【基本編】Excelプルダウン（ドロップダウンリスト）の設定方法
はじめに
- プルダウンリストはドロップダウンリストとも呼ばれている
- 表記ゆれや誤字の防止、繰り返し入力の迅速化などによる業務効率化がはかれる
- 設定方法や解除方法を知らないと使いづらく感じるデメリットもある
- 基本の作成方法は3つ、設定する文字列によって使い分けが必要になる
Excelのプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）とは？
Excel（エクセル）のプルダウンとはプルダウンリスト（プルダウンメニュー）の省略語です。ドロップダウンリストとも呼ばれており、リストに表示したい内容（文言等）によって作成方法が異なります。
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この記事では、プルダウンリストの基本的な作成から活用方法まで、幅広くご紹介します。
Excelのプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）が役立つ場面、注意点
まずは、プルダウンリストが役立つ場面、注意点などを知っておきましょう。プルダウンリストのメリット・デメリットからご紹介します。
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）のメリット
プルダウンリストを活用するメリットは、同じ語句を入力する手間が省けることです。Excelを複数人で共有・編集する場合は、表記ゆれや誤字などが発生してしまうケースもありますが、あらかじめリストから選ぶ語句を設定することで回避できます。
プルダウンリストの活用によって、個人やグループ単位での入力ミスが減るため、部署や企業全体の業務効率化につながります。
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の注意点・デメリット
プルダウンリストには注意点やデメリットもあります。たとえば、設定方法や解除方法を知らないと使いづらく感じるかもしれません。また、プルダウンを設定したセルは解除しない限り直接文字を入力できなくなります。プルダウンリストの内容が増えるほど、入力項目が探しにくくなるのもデメリットといえます。
【基本編】プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成方法
プルダウンリストの基本的な作成方法3つと、使い分けの必要性、項目の追加方法などをご紹介します。
1）カンマで区切って入力する方法
リストに表示させたい文言を、カンマで区切って直接入力する方法です。
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プルダウンを作成したい表のセルにカーソルを置く
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「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする
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「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される
- ① プルダウンを作成したいセル
- ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更
- ③ 「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れる
- ④ 「元の値」に選択肢を半角カンマ「,」で区切って直接入力する（今回は「出席,欠席」とする）
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プルダウンを作成したらフィルハンドルを使用して任意の範囲までフィルをコピーする
- ① この範囲でフィルをコピーする
- ② 右側「▼」をクリックする
- ③ 「書式なしコピー（フィル）（Q）」を選択肢する
- ※フィルハンドルとは、カーソルが十字に変わったところで任意のセルまでドラッグしてコピーを行うこと
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セルの右にある「▼」マークをクリックして、「出席or欠席」を選択できれば完了！
2）リストの範囲を指定する方法
リストに表示させたい文言の範囲を、あらかじめ指定しておく方法です。データの量が多いときに適しています。
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プルダウンリストを表示したい表と、反映させたい選択肢を記載した表を作成する
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プルダウンを作成したいセルにカーソルを置き、「データの入力規則」をクリックする
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「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される
- ① プルダウンを作成したい表のセル
- ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更
- ③ 「元の値」にカーソルを置き、表示したいリスト④の項目範囲を選択する（今回は「出席・欠席」を選択）
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プルダウンが作成されたら任意の範囲までフィルをコピーする（書式なし）：1-4参照
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セルの右にある「▼」マークをクリックして、「出席or欠席」を選択できたら完了！：1-5参照
3）名前を定義して指定する方法
はじめに名前を定義して、その名前に含まれる選択肢をリストに表示する方法です。リストに表示させたい文言が大きな数字や日付などの場合に便利です。
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プルダウンリストを表示したい表と、反映させたい選択肢を記載した表を作成し、名前の定義をクリックする
- ① 表示したいリストの項目を選択する（今回は「出席・欠席」を選択）
- ② 数式タブ → ③ 名前の定義をクリックする
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「新しい名前」ダイアログボックスが表示される
- ① 名前に②の名前（付けたい名前でよい）を記入する（今回は「出欠」とする）
- ③ 「参照範囲」に④のセル範囲が挿入されているかを確認する
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プルダウンを作成したいセルにカーソルを置き、「データの入力規則」をクリックする
- ① プルダウンを作成したい表のセルにカーソルを置く
- ② データタブから、④の「データの入力規則」をクリックする
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「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される
- ① プルダウンを作成したいセル
- ② 「入力値の種類」を「リスト」に変更する
- ③ 「元の値」にカーソルを置き、「=」を入力したあと、先ほど付けた④の名前を記入する（今回は「出欠」とする）
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プルダウンが作成されたら任意の範囲までフィルをコピーする : 1-4参照
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セルの右にある「▼」マークをクリックして、「出席or欠席」を選択できたら完了！：1-5参照
3つの方法に違いはある？
ここまで3つの方法をご紹介しました。基本的には自分のやりやすい方法で構いませんが、場合によっては、うまくプルダウンリストが作成できないときがあります。
たとえば、カンマで区切って入力する方法は、プルダウンリストに表示したい名前にもカンマ「,」が付いているとうまく反映されません。以下は、「1,000m,2,000m,3,000m,」とした場合の例です。
上記画像のように、1,000が「1」と「000ｍ」に分かれてしまいます。
状況に合わせて使い分けることが大切です。
「範囲を指定する方法」や「名前を定義する方法」では、以下のように数字がきちんと反映されています。
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の追加方法
プルダウンリストの追加方法をご紹介します。
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プルダウンリストを表示している表と、反映したい選択肢の表を作成する
- ①の範囲を選択する
- ② 「データ」タブから③「テーブルまたは範囲から」をクリックする
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「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示される
- ① ②の範囲を指定する
- ③ 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる
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リストがテーブル化されるので、項目を追加する（今回は「早退・遅刻」を追加）
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プルダウンリストに反映されていたら完了！
困ったときの対処法
以下からは、プルダウンリスト作成後によくある疑問やトラブルについての対処法をご紹介します。
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成場所を忘れたとき
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）はセルをアクティブにしないと「▼マーク」が表示されません。作成場所を忘れた場合、見つけるのが困難ですので、検索機能を活用しましょう。
手順は以下の通りです。
- 検索したいシートを開き、「Ctrl」＋「G」を押す
- 「ジャンプ」ダイアログが表示されるので「セルの選択」をクリックする
- 「データの入力規則」と「すべて」の項目にチェックを入れてOKを押す
- プルダウンリストが作成されているセルにグレーの色が付く
プルダウン（ドロップダウンリスト）が表示されないとき
プルダウンリストが表示されない場合は、反映されないセルをアクティブにして、もう一度「データタブ」→「データの入力規則」を選択します。「データの入力規則」ダイアログの「ドロップダウンリストから選択する」項目にチェックが入っているかどうかを確認しましょう。
上記で解決しなければ、「ファイルタブ」→「オプション」をクリックして「詳細設定」を選択します。「次のブックで作業するときの表示設定」項目にある、「オブジェクトの表示」箇所の「すべて」にチェックが入っているかどうかを確認してください。
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を削除したいとき
プルダウンリストの削除方法は、プルダウンを設定しているセルを選択し、「ホーム」タブの「編集」項目にある「クリア」→「すべてクリア」で解除が可能です。
書式設定は残したまま、プルダウンの設定だけ削除したい場合は、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックして、「データの入力規則」ダイアログから「すべてクリア」を選択しましょう。
まとめ
Excelを使い慣れていない方には、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成方法や使い方が難しく感じるかもしれません。
しかし、プルダウンリストを活用することで、入力ミスや表記ゆれなどの問題が解消されて業務効率化につながります。また、何度も同じ内容を入力したり一から文字や数値を入力したりする手間も省けるので、たいへん便利です。
ぜひ、この機会にプルダウンリストの使い方をマスターしてください。
