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面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)

2019年11月26日
面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)
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はじめに

就職や転職活動をしている方にとって、応募先の企業とのメールのやり取りは失礼のないようスムーズに行いたいもの。しかし、「メールを受け取ってからいつまでに返信するのが望ましいのか?」「どのような文面で返信すれば良いのか」といった悩みを持つ方は少なくありません。

この記事では、企業側からの面接日程調整メールへの返信方法について重要なポイントを、例文を交えながら説明します。この記事を読むことで、就職活動で発生するメールのやり取りに時間や手間を取られなくなります。 適切な返信方法をマスターし、就職活動に役立てましょう。

件名について

件名について

日程調整のメールに返信する際、メールの件名を大きく変更する必要はありません。元々の件名の後に名前を入れて、「誰からの連絡か」が分かるようにする程度で良いでしょう。企業側は多くのメールをやりとりしているため、件名が変わってしまうと管理がしにくくなってしまいます。件名は大きく変更しないようにしましょう。

また、メールのやりとりを続けていると、タイトルに返信を表す「Re:」などが増えていく場合があります。件名が隠れてしまうほど「Re:」などが連続する場合は、その数を減らして件名が分かるように調整しましょう。中には、メーラーの設定で「Re:」が自動で入らないこともありますが、その際は「Re:」の追記や削除は不要です。

よくある企業側の面接日程調整メール(返信例付き)

よくある企業側の面接日程調整メール(返信例付き)

企業側から送られてくる面接日程調整メールの代表的な例を紹介します。実際は企業によってバリエーションがあると想定されますが、基本的な内容は網羅してあります。ぜひ応用しつつ活用してください。

件名:面接の日程に関するご相談

△△△△様
こんにちは。株式会社◯◯◯◯ 採用担当です。
この度は弊社求人にご応募頂き誠にありがとうございました。

厳正なる書類選考の結果、面接にお越し頂きたいと思っております。

早速ですが面接の日程を調整させて頂ければと思います。
希望する日程を、ご返信頂けますでしょうか。

面接は以下の場所にて行う予定です。

場所:株式会社◯◯◯◯ 本社3F会議室
持ち物:筆記用具
本社住所:東京都◯◯区◯◯12-3
アクセス:◯◯駅より徒歩10分
MAP:(地図URL)
電話:1234-56-7890(担当:◯◯)

ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。
お返事お待ちしております。

引き続き、よろしくお願い申し上げます。

株式会社◯◯◯◯ 採用担当
000-0000-0000

こちらは、企業と志望者との間で面接の日程を調整するためのメールです。スムーズな日程調整を行うためにも、速やかに返信するように心がけましょう。メールを確認したら24時間以内には返信するのが望ましいです。

仮にスケジュールの見通しが立っていない場合は、その旨を伝える返信を速やかに送りましょう。後ほど、スケジュールの見通しが立っていない場合の返信例も紹介します。

面接日程調整メールに対する返信例

それでは、日程調整メールに対する返信の一例を紹介します。一般的な日程調整メールに対する返信の例となるので、一例として覚えておいてください。先述の、スケジュールの見通しが立っていない場合の返信例も紹介しますので、合わせてご活用ください。

まずは、日程調整メールに対する返信の例です。

件名:Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)

株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様
お世話になっております。△△△△と申します。

面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
僭越ながら面接の希望日程をお送りさせていただきます。

第1希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯
第2希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯
第3希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯

上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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続いて、スケジュールの見通しが立っていない場合の返信例です。

件名:Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)

株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様

お世話になっております。△△△△と申します。
面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

現在、スケジュールの見通しが立っておらず、
希望の日程をすぐに提示できる状況にありません。

◯月◯日にはスケジュールが確定しますので、
確定次第、再度ご連絡致します。

取り急ぎお礼のみで失礼致します。

お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------
◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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書き方のポイント

冒頭で「会社の採用担当者宛」であることを明記し、次に自分の名前を名乗ります。次に、挨拶として「連絡を頂いたことへの感謝」を述べてから希望の日程を記入しましょう。その後、本文の記載が入り、最後に必ず署名を記載してください。署名は予め登録しておくことも可能ですが、きちんと記載された状態で送付されるようになっているかを確認しましょう。

本文は適度に改行をしながら、簡潔で読みやすい本文の作成を心がけましょう。また、会社名は(株)や(有)などの省略記号を使わずに、株式会社・有限会社などと正式名称で記入することが基本です。

メールの返信をする際には、相手から送られてきたメールへ返信設定で返信するのが一般的です。メール本文の下部に企業側から送られて来た本文を残したままにして、メールの内容をお互いが把握できるようにしておくと良いでしょう。

今回紹介した例では、第3希望までの記入としましたが、企業から指示がある場合はその指示に従うようにしましょう。どのような指示があるかは企業によって異なります。 企業側から希望日の数を指定されていない場合は、少なくとも3つまで希望を出しておくのが無難です。

選択肢が複数あった方が、企業側もスケジュール調整がしやすく親切な印象を持たれます。

スケジュールが未定の場合はその旨と、スケジュール確定次第、再度連絡することを伝えましょう。 スケジュールが未定だからといって、返信を先延ばしにしてはいけません。

新卒の就活の場合

新卒の就活の場合

新卒の場合も基本的な本文の構成は同じですが、学校名や氏名を忘れずに記入しましょう。件名にも学校名を追加しておくと、企業側も把握しやすく好印象です。

面接日程調整メールに対する返信例(新卒の場合)

以下、新卒の就活の場合に送る日程調整メールへの返信例です。

件名:Re:面接の日程に関するご相談 ◯◯大学△△△△(氏名)

株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様

お世話になります。貴社求人に応募致しました、◯◯大学の△△△△と申します。

面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
僭越ながら面接の希望日程をお送りさせていただきます。

第1希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯
第2希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯
第3希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯

上記の日程でご調整頂けますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯大学◯◯学部
◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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書き方のポイント

初めてやりとりをする際には、「お世話になります」と書き出すのが基本です。新卒の場合は、署名をするときに「学校名・氏名」の記入を忘れないでください。 その後は、一般的な日程調整メールと同じように、希望日を最低3つは提示しておきましょう。

面接日程確定通知メール(返信例付き)

面接日程確定通知メール(返信例付き)

続いては、面接日程調整メールの返信に基づいて日程が確定された場合に、企業側から届くメールの例、および、日程確定通知メールに対する返信例を紹介します。

件名:面接日程のご案内

△△△△様
こんにちは。株式会社◯◯◯◯ 採用担当です。

この度は、面接の希望日程をご連絡いただき、
誠にありがとうございます。

面接日程を以下の通りに確定致しました。
ご確認よろしくお願い致します。

日時:◯月◯日(火) ◯:◯◯~◯:◯◯
場所:株式会社◯◯◯◯ 3F会議室
電話:1234-56-7890(担当:◯◯)
持ち物:筆記用具
実施内容:経歴について
     弊社を志望していただいた理由 など

・緊急連絡先
採用チーム直通 000-0000-0000
当日、体調不良などで急きょお越しになれなくなった場合にご一報ください。
メールでも構いません。
以上でございます。

お手数ですが、ご確認いただけましたらこちらのメールにご返信いただけますでしょうか。
ご返信をもって、確定とさせていただきます。

それでは当日お会いできるのを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い致します。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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面接日程の決定通知に対する返信例

上記の「日程決定を通知するメール」に対する返信例を紹介します。

件名:Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)

株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様

お世話になっております。貴社求人に応募致しました△△△△と申します。

面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日程で貴社にお伺い致します。

◯月◯日(火) ◯:◯◯〜◯:◯◯
株式会社◯◯◯◯ 3F会議室

面接のお時間を頂きまして、誠にありがたく思います。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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書き方のポイント

基本的な構成は、【日程調整のメール】と同じような形式で作成します。このメールは企業側が日程を決めて提案しているので、それに対する返信では、提案された日に面接可能かどうかを答えましょう。

面接可能であれば、可能である旨を伝え、確認のために提案された日時を記入します。 提案された日に面接することができない場合は、きちんとその旨を伝え、日程を再調整してもらえるように依頼しましょう。

決定後日程変更したい場合

決定後日程変更したい場合

時には面接日が決定した後に都合が悪くなり、「当日の面接に行けなくなった」ということが起こるかもしれません。こういう時は、日程を再調整してもらう必要があります。面接日が決定した後に日程を変更したい場合には、どのようなメールを送るべきかを解説します。

決定した日程を変更したい際のメール例文

以下は、面接日が決定した後に都合が悪くなり、面接日の再調整を依頼する際に送るメールの一例です。

件名:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)

株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様

お世話になっております。◯月◯日◯時から
面接のお時間を頂いております△△△△と申します。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、家庭の事情により、
上記の日程にお伺いすることが難しくなってしまいました。

可能であれば、下記の日程での
再調整をご検討いただけますでしょうか。

△月△日 △:△△〜
△月△日 △:△△〜
△月△日 △:△△〜

お忙しいところお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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書き方のポイント

一度決まった面接日を変更してもらう際には、当初の面接予定日と自分の名前を伝え、「いつ面接を予定している誰なのか」を担当者に知ってもらう必要があります。日程の再調整をしてもらう際は、新たに希望する日程を3つほど提示しておくと、調整がスムーズにいくでしょう。 手間をかけてしまうので、相手に対するお詫びの言葉も忘れずに入れましょう。

決定メール返信(調整お礼メール)

決定メール返信(調整お礼メール)

日程を希望した通りに調整してもらえた際には、企業側にお礼のメールを送りましょう。このお礼メールがあるだけで、企業側に与える印象はかなり良くなること間違いありません。

日程を調整してもらったことへの感謝を伝えるメールの例文

以下、日程調整してもらったことに対するお礼メールの例です。

件名:Re:面接の日時に関しまして △△△△(氏名)

株式会社◯◯◯◯ 採用担当△△様

お世話になっております。貴社求人に応募致しました△△△△と申します。

この度は、面接日程の調整をして頂き、誠にありがとうございます。
それでは、調整していただいた日程で貴社にお伺いさせて頂きます。

◯月◯日◯時〜

お手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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書き方のポイント

このメールでは、日程調整をしてくれたことに対しての感謝をしっかりと述べることが大切なので、まずは感謝の気持ちから書き出します。そして、決定した日程で会社に伺うことを改めて伝えましょう。最後に重ねてお礼を述べ、本文を締めます。

連絡が来ない時の催促メール

連絡が来ない時の催促メール

面接の日程について相談をしてからしばらく経っても、「決定の連絡が来ない時にはどうすれば良いのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。中には、「催促するのは失礼ではないのか?」と考えてしまう方も少なくありません。 しかし、日程が決まらないといつまでたっても面接に進めないので、相手に連絡する必要があります。 以下で企業から連絡がない場合に送るメールの例をご紹介します。

面接日程を企業側に確認するメールの例

それでは、面接日程決定の連絡が来ないため、企業側に確認をしたい場合に送るメールの例を紹介します。

件名:面接の日時のご相談 △△△△(氏名)

採用担当△△様

お世話になっております。貴社求人に応募致しました△△△△と申します。

先日は面接をしていただける旨をお伝えいただき、ありがとうございます。
ご相談させていただいております面接の日程ですが、その後いかがでしょうか。

念のために以前お送りしたメールを再度転送いたします。

第1希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯
第2希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯
第3希望 ◯月◯日 ◯:◯◯〜◯:◯◯

上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認の上返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
○○県◯◯区◯◯12-3(都道府県から建物名、号室まで記載)
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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書き方のポイント

「まだ連絡をもらっていないこと」を直接的な表現で伝えないように心がけましょう。あくまでも相談するという形で、やんわりとした表現を用いる方が無難です。この時、日程調整を依頼した際のメールの本文を改めて記載しておくと、スムーズに話が進められます。

いつでも良い場合

いつでも良い場合

面接の希望日が特になく、いつでもいいという場合は、その旨を伝えて相手の都合に合わせるということもできます。その場合は、下記の内容を伝えるようにしましょう。

「面接日程の件、特に希望はございませんので△△様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。」 ただ、いつでもいいからと相手に丸投げするのではなく、相手の都合に合わせるという配慮を見せておくのがポイントです。

面接の日程調整ができたら、面接の準備も万全に行っていきましょう。面接のマナーや服装持ち物について概要を知りたい場合は就職転職活動の面接マナー/服装/持ち物/から受付~退室まで全網羅(WEB電話面接にも対応)の記事をご確認ください。服装について特に知りたい場合は面接の服装|印象UPできるスーツやアイテムのマナーの記事がオススメです。

まとめ

今回ご紹介した日程を調整するメールですが、ビジネスシーンでも日常的に使われています。例えば、社内の会議や取引先との商談などの日程を決める際には、必ず行うやりとりです。確実にマスターしておくと今後大きく役に立つこと間違いありません。スムーズなやりとりができる人は、企業にとっても非常に印象が良いです。

好印象を与えるためにも、スピーディーかつマナーにのっとった丁寧なメール作成を心がけましょう。

最後のチェックポイント

  • メールを確認してから24時間以内に返信しよう
  • メールの件名は大きく変えない
  • 面接日程希望日は3日提示する
  • 新卒の署名は学校名も忘れずに記載する
  • 送られてきた本文はそのまま残す
update2025
何が起こるかわからない。
あらゆる予測は覆る。
私たちはそれを思い知った。
じゃあこれからどう生きるか。
セラクは、チャレンジを選ぶ。
まず見据えるのは5年後。
見えないからこそ、
自ら突き進む強さを。
読めないからこそ、
荒波を超える柔軟さを。
未来を変えられるのは
今の自分だけだから。
2025年を、アップデートしよう。
ここから。