はじめに

通常、選考が終わると企業は応募者へ結果を通知します。
昨今では選考通過の旨をメールで知らせる企業が増えており、それを選考通過メールと呼ぶこともあります。
一方、選考通過メールを受け取った際に、どのような対応をすればよいかわからない方も、まだまだ多いのが現実です。

この記事では、選考通過メールへの返信方法・マナー・ケースごとの例文などをご紹介していますので、ご参考になさってください。

選考通過メールに返信は必要？

選考通過メールへの返信は基本的に必要です。企業からの質問がない場合でも、選考通過に対するお礼の言葉は送るようにしましょう。

ただし、ケースによっては、返信自体を企業が不要としている場合もありますので、その都度見極めることが大切です。

選考通過メールへの返信方法・書き方のポイント

以下では、選考通過メールへ返信する際の基本的な書き方の順番やポイントをまとめました。

1. 件名

   返信時は基本的に変更しない。新規メールで問い合わせる際は用件・氏名（フルネーム）・学校名（学生の場合のみ）記載する。

2. 企業名・担当者名

   正式名称を記載する。省略をしない

3. はじめの挨拶

   挨拶は「お世話になっております」が一般的。その後に所属や学校名、氏名をフルネームで記載する。

4. 本題

   結論から述べる。簡潔に記載する。

5. 結びの挨拶

   企業の発展を祈る言葉や「何卒よろしくお願い申し上げます」などが一般的。簡潔に記載する

6. 署名

   氏名（フルネームに読み仮名をつける）・所属（学校名・学部・学科など）・連絡先（メール・電話番号など）を記載する

ビジネス文書では、挨拶後すぐに本題に入るのが基本です。選考通過メールも同様の形式で記載しましょう。

【例文あり】選考通過メールに返信が必要なとき

以下では、選考通過メールへの返信が必要なケースをご紹介します。
シーンごとに例文を作成しましたのでご参考になさってください。

「返信不要」の記載がない場合

選考通過メールに「返信不要」の記載がない限りは、返信しておきましょう。お礼の言葉や今後の意気込みだけでも構いません。
以下では、例文をご紹介します。

日程調整が必要な場合

選考通過後に二次選考・三次選考などが控えている場合は、日程調整が必要です。また、内定後に、内定者面談を行う企業では面談日程の調整を行うことがあります。

日程調整では通常、企業側が日程を掲示したなかから、応募者が日時を選びます。ただし、掲示された日程では都合が付かない場合、希望日を伝えて交渉するようにしましょう。
以下では、「掲示された日程のなかから日程調整するパターン」と「掲示された日程では都合が付かず、希望日を伝えて日程調整するパターン」の例文をご紹介します。

選考を辞退する場合

選考辞退の申し出は、できるだけ早く行いましょう。返信メールでは、選考辞退に至った背景や理由まで述べると誠実です。
以下では、例文をご紹介します。

選考通過メールに返信しなくてもよいとき

選考に落ちた場合、返信メールを送る必要はありません。

また「返信不要」の旨が記載されているときや送信専用のメールアドレスから送られてきたときは、企業が応募者の返信を求めていないため、返信は控えましょう。

返信メールを送るときのマナー・注意点

以下では、選考通過メールを送るときのマナー・注意点について解説します。

宛名には正式な企業名・担当者名を記載する

メールの宛名には正式な企業名および、担当者名を記載しましょう。
面接官の名前を忘れた場合は、いただいた名刺ややりとりしたメールから確認できます。

どうしても担当者名が思い出せない場合は、宛先を「面接ご担当者様」としたり「面接ご担当者の皆様」とまとめたりしてもよいでしょう。上役の方にだけ送るという方法も有効です。

24時間以内かつ応募企業の営業時間内に返信する

選考通過メールには、なるべく早く返信しましょう。返信はメールを受け取ってから24時間以内でかつ、応募企業の営業時間内が望ましいです。

連絡が遅れたり営業時間外にメールを送ったりするのは、社会人として不誠実な印象を与えかねません。

作成した文章は必ずチェックする

選考通過メールの返信時に限らず、ビジネス文書はきちんとチェックしておきましょう。

以下では、選考通過メールの返信時に、とくにチェックしておいた方がいい項目を3つまとめました。

1. 企業からの質問の意図を汲み取れているか

   （整合性が取れているか）

2. 企業からの質問にはすべて回答しているか

   （伝え漏れがないか）

3. 誤字脱字はないか

件名は変更しない

基本的に、送られてきたメールの件名はそのまま残して返信します。

以下にメールの件名を変えない方がいい理由を3つご紹介します。

1. メールアプリ内で検索ができなくなるため

   件名を変えてしまうと、過去のメールが検索機能で見つけにくくなります。

2. 別スレッドが立ってしまうため

   スレッドとは、やりとりしているメールを1か所（1スレッド）にまとめて管理する形式です。件名を変えることで別スレッドが立ってしまい、検索時に探しにくくなります。

3. 要件がわからなくなるため

   途中で件名を変更してしまうと、何の件で連絡してきたのか伝わりにくくなります。

私用のメールアドレスから送る

選考通過メールへ返信する際は、私用のメールアドレスから送信しましょう。学生の方は学内メールアドレスが推奨されています。就活用に新規でGmailを取得するのもオススメです。

ただし、転職活動中の方が、現職のメールアドレスを用いるのはNGです。転職活動は私的なことですので、勤務先のメールアドレス（公的）を使用するのは不適切にあたります。

まとめ

この記事では、選考通過メールへの返信の要否・書き方・例文などについて解説しました。
選考通過メールへの返信で、採用担当者の印象がよくなることもあります。とはいえ、基本的なマナーができていなければ、逆に不誠実な印象を与えかねません。

客観的な視点から物事を考えることは社会人として必要なスキルです。
選考通過メールを送る際も同様に相手の視点に立ち、ケースバイケースで対応を変えていきましょう。