はじめに

納品書は、フリーランスや個人事業主、小規模事業の経理業務において欠かせない書類のひとつです。しかし、納品書の役割や類似書類との違い、保存義務や適格請求書（インボイス）対応のポイントなどを、正しく理解していないと実務で困る場面も少なくありません。本稿では、納品書の基礎から実務での活用方法までを、わかりやすく解説します。

納品書とは？

納品書は、取引先に商品やサービスを納品した際、その内容を証明するために発行する書類です。納品書がどのような機能を果たすのか、以下の項目で、より詳しく見ていきましょう。

納品書の役割

納品書には、納品内容を証明するほかにも果たすべき役割があります。納品書が持つ代表的な役割について3点を、以下の表にまとめました。

納品内容の 証明と確認	納品書には、納品先で検収できるよう、いつ・どこへ・何を・いくつ納品したのかを証明・確認する役割があります。
取引証明としての 記録	納品書には、納品内容が発注内容通りであること、またその事実を証明・記録する役割があります。
請求書発行前の 補助資料	納品書には請求書発行前の補助資料として、単価と数量および税率に基づく金額を記録する役割があります。

納品先では検収に使われる

商品やサービスの納品後、納品書は取引証明や請求書発行前の補助資料となるほか、納品物の検収に使われます。検収とは納品された商品やサービスの数量や品質に誤りがないか、納品内容を確認する作業のことです。

見積書や請求書との違い

納品書は商品やサービスの納品時に発行されますが、納品の前後には見積書や請求書といった、類似書類のやりとりがあります。これらは目的が異なるため、混同しないように注意が必要です。

類似書類と役割

取引に伴う納品書の発行では、納品書をやりとりする前後にも類似する書類が発行されます。以下の表では、納品書の類似書類と役割についてまとめました。

見積書	見積書は相手先企業の発注に対して納期や金額がわかるよう、取引前に提示される書類です。主に価格や条件面の内容を記載します。
納品書	納品書は商品やサービスの納品時に発行される書類です。納品内容を証明するほか、請求書の補助的な役割を果たすこともあります。
請求書	請求書は取引完了後に発行されます。納品した商品やサービスについて、取引の相手先企業に代金の支払いを求める書類です。

納品書の作り方と注意点

納品書には、取引内容を正確に記録するための基本的な項目を記載します。以下の見本を通じて、より詳しく見ていきましょう。

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以下の項目では、必要な項目と注意点について解説します。

納品書の記載項目

納品書の一般的な記載事項について、以下の表にまとめました。

発行日	書類の発行日として納品書の作成日を記載します。郵送時は到着日（納品日）に合わせる場合もあります。
納品番号	納品書を経理システムと連動した連番で管理している場合、納品書に固有の番号が振られます。納品番号は発注情報や請求情報との照合をはじめ、取引の整合性を保つために使われます。
納品先情報	納品先の情報（企業や店舗・現場など）を記載します。会社名・住所・担当者名などが主な内容です。
発行元情報	発行元（自社）の情報を記載します。自社名・住所・担当者名・適格請求書発行事業者の番号（T番号）などが主な内容です。
納品内容	納品する商品やサービスの内容を記載します。商品名・単価・数量・単位・税率（課税か非課税かの区別）・合計金額などが主な内容です。
備考	備考欄には特記事項や取引条件、発注情報や請求に関する情報のほか、定型文とならない情報などを記載します。

納品書作成時の注意点

納品書は検収や発注情報との照合に使われるため、必要な情報を漏れなく記載することで、トラブルを防止できます。また納品書のフォーマットは、ExcelやWordのフォーマットやクラウドツールを利用することで、簡単な作成が可能です。

納品書を適格請求書として扱うための要件

適格請求書等保存方式（インボイス制度）が開始され、納品書を適格請求書として兼用したいという声も増えています。ただし、適格請求書として認められるためには、いくつかの要件を満たす必要があります。下記の表でこの要件をまとめました。

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称および登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）および適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

参考｜国税庁 適格請求書等保存方式の概要 6ページ

納品書を適格請求書として扱う際の注意点

必要な要件を満たした納品書を適格請求書として扱うこと自体は可能ですが、請求書と納品書を分けて管理する方が、実務上の混乱を防ぎやすくなります。特に税務調査や取引先との確認時には、煩雑な照合作業が伴うため、書類の役割を明確にする方が無難と言えます。

納品書の保存期間と管理方法

納品書の発行自体に法的な義務はありませんが、取引で発行された納品書は法律に基づいて適切に保存する必要が伴います。納品書の保存期間について、以下の表にまとめました。

法人の場合	原則7年間の保存が必要（税法が定める保存義務）
個人事業主の場合	納品書は白色・青色とも5年間、但し適格請求書として発行されたものは７年の保存が必要
会社法では	計算書類の作成から10年間の保存が必要

納品書の電子保存について

電帳法（電子帳簿保存法）に対応することで、納品書を電子データで保存することが可能です。そのためには同法が要件として定める、改ざん防止措置・確認環境の備え付け・検索要件の充足といった条件を満たす必要があります。この条件について以下のリストにまとめました。

電子取引データ保存のルール
改ざん防止措置 （次のいずれかを満たす必要がある）	・タイムスタンプが付与されたデータを受領 ・受領したデータにタイムスタンプを付与 ・訂正･削除の履歴が残るシステム等で授受･保存 ・改ざん防止のための事務処理規程を策定、運用、備え付ける
確認環境の備え付け	・保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること
日付・金額・取引先の3要素で 検索できること （加えて次のいずれかの措置が必要）	・日付または金額での範囲指定検索、２つの要素を組み合わせた検索ができること ・税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができること

参考｜国税庁 電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について

納品書を取り扱う際の注意点

この項目では、納品書を取り扱う際の注意点をまとめます。以下の項目で、より詳しく見ていきましょう。

発行漏れの防止

納品書の発行漏れは、取引の整合性や請求書発行に影響を及ぼします。発行漏れを防ぐためにも、納品書を連番で管理する取り組みや、発注情報や請求情報と関連づけて管理するなど、経理システムと連動した管理が重要と言えます。

適格請求書対応の確認

納品書が適格請求書に対応している場合、納品内容のチェックだけでなく、先の項目で述べた適格請求書の要件を満たしているか、チェックする必要があります。

保存方法の見直し

納品書の保存期間は、原則として5～7年（法人は原則7年、個人の書類は原則5年）ですが、欠損金等で10年となる場合や、会社法により最長10年の保存が求められるケースもあります。

紙と電子のどちらで保存する場合でも、区分（電子取引・スキャナ保存等）に応じた要件を満たす形で、長期保存に耐えられる管理体制を整えましょう。

まとめ

納品書は、取引上の納品記録とともに、円滑な進行を支える重要な書類です。納品書の基本的な知識を押さえて適切に取り扱うことが、経理業務の効率化やトラブル防止につながります。

特に適格請求書等保存方式や電子帳簿保存法への対応については、取引先企業との連携・調整が必要となるため、早めに準備を進めることが推奨されます。本稿が理解の一助になりましたら幸いです。