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Web面接とは?スマホでも受けられる?受け方・流れ・事前準備・適切な場所を押さえよう

2020年06月01日
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はじめに

人件費や時間短縮、経費削減などを兼ねて、インターネットを使用した「Web面接」を採用面接に導入する企業も増えてきました。インターネットが普及し、当たり前に利用する世の中になりましたが、それでもまだまだわからないことも多いでしょう。「Web面接」とはどのようなものなのか、どのような流れで行われるのか。就職活動のなかでWeb面接が行われても困らないように事前準備をしておきましょう。

Web面接とは

Web面接とは

Web面接はその名の通り、Web上で面接をおこなうことから、オンライン面接などと称されるケースもあります。オンラインで繋がれる環境があればWeb面接を受けられますので、パソコン以外でもスマートフォンやタブレットからでも面接が可能です。Web面接では、インターネットで無料使用できる「Skype(スカイプ)」や「Zoom(ズーム)」のようなツールを使用する企業も多く存在し、使用するツールは企業側から指定されますので、面接日までに使用できる状態にしておく必要があるでしょう。ネット上で画面越しに面接の会話のやりとりをおこなうため、ネット回線の状況次第ではタイムラグが発生するなども起こりますので、できるかぎりの備えをしておく必要があります。

Web面接全体の流れ

Web面接全体の流れ

Web面接がどのように行われ、どのような流れで進んでいくのかをご紹介しましょう。Web面接をはじめて受ける場合、どのような対策をすればいいかなどはなかなか見えてこないものです。そこで全体的な流れを知ることで、事前にどのような準備をすればいいか、どのような問題が起こるかなどを予測しておけます。企業によって内容は異なることもありますが、基本の流れだと考え、参考にしてください。

日程のすり合わせをする

面接の日程調整は、Web面接に限らずおこなうものです。一般的なやり取りとして、就職活動を行なう上で覚えておいて損はないでしょう。日程調整のやりとりは、メールや電話などを使いすり合わせていきます。転職サイトでエントリーをした場合は、メールなどのオンラインでのやり取りが多い傾向にあります。ちなみに転職エージェントを介してエントリーをした場合は、直接企業とやりとりをするのではなく、転職エージェントと日程のすり合わせをおこなうことになるでしょう。

日程のすり合わせを行なう場合、相手側から日程をいくつか提示されることもありますが、ご自身で日程を提示するケースも珍しくはありません。いくつかの希望日時を提示するときは、相手側が時間を選択しやすいように配慮するといいでしょう。あまり細かな指定や忙しい時間帯を指定してしまうと、すり合わせにも時間と労力がかかってしまい、悪い印象を与えてしまう可能性がありますので要注意です。

Web面接に向けた練習や準備をする

オンラインの映像によるWeb面接では、事前の入念な準備が重要です。たとえばどのデバイス(パソコンやスマホ、タブレットなどの端末)で行なうのか。場所は自宅か自宅以外の場所にするのか。自宅の場合はどのスペースで行なうのかなど、根本的な部分からスタンバイをしなくてはなりません。部屋の明るさや、オンラインでやりとりするためのWebカメラやヘッドセットなどのマイク関係も必要です。

オンラインで面接をおこなうとはいえ、通常の対面式の面接と同じくスーツを着用します。髪型やメイクなども失礼がないように、好印象が残せるような清潔感を心がけましょう。Web面接で使用するオンラインツールのセットアップと簡単な使い方もマスターしておく必要があります。当然部屋の中も企業側に見られてしまいますので、整理整頓をしたり、布などで背後に間仕切りを作ったりするなども考えないといけないでしょう。

忘れがちな部分に、各種アカウントのプロフィールの写真やアカウント名の準備があります。このようにWeb面接では一般的な対面の面接とは異なる準備がたくさんあります。面接がはじまってからでは取り返しが付きませんので、1つずつ確認しながら入念に準備をしていきましょう。

Web面接実施

いよいよWeb面接が実施となると、気をつけることは余裕を持ってスタンバイすることです。自宅などでWeb面接を受ける場合、ついつい気が緩むのか、ギリギリに準備をはじめてしまい、慌てて席に付きオンラインにつなげる……などは実際によくあることです。

移動がない分、逆にしっかりと時間配分をしておき、Web面接が始まるまでに再度鏡の前などで身支度をチェックするぐらいの余裕は欲しいものです。鏡の前で表情や笑顔の再チェック、口や顔のストレッチなども忘れずにおこなっておきましょう。一人暮らしの人などは、朝起きてから一度も誰にも合わない状態でWeb面接に挑むようなケースも珍しくないかもしれません。いきなり喋ろうとして声が出ないなどという問題が起こらないように、近所迷惑にならないレベルで声出しや、滑舌の練習もオススメします。

パソコンを利用する場合は、早めに起動させて問題なく動くかも確認しておきましょう。タブレットやスマホでも同じく、通信回線などの調子も事前に確認しておかなくてはなりません。メンテナンスや原因不明のエラーで繋がらなかったり、起動しないなどは「必ず起こる不測の事態」と捉えておくことが大切です。

Web面接終了後のお礼

採用に大きく影響することはないかもしれませんが、一般的な面接と同じく、面接終了後のできるだけ早い段階でお礼を伝えると好印象です。Web面接の最後に、「お時間をいただきありがとうございました」などと伝えることは当然ですが、メールなどであらためてお礼の気持ちを伝えることもオススメします。文面については難しく考えずに、面接をしてもらえたこと、貴重な時間を割いていただけたことへの感謝の気持を簡単に綴るだけで十分です。面接時のフォローをしてもかまいませんが、フォローに終始した内容になってしまうのは危険です。基本はお礼を伝えるためのメールですので、「ありがとうございました」という気持ちを自分の言葉で書いたメールになるよう心がけましょう。

面接の事前準備

面接の事前準備

ここまでにも少しお話しをしていますが、Web面接には一般の対面式の面接とは異なる準備がいくつか存在します。そこでここでは、Web面接を成功させるために行っておきたい数々の準備のなかから重要なポイントをピックアップし、深堀りして説明していきましょう。使う機材や面接を受ける場所、Web面接でよく使われるツールの紹介も交えて、ここを押さえれば安心なポイントを紹介していきます。ぜひWeb面接を受ける際の参考にしてください。

機材について

Web面接で必要となる機材や環境は以下のとおりです。

  • パソコンやスマートフォン、タブレットなどのビデオ通話が可能な端末
  • オンラインに接続可能なインターネット環境
  • 映像を送るためのカメラやイヤホン、マイク

この3つはWeb面接に必要となる機材や環境です。ムリにすべてを購入して新品を揃える必要はありませんが、古いものは故障などのトラブルが起こるリスクも高くなります。事前に動作チェックをし、不安であれば新しいものを用意したほうがいいでしょう。

Webカメラでやるか、スマホでやるか?

Web面接ではパソコンをもっていなくても、タブレットやスマホを使っての面接が可能です。しかし正直な話をすると、Web面接の場合は原則パソコンの使用が望ましいと考えられています。

パソコンが望ましい理由は以下の2つのことがあげられます。

  • パソコンのほうが画質や音声の状態がよく、有線でつなぐこともできるためスマホなどより通信環境が安定しやすいから
  • スマホやタブレットのように固定する機材を用意せずとも、パソコンが画面がぶれることなく安定した状態になるから

最新のPCやノートPCなどは、最初からカメラやマイクが内蔵されているものもあるため、Web面接を受けるためだけに別途機材を用意する必要がない場合もあります。最初から内蔵されているものであれば、互換性に悩むこともありませんし、設定や接続に関する不具合もおこりにくいため便利でしょう。

パソコンがない場合はスマホやタブレットでも構いませんが、確実に固定できるアームや台などを準備する必要があります。話している最中に角度がずれてしまったり、本体ごと倒れてしまい中断することがないように、しっかりとしたものを準備しましょう。

マイクやイヤホンやヘッドセット

Web面接の際に使用するマイクやヘッドセットなどは、品質のいい高価なものをわざわざ購入する必要はありません。もちろんヘッドセットのマイクや高価なものは音質がいい傾向にありますが、パソコンなどにマイクが内蔵されていれば、ムリに購入せずイヤホン+内蔵のマイクでも問題ありません。

内蔵のマイクがない場合は、USBでつなげるマイクやヘッドセットを用意する必要があります。ご自身がWeb面接で使用する端末の状況を確認してから、何が必要かを検討するようにしましょう。スマホやタブレットの場合も同様です。

面接を受ける環境によって内蔵のマイクか、ヘッドセットなどを利用するかが変化します。あまり静かではない環境の場合は、マイク付きのヘッドセットは強い味方となりそうです。1,500~2,000円前後でも十分使えるものが販売されていますので、ムリのないレベルで購入を検討してもいいでしょう。

面接場所を決めておく

Web面接を受ける場所の選択で注意したいポイントは、ネットワークの環境と背景、騒音の3つだと覚えておいてください。自宅でも外でも、この3つの問題をクリアできないと苦戦を強いられるかもしれません。

自宅の場合は住環境や家族構成の関係で、面接を受けることに適さないケースもよくあります。学校や商業施設、飛行機のジェット音や自動車などの騒音も、大事なときにそれらの音を拾ってしまい面接に集中できないかもしれません。こちら側が気にしなくても、相手方が気になる可能性もあります。そのような場合は、会話ができる環境のあるネットカフェや、時間貸しのあるコワーキングスペースなどがオススメです。

背景に関しては自宅の場合はとくに注意が必要です。整理整頓されていない状態や、趣味のグッズなどが目立つ位置にある状態は避けましょう。理想の背景は、壁(ドアでも可)のみが映っている状態です。カーテンや布などを駆使して、無地やシンプルな背景を作ってみるのもいいでしょう。

Web面接のツールの準備

面接時に使用するツールは、どのようなツールが指定されるかは企業によって異なります。詳細がわかったらできるだけ早い段階にツールをインストールして使える状態にしたり、使い方についてリサーチしたりしておきましょう。使用しているツールでも、あらためて使い方を再確認するぐらいの気持ちでいてください。わからないことがある場合は、思い切って面接担当者に確認をしてみるのもいいでしょう。

ツールの設定や使い方がわかったら、使用するアカウントやプロフィールの準備をしましょう。アカウント名やアイコンの写真などはネットの特性上、匿名性を高くしたくなりがちです。しかし面接に使うのでアカウント名は本名を、アイコンやプロフィール写真は、面接用の証明写真にしておくことをオススメします。

使用するツールによって、カメラやマイクの設定が異なったり、画面に映るスペースの広さも異なります。実際と同じ状態にパソコンなどをセットして、事前に確認しておきましょう。

Web面接でよく使われるツール

ツール名費用アプリのインストールスマホ対応
Skype無料不要(PC版アプリあり)○※
Google Meet無料(有償版あり)不要○※
Whereby無料(有償版あり)不要○※
Zoom無料(有償版あり)不要(PC版アプリあり)○※
BIZMEE無料不要
Chatwork無料(有償版あり)不要(PC版アプリあり)○※
Microsoft Teams無料(有償版あり)不要(PC版アプリあり)○※
HARUTAKA無料不要

※…アプリ必須

Skype(スカイプ)

マイクロソフト提供の無料通話・チャット用コミュニケーションツールで、知名度が高く導入する企業も多い。PC・スマホどちらも対応可能だがスマホはアプリのインストールが必須。事前にコンタクト申請を受けたり、ビデオや通話の設定などの工程が多いため、早めの準備が必要。

Google Meet(グーグルミート。旧ハングアウト)

Googleが提供するビデオ・音声・チャット用ツール。旧ハングアウトMeetの進化版で、認知度も高くオンライン会議などにもよく使われている。双方にGoogleアカウントを持っていることが使用条件で、企業側からURLが送られてきたらアクセスするだけでWeb面接が開始されます。事前にアカウントの取得をしておく必要がある。

Whereby(ウェアバイ)

ノルウェー発のWeb会議システムで、Webブラウザーを使用するためPCでの利用が簡単でオススメです。スマホの場合はアプリが必須となります。企業から発行されたURLが届けばそこにアクセスするだけで面接開始。画面上のすべての説明が英語であることから、できれば事前に使い方などを調べておく必要があります。

Zoom(ズーム)

他の無料で使用できるツールと比較すると、接続の安定さに定評があります。認知度も高く、オンラインレッスンや会議などでも多用されています。Zoomも送られてきたURLにアクセスするだけで面接がスタートします。スマホ版はアプリ必須ですが、PCの場合ブラウザでも専用アプリでもどちらでも対応可能です。背景変更ツールなどもありますが、あまり使わないほうがいいでしょう。

BIZMEE(ビズミー)

アプリのインストールやアカウントの登録が不要で、日本の企業が開発提供をしていることから、初心者でも安心して使える会議用ツールです。企業側の作成したURLが届けばそこにアクセスするだけで面接スタート。ただしインターネットブラウザが「IE」を使用している場合は対応していないので、Chromeなど別のブラウザの準備が必要です。

Chatwork(チャットワーク)

チャットツールとして認知度の高いChatWorkの機能、「Chatwork Live」を使用します。視覚と感覚で使えるわかりやすいインターフェイスは、初心者の人でも安心して使えそう。Skypeと同様に企業側のコンタクト申請の許可や、ご自身のアカウント作成・設定もありますので早めの準備を心がけましょう。すでに使用している場合、グループ数が無料の上限に達していないかも確認を。

Microsoft Teams(マイクロソフトチームス)

Webブラウザーでの利用が可能なため、PCの場合はアプリのインストールは不要です。他のツールと異なり、アカウントの作成も必要ありません。面接用のURLが送られてきたらアクセスし、「Teams会議に参加」をクリックすれば面接開始です。難しい操作や設定がないため、簡単でわかりやすい所も特徴です。

HARUTAKA(ハルタカ)

ブラウザ型のためPC・スマホともに、アプリのインストールは不要(スマホ版はアプリもある)。誰でも簡単に使えるようわかりやすい作りにできています。送られてきたURLへアクセスするだけで面接が受けられるわかりやすいシステム。開始前に環境チェックが行われるので、そこでつまずかないよう使用機器のチェックを事前にしておきましょう。

慌てないためのチェックリスト

面接本番直前や開始後に慌てないため余裕を持って準備をし、直前にも再確認をしましょう。再確認を行なうためのチェックリストとして活用してください。

1.基本編

  • インターネットの接続に問題はない
  • 使用する端末は正常に動作している
  • 背景や部屋の明るさは適切な状態だ
  • 不要な雑音が入らない状態になっている

2.機器編

  • カメラは目線がカメラの高さになるように画面や端末を固定できている
  • マイクの音量チェックと正しく音を拾っているかを確認する
  • イヤホンの動作チェックを兼ねて、音楽や動画を再生し音が聞こえるか、ボリュームは最適かを確認する
  • 使用する端末の充電は満タンであることを確認しておく
  • パソコン・スマホなどに限らず、すべてのアプリやソフトなどの通知音をオフにし、音が出ないようにしておく

3.その他編

  • 必要となる資料やカンペはすぐ見える・手が届くところにある
  • 服装や髪型は適切か
  • アカウントの名前や写真は問題ないか
  • トラブルに備え緊急連絡先を確認し手元におく
  • 知人などにお願いし、一度は本番と同じ状態で通話テストをおこなう

最適な場所は?

最適な場所は?

Web面接を受けるときに適した場所のポイントは4つ。

  • 雑音が入らない場所(入りにくい場所)
  • 背景がごちゃついておらずシンプルな場所
  • 会話をしていても周囲に迷惑がかからない場所
  • ネット回線の接続がしやすい、回線が安定している場所

この4つの条件を最低限でも満たしていれば、安心してWeb面接を受けられるでしょう。逆にすべてを満たせなくても、この条件にできるだけ近づける努力をするだけでも構いません。

ネットワーク環境が整った静かなところ

会話をすることで成立する面接ですので、できるだけ静かな場所をオススメしますが、静かでもインターネットの通信環境が不安定な場所はオススメできません。通信回線が不安定な場合、会話中に映像や通話が途切れてしまったり、ひどい場合は回線が切断されてアクセスからやり直しになるケースもあります。

優先順位は回線が安定している場所、2番めにできるだけ静かな場所となります。PCを使用して自宅の有線LANを使用すると安心ですが、Wi-Fiやスマホの4G回線を使用する場合は、常に接続状況を意識しながら面接を受けることとなるでしょう。このような余計な気を使わないでいいように、ネット回線が安定しているところを探してみてください。

場所がない場合は借りることもできる

大学生の場合は大学のスペースを利用することも可能ですが、既卒者の場合はコワーキングスペースを利用することもオススメです。時間貸しで個室利用のできるところがあれば、Web面接で使いたいことを伝え、利用できるかどうかを確認してみましょう。なかにはパソコンや面接に利用できる機材をレンタルできるところもありますので、積極的に問い合わせをして利用しやすいところを探しましょう。

他にもレンタル会議室や、ビジネス利用のできるインターネットカフェなどもありますが、ここでもWeb面接に使えるかどうかの確認は必要です。個室で防音なため、カラオケボックスなどを考える人もいるかもしれませんが、明るさや騒音などを考えるとあまりオススメはできません。

まとめ

Web面接が普及してきた背景には、時間の有効活用や、人件費や・場所代などの経費削減、遠方からでも面接に参加できるため就職活動がしやすくなるなど、企業側・就職活動をする側、双方にメリットがあるからでしょう。そのようなメリットを存分にいかすために、就職活動中の面接がWeb面接と提示されても、焦らず落ち着いて対応できるよう入念な準備を心がけてください。Web面接といっても何も難しいことはなく、いかに周到に準備できるかが決め手となるでしょう。

最後のチェックポイント

  • Web面接の成功の秘訣は、入念な事前準備
  • オンラインで通話ができる端末であれば使用する端末は問われない
  • 自分で場所や環境を選択できる分、注意する点も多くなる
  • Web面接でもスーツを着用し、身だしなみにも気をつける
  • 基本は対面式の面接と考え方は同じ。準備などは異なるが難しく考えず挑もう
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