不備や変更があれば、従業員自らが修正・申請を行います。この事前確認促すことで年末調整の申告期間中に変更申請が集中する事態を防ぎました。さらに、申告を分散することで担当者の負担を軽減した結果、企業全体の生産性向上にもつながりました。
申告書の入力制御・保持機能
年末調整申告期間中、従業員が申告書をWeb上で提出する際、COMPANY®の入力制御機能や前年の申告データの保持機能が活用されています。これにより、入力ミスの防止や作業時間の削減が実現し、従業員・担当者双方の手間が軽減されました。主な入力制御機能については、以下の通りです。
・保険料差引額の入力漏れ防止：金額以外の項目に情報が記載されているにもかかわらず、保険料の差引額が「0円」となっている場合はエラーが表示
・個人情報申請が申告中の場合の申告制御：従業員の個人情報申請が「申請中」の状態である場合、年末調整一括申告を停止する制御
・控除区分と金額の整合性チェック：家族所得計算の際に、控除区分と入力された金額の整合性をチェック
これらの入力制御機能は、従業員が申告書を提出する際のミスを事前に防ぐことができるため、年末調整業務担当者が行う申告書のチェックや修正に要する時間を大幅に削減する効果をもたらします。以前は従業員の入力ミスや記載漏れなどにより年末調整業務担当者が多くの時間を費やしていましたが、COMPANY®導入後はその負担が軽減され、業務効率化が実現しています。また、前年の申告データを保持する機能では、前年に申告した保険料控除や扶養控除などの情報が自動的に表示されるため、従業員は大きな変更がない場合、そのままデータを確認して提出するだけで済むようになりました。これにより、毎年ゼロから情報を入力する必要がなくなり、入力時間とミスの発生率が大幅に削減されています。
マイナンバーの管理方法
S社では、COMPANY®を導入する以前、マイナンバーの管理をシステム外で行っていたため、別途管理手段が必要でした。COMPANY®の導入により、これまで外部で行っていたマイナンバー管理がシステム内部に統合される形となり、従業員情報とマイナンバーを紐付けた一元的な管理が可能になりました。マイナンバー情報の登録、更新、確認が簡単かつ安全に行えて、以前よりも効率が向上しています。特に年末調整の場面ではCOMPANY®の機能が非常に役立っています。年末調整に必要なマイナンバー情報がシステム内で整理されているため、担当者は必要な情報をいつでもシステム上で参照できます。この結果、業務負担が軽減されるとともに作業の正確性が向上し、年末調整業務全体の効率化が実現しました。また、情報がシステム内で一元管理されていることで、従業員情報の漏洩リスクを最小限に抑えられ、安全性も向上しました。
保険料控除証明書等の提出方法
S社では、従業員が保険料控除証明書等の必要書類を提出する際、郵送または担当者への直接手渡しという方法を採用していました。郵送の場合、従業員は証明書を自宅で準備し、封筒に入れて必要な切手を貼り付けたうえで、郵便局やポストに投函する手間がかかります。手渡しの場合には担当者が直接書類を受け取る必要があり、受け取り漏れや紛失のリスクがあります。これらの提出書類が膨大な量となり、整理・保管する作業に多くの時間と労力を費やしていたため、提出書類の不備や遅延が発生しやすく、年末調整のスケジュール全体に悪影響を与えることもありました。COMPANY®は電子控除証明書に対応しているため、従業員は保険会社が提供する電子証明書をそのままWeb上で提出できるようになりました。これにより、紙の書類を準備する必要がなくなり、郵送や手渡しといった従来のアナログな手段は不要となりました。特に電子証明書はデータとして直接システムにアップロードされるため、提出漏れのリスクの大幅な軽減が可能です。また、担当者が膨大な紙の書類を一つひとつ確認する負担も削減され、書類の紛失や確認ミスの心配がなくなりました。
まとめ
システム化により、これまで手作業で行っていた煩雑な処理が簡素化され、人的ミスのリスクの低減が可能です。また、従業員の利便性向上や、担当者の負担軽減といった効果は、企業全体の業務効率化や生産性向上にも直結します。さらに、ペーパーレス化やデータの一元管理によって、環境負荷の軽減や情報管理の強化といった現代の企業に欠かせない価値をもたらします。セラクでは、COMPANY®の専門知識を持った技術者が、豊富な実績をもとにお客様の年末調整業務を強力にサポートいたします。人事業務の効率化に関してお悩みの際は、ぜひご相談ください。
