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内定辞退はメールで大丈夫？例文で解説

2023年05月29日

リクルート就活

はじめに

就職活動において、企業から内定をもらえたが、別の会社への入社を希望する・大学院への進学が決まったなど内定辞退を決心することがあるでしょう。企業へ内定辞退を伝えるにはどのようにしたらよいか解説していきます。

そもそも内定が決まらないと悩んでいる方については就職先決まらない原因とは？就活の対策や就職先の選び方も解説でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

メールで内定辞退をしても大丈夫か？

内定辞退を伝えるのは面倒くさいうえに心苦しいですよね。できればさっとメールで済ませたいものです。メールで内定辞退をするのは失礼にはあたらないのだろうかと思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここ数年で企業の働き方に変化が起き、メールやチャットでの連絡手段がメインになっている企業が増えました。それに伴い採用に関しての連絡もメールがあると履歴が残るのでメールでも失礼にならない、という風潮になってきています。

内定辞退は何で行えばよい？

内定辞退を決めた際、何で先方に伝えるべきか悩みますよね。内定辞退の連絡を入れる方法は時代と共に変化をしてきました。ここでは、従来の方法から現在のメールで行うようになった説明をしていきます。

電話が主流だった従来

現在でも大切な連絡は電話でするという方は多いでしょう。内定辞退の連絡も電話のみで行うことが従来では主流でした。こちらから電話をかけ、担当者の方にお礼と謝罪を述べて、具体的な話をして内定辞退の承諾を頂くというのが一般的な内定辞退の方法です。

メールも主流になった現在

電話で内定辞退の連絡をする人よりも、メールで連絡をする人が増えています。メールを送ることにより、文字として記録が残り、内容確認が可能になるため利用する人が増えました。電話で内定辞退を伝えていた内容を文章化し、メールで送るというのが一般的な方法です。

なぜメールがよしとされるようになったか

内定辞退においてメールがよしとされるようになった背景には、ここ数年でのリモートワーク化が影響を受けていることでしょう。採用担当者が会社にいないことも増え、会社に電話をしてもいない、社内や社外との業務連絡がメールやチャットといった手段になっていることも、採用に関することをメールで行う理由の一つになっています。

面接時点での辞退については【各ケース例文あり】面接辞退はメール？電話？正しい断り方（キャンセル方法）でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

メールで内定辞退する際の書き方の例文

メールを送る際には「一目でわかる件名」「自分の所属」「名前」「連絡先」が大切です。
担当の方にメールを見逃されることがないように、中身が何であるか一目でわかりやすい件名が必要です。文末にはどこの誰から送られてきたかわかるように自分が誰であるか、どこに連絡をすればよいか、という連絡先を記載しましょう。

内定を辞退したい旨を伝える例文

件名：2024年度新卒内定辞退のご連絡
本文：
株式会社セラク2024年度新卒採用担当
松永　悠馬様
お世話になっております。
この度は、採用内定のご連絡誠にありがとうございます。
このように大変喜ばしいお話を頂きながら大変恐縮ではございますが、一身上の都合により内定を辞退させて頂きたく思います。（※1）
選考に対しまして貴重なお時間を割いていただきましたことへ感謝申し上げると共に、ご期待に添うことができず大変申し訳ありません。
本来であれば、直接お伺いさせておわびすべきところではありますが、メールでの連絡でご容赦頂きたく思います。
今後とも貴社のますますのご発展とご栄光をお祈り申し上げます。
ルートテック大学　社会学科　4年
静楽　和香
電話番号
0120-1234-5678
メールアドレス
Nodoka_seraku@＊＊＊＊＊＊＊＊

（※1）:理由を聞かれない限りは、自分から具体的な理由は言わなくて大丈夫です。

今は辞退をしなければならないが将来的にまた受ける意欲がある旨を伝える例文

件名：2024年度新卒内定辞退のご連絡
本文：
株式会社セラク2024年度新卒採用担当
松永　悠馬様
お世話になっております。
この度は採用内定のご連絡誠にありがとうございます。
このように大変喜ばしいお話を頂きながら大変身勝手な理由ではありますが、大学院への進学が決まりましたため内定を辞退させていただきたく思います。（※2）大学院卒業後、またご縁がありましたら採用選考を受けさせていただきたく思いますので、その際は何卒よろしくお願いいたします。（※3）
選考に対しまして貴重なお時間を割いていただきましたことへ感謝申し上げると共に、ご期待に添うことができず大変申し訳ありません。
本来であれば、直接お伺いさせておわびすべきところではありますが、メールでの連絡でご容赦頂きたく思います。
今後とも貴社のますますのご発展とご栄光をお祈り申し上げます。
ルートテック大学　社会学科　4年
静楽　和香
電話番号
0120-1234-5678
メールアドレス
nodoka_seraku@＊＊＊＊＊＊＊＊

（※2）：内定辞退する理由（進学・留学や家庭の事情を具体的に）を述べます。
（※3）：内定辞退する理由が終わったら、また採用選考を受けたいと思っていることを伝えます。

内定辞退を伝える時期は？

内定辞退を伝える時期は、内定の知らせを受けてから遅くても1ヵ月以内がよいでしょう。企業は働き手を補うために採用を行いますので、1人欠員が出たら新たに1人募集を行う必要があります。内定辞退により、その1人を採用するための時間が改めて必要です。早めに伝えることで企業の採用募集にかかる迷惑が少なくて済むでしょう。