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面接辞退のメール返信テンプレ|理由別例文と電話で連絡する場合の注意点(就職・転職)

2019年11月21日
面接辞退のメールテンプレ|理由別例文と電話で連絡する場合の注意点(就職/転職)
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はじめに

就職や転職活動を進めるうちに、応募企業と合わないと感じたり、すでに内定をもらっていたりする人は「面接を辞退したい」と考える場面もあるでしょう。

辞退するのも就職・転職活動の選択肢のひとつですし、面接の辞退は企業側も想定しています。しかし、選考の流れを切ってしまうので、辞退する時はきちんと連絡しなければなりません。

間違っても連絡なしに辞退することがないようにしましょう。 本記事では直接企業に応募した場合の連絡方法についてご紹介します。面接辞退の連絡は、基本的にメール話で行います。面接辞退の時に企業側に送るメールの例文を、理由別に紹介していきます。また、電話で連絡する場合の注意点も紹介しますので、併せて確認してください。

メールで辞退する場合

メールで辞退する場合

面接を辞退する場合、その旨を電話で確実に伝えるのが基本ですが、電話は相手の時間を奪ってしまいます。相手も忙しいので、必ずしも電話での対応ができるとは限りません。自分の都合に合わせて確認できるメールなら、電話より時間をかけずに辞退の旨を伝えることができます。

それでは、メールでの面接辞退の連絡について解説していきましょう。

当日の連絡で良い?

基本的には面接日より前に連絡するのがマナーです。企業側は、予定されている面接に向けて準備をしています。それをいきなり当日に辞退すると、企業側に大きな迷惑をかけることになります。面接日より前に辞退することを決心したなら、決心したその日に連絡をするのが一番良いでしょう。

目安として、面接日の前日までであればメール連絡で構いません。

やむを得ない急な理由で当日辞退をすることになった場合は、メールをした上で念のため電話でも連絡するのが基本です。頻繁に連絡取っていた採用担当者がいた場合や電話でのやりとりが多くあった場合は今後の関係性を保つためにもメール連絡ではなく電話で連絡をするようにしましょう。

メールの宛先

メールの宛先は、企業の採用担当者です。

採用担当者は企業への応募者管理のほか、面接会場の手配や日程の調整などを担っています。辞退者が出た場合は、それに合わせてスケジュールなどの再調整をしなくてはなりません。 そのため、辞退の連絡は採用担当者宛てにしてください。

件名は端的に分かりやすく

件名は、一目で面接辞退の連絡だと分かるようにしましょう。

そして、件名だけで誰からの連絡かが分かるように、本題の後に氏名を入れることも覚えておきましょう。できれば面接の日時も件名に入れておくと丁寧ですが、あまり件名が長くなるのは良くありません。まずは何より、面接辞退のメールだと伝えることが大切です。

簡潔で分かりやい例が、以下です。

▼例文
件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)
件名:◯月◯日◯時の面接辞退のお詫び ◯◯◯◯(氏名)

辞退理由別の例文(テンプレ)

辞退理由別の例文(テンプレ)

辞退をするにも様々な理由がありますが、必要以上に詳しく伝える必要はありません。ただし、企業側から辞退の理由を聞かれた場合には、きちんと説明できるように回答を準備しておきましょう。

それではここからは、面接辞退の時にどのようなメールを送るのが良いのか、また、辞退の理由を説明する場合のメールの例を、理由別に紹介していきます。 以下、面接の辞退を伝えるためのメールの例です。

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様


お忙しい中失礼いたします。
◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、

面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。


お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、

このような結果となり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、

ご容赦くださいますようお願い申し上げます。


本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、

メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。


---------------
◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
---------------

メールの構成のポイントを解説します。

まずは宛名を書いて、面接予定日時と自分の名前を相手に伝えましょう。 そして、辞退する旨を伝えます。 先ほども紹介した通り、自分から辞退の理由を詳しく説明する必要はありません。「一身上の都合で」という表現を使うと良いでしょう。

辞退する旨を伝えた後は、面接に向けて準備をしてくれた採用担当者にきちんとお詫びをしてください。お詫びの後は、挨拶をしてメールを締めます。

メール本文の後、氏名や連絡先を忘れずに書きましょう。 続いては、メールを送った後で採用担当者から「辞退の詳しい理由が知りたい」と言われた時にどのように説明するのか、理由別に紹介していきます。

理由①他社内定が出た

他社からの内定が出て、その会社に入ると決めたために面接を辞退する場合のメール例文が以下です。

面接辞退を伝える企業には、くれぐれも失礼のない文面を心がけましょう。特に同じ業界での就職活動をしている場合は、仕事を通じてつながることも少なくありません。将来的にもネガティブな印象を残さない方が良いでしょう。

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)

△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様
お忙しい中失礼いたします。
◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、昨日他社からの内定をいただき、そちらでお世話になるという決心をいたしました。そのため、予定していた面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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他社内定が出て、選考を進めるかどうか迷った場合は自己分析をした内容を振り返りましょう。自己分析のやり方については自己分析のやり方。誰でも無料で簡単にできる効率的方法もチェックしてみてください。また転職直後に「やっぱり面接辞退をした会社にしておけば良かった。」と後悔しないように転職直後「失敗した」「辞めたい」と後悔しないために知っておきたいことは? も参考にされてください。

理由②企業風土とのミスマッチを感じた場合

以下、企業風土とのミスマッチを感じたため、面接を辞退する場合のメール例文です。選考を進めていく中で、応募当初とイメージのギャップを感じることもあります。企業研究は欠かせませんが、理念や方向性が合わなかったことを丁寧に伝えましょう

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様


お忙しい中失礼いたします。
◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。


誠に申し訳ございませんが、企業理解を深める中で、

当初描いていたイメージとの違いが大きく、自分の能力を改めて考慮した結果、御社に貢献していくことが難しいと感じたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、

このような結果となり、誠に申し訳ございません。


身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、

ご容赦くださいますようお願い申し上げます。


本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、

メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。


末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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企業風土が自分に合わないと感じる場合は辞退をする前に企業研究を見直し、自分の感じた印象が間違っていないか確認し、後から後悔することの無いようにしましょう。企業研究については、企業研究のやり方もご確認ください。

理由③スキルセットのミスマッチを感じた場合

次に自分の持っているスキルとのミスマッチを感じたため、面接を辞退する場合のメール例文です。

特に転職社に多いのがスキルセットのミスマッチ。企業側も中途採用では即戦力で働ける人を求めていますが、応募者側がミスマッチを感じた場合は素直に伝えましょう。

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様


お忙しい中失礼いたします。
◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、企業理解を深めていく中で、当初描いていたイメージとの違いが大きく、自分の能力を改めて考えた結果、御社に貢献していくことが難しいと感じたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。


お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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理由④体調不良が理由の場合

体調不良により面接を辞退する場合のメール例文です。企業によっては日程調整を行ってくれることもありますが、長期の入院が必要な場合は相手を待たせることになります。以下のような内容で辞退メールを検討しましょう。

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様

お忙しい中失礼いたします。◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、あいにく体調を崩してしまい、まずは回復に努めたく思いますので、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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理由⑤家庭の事情による場合

以下、家庭の事情により、面接を辞退する場合のメール例文です。家庭の事情はプライベートなことも含まれているので、細かく記載する必要はありません。企業への失礼のないメールを心がけてください。

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様


お忙しい中失礼いたします。
◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、家庭の事情により、就業するのが困難な状況となったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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面接辞退メールへの返信が届いたら

面接辞退メールへの返信が届いたら

面接辞退を伝えるメールに企業側から返信があった場合、基本的にはそこで対応は終了します。そのため、そこから加えて返信をしなくても問題はありません。

もし返信をしないことが気になるなら、一言返信しても構いません。ただし、採用担当者の時間を取らないように、簡潔な文面にしてください。以下、面接辞退メールへの返信が届いた際に送る返信例です。

件名:Re:Re:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様
お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきまして、誠にありがとうございます。
この度はご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
またご縁がございましたら、その際はよろしくお願いいたします。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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電話で連絡する場合

電話で連絡する場合

面接辞退を電話で連絡する場合もメールでの連絡と同じく、簡潔に理由を伝えましょう。
同じように、詳しい理由を聞かれることもあるので、しっかりと答えられるように準備しておいてください。
また、電話をする時間帯ですが、基本的には早い方が良いです。始業時間より後かつ午前中には連絡をしておきましょう。以下、電話でのトーク例です。

自分:お忙しいところ恐れ入ります。◯◯と申します。面接の件でお電話いたしました。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。(担当者に変わったら)


自分:お忙しいところ恐れ入ります。◯月◯日◯時より面接のお約束をいただいております、◯◯と申します。今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。
担当者:人事部の△△です。はい、構いませんよ。


自分:ありがとうございます。先日は面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者:ご連絡いただきましてありがとうございます。差し支えないようでしたらご辞退の理由などを教えていただけますか。


自分:はい。この度、他社の内定が決まりまして、そちらでお世話になるという決心をしたことが理由です。お忙しい中、面接のお時間をいただいていたにも関わらず、大変申し訳ございません。
担当者:そうですか、それはおめでとうございます。教えていただきありがとうございます。それでは、面接ご辞退の件、承りました。


自分:大変お手数をおかけいたします。お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

当日辞退の場合

当日辞退の場合も基本的な注意点は同じです。理由は簡潔にまとめ、誠意を持って対応してください。ただし、当日になってのキャンセルとなると、採用担当者にも面接官にも迷惑をかけることになります。辞退の理由を細かく伝えるよりも、お詫びの気持ちを最優先に伝えましょう。

辞退メールへの返信が来ない場合

以前に送った面接辞退メールに返信がない場合、もしかしたら相手がメールを見落としている可能性もあります。

確認のため、電話で辞退の意向を再度伝えましょう。 電話でも伝える際は「メールにてお送りしました通り」とメールを送ったことを話しておいても良いでしょう。

電話で担当者につながらなかった場合の対処法

電話をかけて担当者につながらなかった場合には、会社の方に伝言をお願いすることになります。面接を辞退する旨を代理の人に伝え、担当者への伝言をお願いしましょう。この時、伝言を受けてくれた代理の人の名前を聞いておいてください。

つながらないので放っておくということのないように、電話とメールの両方を使って必ず連絡してください。

その後、採用担当者にメールで「電話をしたがつながらなかったこと」と、「代理の人に伝言をお願いしたこと」を伝えましょう。伝言を受けてくれた代理の人の名前を聞き出したのは、伝言を誰に伝えたのか担当者に分かるようにするためです。

以下、面接辞退の連絡のために「電話をしたがつながらなかったこと」、「代理の人に伝言をお願いしたこと」を採用担当者に伝えるメールの例です。

件名:面接辞退のお願い ◯◯◯◯(氏名)


△△株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様


お忙しい中失礼いたします。
本日◯時より、面接のお時間を頂戴しておりました、◯◯◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、急な体調不良により、本日お伺いすることが難しい状況です。
採用担当である◯◯様に直接電話でお伝えするべきだと思い、何度かお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので△△部の△△様に伝言をお願いさせていただきました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。


身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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◯◯◯◯(氏名)
〒100-□□□□
東京都◯◯区◯◯12-3
電話番号 123-4567-8901
メール  ××××@××.com
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まとめ

面接辞退をする時の連絡について、メールの例と電話連絡の注意点をまとめました。辞退をする時は、とにかく誠意を持って相手に伝えることが大切です。ここまで、選考に時間と労力をかけてくれた採用担当者には、感謝の意とお詫びをしっかりと伝えましょう。

こういった、予定をキャンセルすることは、どの業種においても起こりうることでしょう。その時、誠意を持った対応ができるかで、社会人としての質が問われます。 今回紹介したメールや電話での連絡方法をマスターし、今後の社会人としての生活にも役立ててください。

最後のチェックポイント

  • 面接辞退は電話かメールで連絡する
  • 件名は一目で内容が分かるようにする
  • 辞退理由は簡潔に伝える
  • 企業側には感謝とお詫びの気持ちを伝える
  • 電話がつながらない場合、伝言とメールで伝える
  • 電話でもメールでも、誠意を示す
update2025
何が起こるかわからない。
あらゆる予測は覆る。
私たちはそれを思い知った。
じゃあこれからどう生きるか。
セラクは、チャレンジを選ぶ。
まず見据えるのは5年後。
見えないからこそ、
自ら突き進む強さを。
読めないからこそ、
荒波を超える柔軟さを。
未来を変えられるのは
今の自分だけだから。
2025年を、アップデートしよう。
ここから。