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【例文10選】面接日程メールの返信マナーや書き方のポイント

date2023年08月31日
【例文10選】面接日程メールの返信マナーや書き方のポイント
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はじめに

  • 応募先からのメールには24時間以内に返信する
  • 会社から支給されているメールアドレスではなく私用のアドレスを使う
  • 応募先から送られてきたメールの件名・本文は変更しない
  • 差出人がわかるように署名を入れる
  • 面接希望日は複数日を候補に挙げる
  • 応募先から届いた日程確定の案内メールには返信する

日程調整メールの文面は選考にも影響する?

書類選考通過後は企業と面接日程を調整するのが一般的です。応募者とのやりとりの中で「自社に相応しい人材かどうか」見極めようとしている企業も多いため、面接日程を調整する際のメールの文面にも気を抜かないようにしましょう。社会人として相応しくない文章を送ってしまうと採用担当者に誤解されたり違和感を与えたりするだけでなく、選考に影響をおよぼす可能性も考えられます。この記事では、返信する際のマナーやポイント、ケース別の例文10個などをご紹介していますのでご参考ください。

日程調整メールへ返信する際のマナー

企業から面接日程の打診メールを受け取った際は、一般的なビジネスマナーに基づいて返信しましょう。以下から、具体的に解説します。

24時間以内に返信する

面接の日程調整メールが届いたら24時間以内に返信するのが理想です。ただし、応募企業の営業時間内に返信するのがマナーですので、当日中にメールを返せない場合は翌日の正午までに返しましょう。
また、すぐに回答できない件は放置せずに、理由とあわせて返信を待ってもらえないか打診する必要があります。

個人用メールアドレスを使用する

応募企業へは個人用アドレスで連絡しましょう。企業アドレスは業務に使用するものなので、在職中の企業のメールアドレスで連絡を行うと、応募先に不誠実な印象を与えてしまいます。新卒の方は学校が発行してくれるアドレスを活用すると在籍証明にもなるのでオススメです。

日程調整メールへ返信する際のポイント

返信の際は、以下の項目に気をつけましょう。それぞれ解説していきます。

件名

お互いに混乱や誤解を避けるためにも、返信メールの件名や本文は削除したり変更したりしないように気をつけましょう。ただし、メール返信の際に件名の冒頭に表記される「Re:」はメールのやりとり中に増えるため、件名が読みにくくなるというデメリットがあります。「Re:」に関しては1つだけ残してあとは削除するようにしましょう。
また、返信ではなく自分から企業へメールを送るときは、「要件+自分の名前」として、内容と差出人が一目でわかるように工夫しましょう。

宛名・冒頭の挨拶文

宛名は省略せずに、「企業名+部署名+役職名+担当者のフルネーム(様)」の順番で記載しましょう。(株)や(有)も「株式会社」、「有限会社」などの正式名称を用います。担当者の氏名が不明な場合は「採用ご担当者様」としても構いません。
宛名の下には1行空白を入れてから挨拶をして名乗ります。最初は、「お世話になります。貴社求人に応募した静楽太郎(フルネーム)です」、という形式を用いましょう。ただし、複数回やりとりをしていくなかで、「お世話になっております。貴社求人に応募している静楽太郎です」、と現在進行形に表現を変えるのが適切です。

締めの挨拶文・署名

本文の最後には、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」、と挨拶をして締めます。続けて、差出人がわかるように署名をいれましょう。署名は、自分の氏名(フルネーム)と連絡の取れるメールアドレス・電話番号を記載します。新卒の場合は、「学校名+学部+学科+学年+フルネーム」の順番で表記しましょう。
また、メールソフトで署名を自動入力するように設定しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。

面接日程調整メールへの返信例文10選

まず、あらゆるケースに応用が利く「冒頭の挨拶の例文」と「署名の例文」を紹介します。新卒の就職活動の場合は下記例文のように学校名を追加して活用しましょう。

冒頭の挨拶の例文

お世話になっております。○○大学△△学部□□学科の静楽太郎と申します。

署名の例文

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静楽太郎
○○大学△△学部□□学科4年
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

以下からは、面接日程調整の際に使えるメールの例文をケースごとに分類して10例ご紹介します。
面接対策の一貫として、ぜひご参考ください。

1.自分から面接希望日を提示するとき

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
以下に面接の希望日程をお送りいたします。

第一希望 ○月○日(曜日)○時に面接開始希望
第二希望 ○月△日(曜日)○時~△時(△時に面接終了を希望)
第三希望 ○月□日(曜日)○時~△時の間で調整可能

上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 挨拶をして氏名を名乗ったあとには面接の連絡をいただいたことへのお礼を述べる
  • 面接日程の希望日は返信メールを送る日の3日後~2週間の間で3つ程度候補を挙げる
  • 面接日程の希望時間帯は「10時に面接開始希望」「11時~13時の間で調整可能」など具体的に記載する

2.自分の予定の見通しが立たないとき

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度は面接日時のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ないのですが、
業務上の都合によりスケジュールの見通しが立っておらず、
現時点では、貴社にお伺いできる日程を提示できかねます。

こちらの都合で恐縮ですが、
回答を○月○日(曜日)までお待ちいただくことは可能でしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 予定の見通しが立たない場合でもすぐに返信する
  • 見通しが立たないことへのおわび文を記載する
  • 回答を保留にする場合は、「いつまで待ってもらいたいか」を具体的に記載する
  • 予定の見通しが立ったらすぐに連絡する

3.面接の日程がいつでも構わないとき

企業側からの面接日程候補の提示がなく、かつ希望日を掲示するようにいわれた場合において、いつでも都合がつくときの例文を以下からご紹介します。

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接日程の件ですが、私からの希望はございませんので、
△△△△様のご都合のよろしい日程にて調整いたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 「いつでもいい」という表現は意欲的でないと捉えられる可能性があるので控える
  • 「こちらからの希望はございません」や、「柔軟に調整いたします」といった書き方は採用担当者にも丁寧な印象を残せる

4.企業から面接日時を提示されて承諾するとき

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました候補日より、下記の日程を希望いたします。

第一希望 ○月○日(曜日)○時~
第二希望 ○月△日(曜日)×時~

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 採用担当者の日程調整の負担を考慮して候補日の中から複数選択する

5.企業から提示された日程で調整できず、希望日を打診するとき

企業から掲示された日程の都合がつかない場合は、詳細な理由を説明しましょう。ただし、他社の面接と被った場合は正直に答えると、「自社は優先順位が低い」と判断されかねません。「先約があり、スケジュール調整が難しいです」、「面接に遅れる可能性がございますので別日に変えていただきたいです」などと表現を変えて伝えた方が無難です。

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度は面接日時のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、あいにく先約があり
ご提示いただきました日程にお伺いすることが難しい状況です。
誠に申し訳ございませんが、以下の日程で再度面接日の調整を、ご検討をいただけますと幸いです。

第一希望 ○月○日(曜日)○時~面接開始を希望
第二希望 ○月△日(曜日)○時~△時(△時に面接終了を希望)
第三希望 ○月□日(曜日)○時以降、調整可能

お忙しいところお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 企業側に日程を再調整してもらう場合は、おわび文を記載する
  • 再調整にあたっては、新たに希望する日程を3つほど提示する
  • 代替日は企業側から掲示された日時と近い日程か最短日を提案する

6.面接日程確定の案内メールが来たとき

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度は面接日時のご連絡をいただき、ありがとうございました。
ご指定いただきました下記日時にて、貴社にお伺いいたします。

○月○日 (曜日) ○時~×時
株式会社○○○○ 3F会議室

ご多用の折、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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ここをチェック!
  • メールが届いた証明として面接日程確定の案内メールには返信する
  • 認識の齟齬を防ぐため返信には、確定した日程を再度記載する

7.面接の日程確定後に日時変更をお願いするとき

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。
○月○日○時から面接のお時間をいただいております、静楽太郎と申します。

こちらの都合で大変恐縮ですが、家庭の事情により、上記の日程にお伺いすることが難しくなりました。
ご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

可能であれば、下記の日程のいずれかで再調整いただくことは可能でしょうか。

○月□日(曜日)○時以降、調整可能
○月△日(曜日)終日
○月×日(曜日)○時以降、調整可能

お忙しいところお手数をおかけしまして誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 面接日が確定した後に日程変更をお願いする場合はできるだけ早めに連絡をする
  • 日程変更をお願いする際は元来の予定日を表記する
  • 日程変更をお願いすることへのおわび文を記載する
  • 再調整をお願いするときは希望日程を複数提示する

8.日程変更後のお礼メールを送るとき

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。静楽太郎と申します。
この度はご多用の折、面接日時の調整をいただきありがとうございました。
ご指定いただきました下記日時にて、貴社にお伺いいたします。

○月□日 (曜日) ○時~×時
株式会社○○○○ 3F会議室

お手数をおかけしまして、誠に申し訳ございません。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • 日程調整のお礼と再調整に時間を割いてもらったことに対しておわび文を記載する
  • 認識の齟齬を防ぐため返信には確定した日程を再度記載する

9.企業から連絡が来ないとき

面接日程の件で企業から連絡が来ない場合は、まず自身のメールフォルダをチェックします。その際は、受信フォルダの他に迷惑メールフォルダも確認しましょう。また、自分のメールがきちんと送信できていない可能性も考えられるので、送信済みフォルダもチェックします。
解決しなければ、最後に連絡を取った日から1週間後くらいを目途に、応募企業のメールに返信する形で連絡を取りましょう。

株式会社○○○○
人事部 人事部長 △△△△様

お世話になっております。貴社求人に応募いたしました静楽太郎と申します。
先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご相談させていただいた面接日程の件ですが、その後いかがでしょうか。

念のため、以前お送りしました希望日程を再度提示いたします。

第一希望 ○月○日(曜日)○時に面接開始希望
第二希望 ○月△日(曜日)○時~△時(△時に面接終了を希望)
第三希望 ○月×日(曜日)○時~△時の間で調整可能

上記日程での、ご調整が難しい場合は、あらためて別の日時を提示いたしますので、お知らせください。
ご連絡が行き違いになっておりましたら申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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静楽太郎
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

ここをチェック!
  • メール返信の催促ではなく、あくまでも企業へ「面接の件の確認」という形で送信する
  • 企業側がスムーズに状況を把握するためにも直前までのやりとりを本文に残しておく
  • 緊急ではない限り電話ではなくメールで確認する

10.面接を辞退するとき

他社から先に内定をもらった場合やこちらの都合で面接を辞退するときは、速やかに連絡を入れましょう。突然連絡を絶つことは、社会人の振る舞いとして望ましくありません。面接日の2日前までならばメール連絡でも構いませんが、面接日の前日や当日の場合は電話をかけて直接謝罪するのがマナーです。

まとめ

この記事でご紹介したメールの返信例文は、オンライン・オフラインを問わず共通して使えます。また、アルバイトやパートの面接にも活用できるので、迷ったときはご参考ください。第一印象は大切ですので、面接前に採用担当者によいイメージをもってもらえると、面接もうまくいくかもしれません。この機会に、ビジネスメールのマナーや書き方のポイントを覚えてみてはいかがでしょうか。

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