2021/05/13

テレワークで生産性を向上させる方法

テレワークで生産性を向上させる方法

はじめに

近年、生産性向上を目的としテレワークを導入する企業が増えています。時間や場所にとらわれず、社員がそれぞれのスタイルで働くことでワークライフバランスも充実し、働き方改革にも対応できることから注目を集める一方、「コミュニケーションが取りづらく、業務効率が上がらない」「業務に集中できない」など、本来の目的を果たせていない企業も多いのではないでしょうか。
この記事ではテレワークで生産性が向上しない要因とその解決方法をご紹介します。

テレワークと生産性

自宅などで業務に取り組むテレワークでは、通勤時間がなくなることにより睡眠時間や自己研鑽、趣味などに時間がとれ心身ともに生活の質を改善でき、ワークライフバランスの充実が図れます。また業務中の電話応対や周囲から話しかけられ作業が中断するなどの問題もなくなり、業務に集中できる環境が作れることから生産性の向上が見込めます。しかし、全ての企業が必ずしもテレワークで生産性向上が図れるというわけではありません。テレワークで起こりがちな問題点を見てみましょう。

テレワークで起こる問題点 生産性が向上しない要因とは?

テレワークで生産性が向上しない要因として以下の3つが挙げられます。

・コミュニケーションの障壁
・環境整備ができていない
・労務管理がしづらい

それぞれの要因について詳しくみていきましょう。

要因(1) コミュニケーションの障壁
生産性が上がらない一番大きな要因は、気軽なコミュニケーションの難しさにあります。意思疎通や情報伝達・共有がうまくできないために生産性が上がらない場合が多くあります。
相手の状況を把握しにくく質問や相談など気軽に声をかけにくいことや、メールやチャットなどのやり取りがメインとなることからコミュニケーション不足が生じます。複数人で機密性の高い会話ではメールベースでのやり取りが難しく、結局出社しなければうまくコミュニケーションが取れないケースもあります。またチームで同一ファイルを使用する場合、同期を取りづらく更新後にバージョンの戻りが発生したりするなど、常に最新の情報を共有できているか不明瞭なことや、個々の進捗状況をリアルタイムで確認できないため、生産性の低下につながりがちです。
要因(2) 環境整備ができていない
生産性が上がらない理由としてVPN(Virtual Private Network=仮想専用線)が導入できていないなどインターネットの接続だけでなくその周辺のソフトウェア、クラウド、セキュリティの環境整備が十分でない点も挙げられます。
自宅でインターネット環境がなく、テザリングなどを利用している人も少なくありません。会社からポケットWi-fiを支給される場合もありますがスマホからのテザリングなどでインターネットに接続しているため、ネット環境が地域によって不安定で安定性が確保できない場合があります。会議にリアルタイムに参加できないなど直接業務に支障が出ることもあるでしょう。また、VPN接続環境が整っていない場合、社内環境内にあるリソースが利用できず共有ファイルを見られないためにやむを得ず出社するケースもあります。
その他、出社していた時に比べてファイルサーバに接続するための手順に「VPN接続をする」というひと手間が加わる事で、社内サーバの共有ファイルではなく、手軽に自分のパソコンのローカル環境に保存する人も増えています。ローカルに保存することにより、パソコンの紛失や故障によるデータ流出、データ消失といった大きなリスクが考えられます。
要因(3) 労務管理がしづらい
テレワーク勤務は上司や同僚の目が行き届かない自宅を拠点とした環境で働くことになるため、自己管理が甘くなり業務に対するモチベーションが低下する傾向があります。社員が就業時間を守れない、社用パソコンで業務外サイトを閲覧する、または外付けのHDDなどを接続しデータを取り出すなど、社員の行動管理を制御できず業務の生産性低下や、情報管理上のリスクが発生してしまう場合があります。

テレワークで生産性を向上させるためのポイント

生産性が向上しない要因について、それぞれの解決ポイントをみていきましょう。また、生産性を上げるために有効なツールの一例もご紹介します。

コミュニケーションの工夫
テレワークで生産性を向上させるためには円滑にコミュニケーションを取る工夫を行います。Microsoft 365、Teams等などのツールを用い、メールだけでなくチャットや通話、スケジュールを共有することで、手軽にコミュニケーションが取れます。さらに、連絡可・不可など相手側のステータスが分かることや、同一ファイルの共有、また限られたメンバーでの機密性の高いやり取りまで行えるなどテレワークにおいても生産性向上が図れます。
環境整備
新型コロナウイルス感染症の影響で必要に迫られリモート勤務をスタートした企業では、テレワークの環境整備が大きな課題となっています。自宅などで会社と同じように業務を行うためには安全なネット環境を作らなければなりません。ネット環境を整えスムーズな業務を行うには、VPN(Virtual Private Network=仮想専用線)接続が有効です。VPN経由で接続することで、自宅からでも安心して社内リソースの活用や共有ファイルへのアクセスが可能です。社内ネットワークへ接続出来ずやむを得ず出社などの問題点が解消でき、業務もスムーズに行えることで生産性向上が望めます。
労務管理の適正化
テレワークでは時間にとらわれないフレキシブルな働き方ができる反面、社員の業務開始や終了時間、残業などの勤怠状況が把握しづらいという問題が挙げられます。労務管理を適切に行うには勤怠管理用のツールを導入するのが効率的です。『SKYSEA Client View』は、管理対象のパソコンが何台あって、それぞれどんなアプリケーションが入っていてバージョンは何か、などを把握できるソフトウェアです。日々のパソコンの挙動がログとして記録され、いつ・誰が・何をしたか、など正確に把握でき情報漏洩のリスクを素早く発見するなど労務管理の適正化を図れます。また管理コンソールから対象のパソコンを操作できるため万一のトラブル発生時にも情シス部門が解決できるなど、生産性の維持が可能です。

まとめ

テレワークではコミュニケーション不足、ネット環境整備の問題、労務管理がしづらいという点から生産性が上がらないケースが多くみられます。それぞれの問題点を解消し、テレワークの生産性向上を図るにはツール・システム選びが重要です。Microsoft 365、Teamsなどのコミュニケーションツールの活用や、ネット環境整備、SKYSEA Client Viewを用いた労務管理などお客様のニーズに合わせた最適なテレワーク環境の構築をセラクがサポートいたします。テレワークにおいての生産性向上のツール選びやお悩みなど、お気軽にご相談ください。

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