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インターンシップのメール返信(お礼・申込み・断り・参加可否・質問)で使える書き方のポイント

2020年11月26日
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はじめに

インターンシップではさまざまなシーンでメールを書くことがあります。しかしいざメールを書くときに、企業へのメールはどのように書けばいいか悩む人もいるでしょう。この記事ではメールの例文を紹介しながら、メールを書く際の注意点なども確認していきましょう。

メールの基本的な構成とは

メールの基本的な構成とは

ビジネスシーンにおけるメールの基本的な構成は、

  • 宛先(メールアドレス)
  • 件名
  • 宛名
  • 本文
  • 署名

これら5つで構成されます。それぞれのポイントを押さえていきましょう。

宛先(メールアドレス)

インターンシップに限らず、メールを送るときにくれぐれも注意したいポイントは、送り先のメールアドレスを入力する場所とメールアドレスを正しく入力することです。

当たり前にできることのように思えるかもしれません。しかしメールアドレスの入力欄をうっかり間違えたり、メールアドレスを手入力したためにスペルミスをしてしまうなどは、さほど珍しいミスではないのです。

可能であればメールアドレスは手入力せず、コピー&ペーストすることをオススメします。それでもコピーミスをする可能性もありますので、ペーストした後も必ず間違いがないかを確認してください。

件名

メールの件名は、ひと目見てどのようなメールかわかることが大切です。たとえばインターンシップに申し込みをする場合は下記のようにするといいでしょう。

例)

インターンシップ参加申し込み(○△大学・○田○○美)

メールを受け取った人がメールを探すときに、名前などの情報が件名にあれば検索もしやすくなります。学部などまで書くと、件名欄の表示枠に入り切らない可能性もでてきますので、大学名と名前だけを書いておけば問題ありません。

宛名

メールの宛先以上に注意を払わないといけないポイントは、送り先の宛名です。名前を間違えることはビジネスの場のみならず、目上の人に対して、とても失礼なこととなります。わかっている漢字でも過信せず、確認をおこないましょう。

宛名の書き方は「部署名」+「送り先相手の名前」となります。

例)

人事部 人事課課長 ○○様

メールの送り先担当者名がわからない場合は、名前の部分を「ご担当者様」とするといいでしょう。誤字脱字だけではなく、誤変換にも注意してください。

以下のように、同じ読みでも漢字表記が違う場合もあるので最新の注意を払いましょう。

例)

読み表記
タカハシ 高橋 / 髙橋
サイトウ 斉藤 / 斎藤 / 齋藤
ワタナベ 渡辺 / 渡部 / 渡邊
ヤマザキ 山崎 / 山﨑

本文

本文は「挨拶」と、メールを書いている人が誰かを伝える名乗りから書き出します。

例)

はじめてメールをお送りいたします。(/お世話になります。)
○△大学 ○◇学部 ○田◇也と申します。

貴社ホームページにてインターンシップ応募の詳細を拝見し、
応募したくご連絡させていただきました。

私は大学にて○◇学部で△△という分野を専攻しており、
△△において高い実績を誇る貴社の○○事業に強く関心を惹かれました。

今回のインターンシップ募集は、貴社の○○事業の具体的な取り組みや、
業界の今後に対する展望を知る、またとない機会と考え、応募するに至りました。

つきましては、インターンシップの採用をご検討頂けますと幸いです。
お忙しい中お手数をおかけして大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

ここでも大学名や学部名は省略せず、名前もフルネームにしましょう。この段階から誤字脱字・誤変換に十分注意するようにしてください。

はじめてメールをする場合は、「はじめてメールをお送りいたします」と書き入れます。2回目以降のやり取りの場合は「お世話になります」からはじめてもいいでしょう。

本文はできるだけ簡潔に、短くわかりやすくまとめることを意識してください。1行の文字数の目安はおよそ30文字以内、1つの段落は3~5行以内にすると読みやすくなります。また段落と段落の間に1行空きを入れることで更に読みやすくなりますので、これらのテクニックを使って体裁を整えておきましょう。

署名

本文を書き終えたら、署名を入れていきましょう。署名の構成は以下の通りになります。

  • 大学名
  • 学部・学科・学年
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

インターンシップの際はことあるごとにメールを送ることもありますので、上記の署名を作成しテンプレートに登録しておくことをオススメします。

インターンシップのメールで使用する署名は、記号などを使用して装飾する必要はありません。必要な情報がパッと見てひと目でわかる状態が理想的ですので、シンプルなものにしておきましょう。

メールをするときの注意点

インターンシップでメールをするときの注意点

メールを返信する際は

  • 宛名、署名を忘れずに設定
  • 誤字脱字や略字がないか
  • 改行を適度にする
  • メール返信は24時間以内に
  • お礼メールは必ず送る

これら5つの項目に注意をしましょう。

宛名、署名を忘れずに設定

宛名や署名は当たり前に入れるものだと思っていると、ついうっかり忘れたなどというミスが起こってしまいかねません。署名はテンプレートに保存しておいたものの、メールに挿入するのを忘れる……なんてこともありえます。

宛名などの場合は、自分の名前は書いたのに相手先の人の名前などを書き忘れるなどもあるでしょう。逆も然りで、相手の名前は書いたのに自分の名前を書き忘れるなども本当に起こる話なのです。

メールを書く際は、相手の名前や部署名、自分の名前や学校名が抜けていないかを確認します。さらに文末に署名がきちんと書かれていることを確認し、過不足がないように最終確認を重ねてから送信しましょう。

誤字脱字や略字がないか

メールが書き終わったら、最終チェックを必ず行いましょう。できれば最低でも2回以上はチェックすることをオススメします。

チェックするときにオススメの方法は、文章を読み上げる方法や、プリントアウトしてチェックする方法です。声に出して読み上げることで、誤字脱字誤変換だけでなく、文章のリズムのおかしさや違和感にも気づけるでしょう。

プリントアウトする方法では、モニタ越しでは気づかなかったミスをみつけやすくなります。PCで書いてスマホでというのではなく、紙に印刷するところがポイントです。

可能であれば誰か別の人にチェックしてもらうこともいいでしょう。とにかく確認に確認を重ね、できるかぎりミスが起こらないように努めてください。

改行を適度にする

一生懸命文章を遂行し、丁寧で誤字脱字も誤変換もない完璧なメール本文であったとしても、見た目の体裁がある程度整っていないと大変読みにくい文章となってしまいます。

体裁を整えるためには適度な改行と、段落と段落の間に1行の空スペースをいれるといいでしょう。1つの文章のかたまり(段落)は、3~5行以内に収めて区切りをつけ改行します。この際、1行あたりの文字数は30文字程度を目安にしておくと、さらに読みやすくなるでしょう。

改行して1つのかたまり(段落)ができたら、1行はなにもない空の行にし、その次の行からまた本文を続けてください。

メール返信は24時間以内に

メールが届いていることに気がついても、すぐに返信ができないこともあるでしょう。返信できない時間が長くなってしまうことも否めません。

しかしメールを送って返信を待っている側からすると、いつまで経っても返信が来ない人と、速やかに返信を送ってくる人。どちらに信頼をおくでしょう。

たかがメールの返信と侮らず、メールが届いたらできるだけ早い段階で速やかに返信を送るように心がけてください。どうしてもすぐに返信ができない場合でも、遅くとも24時間以内に返信することがマナーと言われていますので、24時間以上は遅れないよう注意してください。

お礼メールは必ず送る(1dayでもお礼メールは必要)

インターンシップを受けた後には、必ず人事担当者にお礼のメールを送るようにしてください。人事担当の方に直接印象付けられる絶好のチャンスにもなりますので、忘れず速やかに送りましょう。

送るタイミングはできるだけ早くが理想です。可能であれば、インターンシップを受けた当日でも構いません。もし当日がムリな場合は、遅くとも翌日の夕方までにはメールができるように意識しておいてください。

内容は感謝の言葉と、インターンシップの感想、その場で学んだことや理解したこと、そして本選考に向けての今後の意気込みや展望などを織り交ぜて記入します。

インターンシップで使えるメール例文

インターンシップで使えるメール例文

ここからはインターンシップでメールを書く際に使える例文を紹介します。

  • 挨拶メール
  • 申し込みメール
  • 日程調整メール
  • 質問・お問い合わせメール
  • 参加可否メール
  • 断りメール
  • お礼メール

これら7つのテーマで紹介しますので参考にしてください。

挨拶メール

例1)

はじめてメールをお送りいたします。
○△大学 ◇◇学部 ☆○学科の田中一郎と申します。

例2)

お世話になります。
先日お電話で質問させていただきました、○△大学の田中一郎と申します。

例1の場合は、はじめて企業へメールを送る際の挨拶です。例2は過去にメールや電話などでのやりとりがある場合の挨拶文となります。

はじめての場合は、できるだけあなた自身が誰であるかを明確に伝えるため、大学名は学部・学科も入れて、フルネームで続けましょう。

2回目以降も名前はフルネームで書きますが、大学名に関しては学部など省いても構いません。名前に関しては、名字だけにしてしまうと他の人と間違われる可能性もありますので、フルネームで書くようにしましょう。

申し込みメール

件名には必ず「インターンシップ応募(申し込みでも可)(□□大学 田中花子)」と記入してください。

例)

はじめてメールをお送りいたします。
□□大学 ○○学部 □△学科の田中花子と申します。

貴社ホームページにてインターンシップ応募の詳細を拝見し、
応募したくご連絡させていただきました。

名前の読み方が難しい場合は、名前の後にカッコし、そのなかにひらがなでふりがなを入れておくとより丁寧になるでしょう。

この例文のあとは簡潔に開催日時などの詳細の確認をするだけでも構いませんが、この会社でぜひインターンを受けたいと考えている志望理由などを織り交ぜてもいいでしょう。

日程調整メール

インターンシップの申込みをしたあとは、日程調整に関する連絡をします。

  1. 提示された日時に参加できない
  2. 提示された日時に参加できるがすぐ返答できない

これら2つのパターンの例文を紹介します。

例1)

大変申し訳ありません、ご提示いただいた日程のいずれも調整がつかず、参加ができない状態となりました。
よろしければ別の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

例2)

ご提示いただきました日程では都合がつかないため、現状では参加が難しい状態になっております。
現在、予定の調整をしておりますので、しばしお待ちいただくことは可能でしょうか。
○月○日(木)中にはあらためてご連絡させていただきます。

例1の場合は、続く文章で3通りほど都合のよい日時を提案するようにしましょう。例2の場合は、必ずいつまでに返事ができるかを明確に記すことが重要です。

質問・お問い合わせメール

インターンシップを申し込む前でも、申し込んだ後でも、疑問に思ったことは確認しておいたほうがいいでしょう。そのような場合の例文をご紹介します。

例)

貴社で○月○日(火)に行われるインターンシップでの服装について質問したく、
ご連絡を差し上げました。

インターンシップの応募詳細に服装に関する指定が見当たりませんでしたので、
当日はどのような服装で参加すればよろしいでしょうか。

スーツか私服のどちらが望ましいのかだけでも結構ですので、教えていただけますと助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

冒頭の挨拶の後に続く文章です。何についての質問か、どのような答えが欲しいかをわかりやすく書くようにしましょう。

参加可否メール

インターンシップ申し込み後、指定された日時で参加できるかどうかについての返信メールも必ず送りましょう。

例)

この度はインターンシップ選考結果の連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ぜひとも参加させていただきます。

ご指定いただきました○月○日(月)○時にお伺いいたします。

参加できない場合は、状況に応じて先に紹介している「日程調整」や「辞退」に関するメールの例文を参考にしてください。参加の可否に関わらず、連絡はできるだけ早めに。24時間以内を心がけましょう。

断りメール

インターンシップを申し込んだものの、どうしても外せない用事などがある場合は、早めに参加辞退の連絡をするようにしましょう。

例)

○月○日(水)に開催されるインターンシップですが、申込完了後に家庭の事情で当日参加が難しくなってしまいました。
つきましては誠に恐縮ですが、今回の貴社インターンシップ参加申込を、辞退させていただきたく存じます。

お忙しいなか日程の調整を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしまして申し訳ございません。

辞退する場合は、可能な限りなぜ辞退するかについて説明するようにし、時間を取らせてしまったことなどを含め、丁寧な謝罪を心がけましょう。

お礼メール

インターンシップに関連するメールには、お礼のメールもあります。

  • インターンシップ後のお礼
  • 企業からのお礼メールへの返信

今回はこの2つにスポットを当てて例文を紹介します。状況に応じて参考にしてみてください。

インターンシップ後のお礼メール

例)

この度は、インターンシップに参加させていただきありがとうございました。

□□様や社員・スタッフの皆様には、インターンを通じ
さまざまなご指導やご助言をいただき、大変感謝しております。

今回のインターンシップを経験したことで、
貴社の業務に身をもって体験する貴重な経験ができました。
そのような経験ができたことで、貴社に貢献するために必要な能力がわかり、
自分自身がこれからどうすべきかを考えるきっかけとなりました。

今後、貴社の採用選考が開催された際には、ぜひ挑戦させていただきたいです。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

経験したことがどのような意識改革につながったか、今後どのようにその経験を生かしていきたいかを詳しく書くといいでしょう。

企業からのお礼メールへの返信

企業とのメールをやり取りする場合は、自分から送ったメールで終わらせるほうがベストです。こちらか企業にお礼メールを送ったあと、企業側からもお礼メールが来ることもあります。そのメールに「返信不要」とあっても、返信をすることで、きちんとメールを読んで対応している誠意をアピールできる可能性がアップします。

例)

お忙しいところ、大変丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。

本選考が開始されることを楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

本文はできるだけ簡潔にわかりやすく、短くまとめることを意識しましょう。

まとめ

インターンシップの際に企業とやり取りするメールは、基本的に難しい内容や決まりなどはありません。社会人として通用する、今後役に立つ書き方やルールばかりですので、この機会にビジネスシーンでのメールの作成方法をマスターしておくといいでしょう。

件名はわかりやすく、本文は読みやすいようひらがなと漢字のバランスに注意したり、適度に改行や空行を入れて体裁を整えたり。署名はシンプルに。返信する場合は件名を変更しない……など、細かい部分もありますが、きちんとしたメールを作成できることは、社会人として必要なスキルを備えている証とも受け取れます。

たかがメールと侮らず、自分自身のスキルがアピールできるチャンスと思って、インターンシップのメールを作成してみてください。

最後のチェックポイント

  • メールを作成するときは基本の構成にならって書く
  • 誤字脱字、誤変換に注意し、書き終わったら再度確認する
  • 「読み上げる」「印刷して確認する」等、ミスを減らす努力をする
  • 言葉は省略せず、正式名称を記入する
  • 件名を見ただけでメールの内容がわかるように考える
  • メールの返信は遅くても到着から24時間以内に
  • 本文改行で段落を区切り読みやすい体裁にする
  • 断る場合でも必ず返信をする
  • ビジネススキルをアピールできるチャンスと捉え作成する
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何が起こるかわからない。
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じゃあこれからどう生きるか。
セラクは、チャレンジを選ぶ。
まず見据えるのは5年後。
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ここから。