内製とセラクSalesforce定着・活用支援のコラボレーションで　Salesforceの定着・活用を促進

日本環境クリアー株式会社は、地域社会のパートナーであり続ける会社として、昭和51年12月に設立され、埼玉県を中心に公共施設をはじめとした人々の暮らしの中にある施設の維持管理を行う企業です。

上下水道施設や環境衛生施設の維持管理、公共施設や商業施設などの建物清掃や設備管理といったビルメンテナンス、電気設備の安全を守る電気設備保安事業の3つを大きな柱とし、地元の企業として実績を積んできました。

今回は、Salesforceの活用推進を担当している事業開発室の近藤様、金様に、日本環境クリアー株式会社のセラクの定着・活用支援を含めたSalesforce運用についてお話をお伺いしました。

Salesforceへ一元化するために感じた課題

Salesforce導入のきっかけは、複雑化したファイル管理に限界を感じたからです。 元々ExcelやAccessで管理を行っていたのですが、部門ごとに異なる形式のファイルがあちこちに点在し、継続的に管理することに困難と危機感を感じていました。そのような課題感からSalesforceの導入を決めました。

最初の導入時も、今までの管理方法からSalesforceに移行するため試行錯誤したのですが、導入後は、今度はなかなか定着や活用が促進されないという課題を感じました。
多くの社員がレポートやダッシュボードなどSalesforceを活用するうえでの機能を使いこなすことができず、ただ情報を入力するだけという状態でした。また、まだリリースできていない機能についても部門ごとにやや異なるプロセスをシステム上でいかに最適化を図れるのかがわからなく、このような状態では定着化は難しいと思い、Salesforceの機能や専門のノウハウを持った方に任せたいという思いで定着や活用支援先を探しました。

サービス導入の決め手は「柔軟な支援プラン」「親身な対応」

セラクさんにお願いする前までは、Salesforce社のご担当の方やご提供のサービスを活用して相談していて、最新機能の情報やアドバイスもいただいていましたが、最終的なシステムの変更は自分たち自身で行わねばなりませんでした。日々の仕事の中でなかなか時間を確保することも難しく、設定する際も知識不足から躓くことも多々あり、専門のノウハウを持った方にお願いしたいと思うようになりました。

そのようなときにSalesforce社からセラクさんを紹介いただき、柔軟な支援プランが一つの決め手になりました。多くの場合、支援契約の最小限のメニューでも私たちには多いこともあり、フィットするプランが見つかりませんでした。 その点、セラクさんは常駐でなくても対応頂ける上に、短時間でのご契約でも対応できるプランがあり、お話を伺おうと思いました。柔軟な支援プランのご提供があったのがありがたかったです。

ベンダー企業様とのやり取りはスムーズな意思疎通が大切だと感じています。 ご提案頂く中で、セラクさんはとてもよく話を聞いてくださり、スムーズなやり取りができると感じ、お願いしてみようと思いました。

定例会でナレッジが蓄積！定着化の促進

実は、セラクさんにご依頼をしたころは、私としては着手したい課題がだいぶ溜まってしまっていました。そこをとても親身に聞いてくださって、課題の整理から優先順位付けまで一緒に伴走してくれました。しかも実現の難易度もしっかりと考慮いただきながら、契約のお時間内で最大限こちらの要望をかなえようとしてくださるので、ありがたかったです。
また、定例のミーティングでは、システム上でどのように実現できるかというご提案もセラクさんの方からいただきました。要件定義をしっかりやりましょうという雰囲気ではなく、こちらの仕事の流れについて画面を見せて説明すると、次の定例会の時にはサンドボックスや提案資料をご用意されて提案を頂き、スムーズに作りこんでいただけました。
対応がとても柔軟で、機能改善の速度が格段にあがりました。

実際に使うユーザーたちも一緒に、定期的な会話の場を設けるなど、工程管理からミーティングセットまで、セラクさんのご担当様がすべて行い、直接ユーザーたちにも教えてくださりました。これにより、ユーザーのSalesforceの知識がだんだんと身につき新しいシステムへの不安や疑問が取り除かれ、利用促進につながったと思います。

システム管理者にも、機能説明やアドバイスを下さり、高かったハードルを随分と低くしていただいたな、という実感を持っています。支援をいただいたあと、Salesforceの活用度合とログイン率が上がりました。活用する人が増えたことがわかり驚きました。

Salesforceを活用するためには、内製と外部専門家の分担が必要

セラクさんの定着・活用支援を受ける中で、Salesforceはカスタマイズ性が素晴らしいとわかりました。今時点でも満足はしていますが、Salesforceはこれだけじゃないよね、というのが見えるので、余計にもっと先を求めたいと思うようになりました。
そのため、ちょっとした項目の追加や配置などのカスタマイズは自分たちで出来るようになっていきたいと思っています。ただ、完全に内製化した方がいいかというと、自分たちだけでは難しいことも実感しています。なぜなら完全に内製化してしまうと自動化や新機能など外部のノウハウを取り入れられず、結局定着・活用がしきれないからです。手近な変更は自分たちでやって、大きく変わる自動化や新機能の提案などはセラクさんにお願いをする、といったように分担する形で引き続き最適化をお願いできればと思っています。

社内の環境や体制の変化に伴い新しいニーズが出てくると考えています。 セラクさんがいれば運用の壁があっても大丈夫だと思っていますので、長期的な視点で今後も相談できる関係を続けていきたいと思っております。