業界/資格

一般事務とは?仕事内容/給料/必要スキル/向いている人

2021年10月29日
タグ:

はじめに

一般事務への就職や転職を希望する場合、仕事内容や他の事務職との違い、未経験者でも雇用してもらえるかなど、気になることも多いでしょう。自身のスキルや特性、資格などがどのように活用できるか考えるためにも、一般事務の仕事についてしっかり把握しましょう。

一般事務とは

一般事務とは

事務職とひとことで言っても、一般事務以外にも営業事務や経理事務・医療事務など、さまざまな事務職が存在します。一般事務は他の事務職と何が違うのでしょう。
仕事内容や一般事務のメリット・デメリットなどを交え、一般事務の仕事についてお話していきます。

主な仕事内容

一般事務は事務作業全般を担い、具体的な仕事内容は以下のようになります。

電話・メール対応自分宛ての電話やメールも含め、所属する部署や会社の代表あてにかかってきた電話やメールの対応や取り次ぎをおこないます。
データ収集・入力顧客情報や部署の売上データなどを、パソコンを使って入力していきます。指示があればデータや資料作成などに使うさまざまなデータの収集もおこないます。
書類作成見積書や請求書をはじめ、会議の議事録や決算書類、社内外への案内など、さまざまな種類の書類作成をおこないます。社内フォーマットを使って必要な情報を入力することもあります。
ファイリングまざまな資料や作成した書類などを、誰が見てもわかりやすく、探しやすいように分類・整理整頓をおこない、ファイルに収めます。書類によっては保管期限が定められているものや管理に注意が必要なものもあり、いかに間違えないように見やすく整理・保存できるかが重要になります。
伝票処理・整理入出金や売上・仕入れ・振替など、会社で必要となるお金やモノの流れを、それぞれにあった伝票に入力し、整理します。
消耗品管理・発注文房具や備品などの消耗品の在庫管理や、パソコン・コピー機などのOA機器の管理をおこないます。定期的に在庫確認をし、不足している消耗品・備品があれば発注します。不具合のある機器があればメンテナンス依頼をします。
郵便物・FAXの管理会社に届いた郵便物を、それぞれの部署ごとに仕分けて届けます。自社から発送する郵便物をとりまとめ郵便局に出しに行くこともあります。
窓口・来客応対来客や取引先相手など、会社に来られた方への対応をおこないます。指定されている会議室や待合スペースに案内したり、飲み物を出したりすることもあるでしょう。使用する会議室の準備や使用後の後片付けなども業務に入ります。

一般事務のメリット/デメリット

一般事務として働く場合、メリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょう。業務におけるいい点・悪い点を知っていれば、就活時の志望動機にも反映できるでしょう。

メリット

一般事務の仕事はルーチンワークとし確立していることが多いため、時間内にこなせるよう自分で調整すれば定時に帰ることが出来ます。繁忙期やトラブル対応など特別な理由がない限り基本的に残業はありませんので、自由な時間が多くなります。
また、専門性の高い業務や知識が必要になることが少ないため、未経験者の人でもはじめやすい点もポイントです。
求人募集も多いため、働きながらビジネスマナーやパソコンのスキルを習得したり高めたりできる点も魅力と言えそうです。

デメリット

一般事務の仕事におけるデメリットは、ルーチンワークになっているせいで、仕事が退屈だと感じたりつまらないと感じたりすることも多いようです。単調な業務が続くとつまらなすぎて逆に仕事がきついと感じるかもしれません。
また、一般事務がおこなう業務は会社に対する直接的な数字に直結することがほぼありません。そのため会社から評価されづらいこともデメリットとしてあげられます。

営業事務との違い

一般事務と他の事務職との違いは、仕事で関わる対象の違いです。
一般事務は会社全体に関わる事務を一手に引き受けますが、営業事務などの場合は、営業担当者や所属する部署に対するサポート業務がメインとなるのです。他にも経理事務は会社の「お金」に関する部分を軸とした業務になりますし、医療事務の場合は病院受付や会計業務、患者さんや医療スタッフへの対応など、医療現場で必要となる業務を担当することになります。
このように業務を細分化しているため、いろいろな事務職が存在するのです。

【雇用別】一般事務の気になる給料は?

【雇用別】一般事務の気になる給料は?

一般事務の給料はどれぐらいになるのか気になる人も多いでしょう。

  • アルバイト/パート
  • 契約社員
  • 派遣社員
  • 正社員

上記4つの雇用形態別給与額を見ていきましょう。

アルバイト・パート

一般事務の求人は、アルバイトやパートの募集もあります。募集している会社の規模や立地・条件にもよりますが、未経験でも時給1,000~1,400円程度が相場のようです。
あまり高くない時給ではありますが、スキルアップや仕事に対する姿勢が認められれば、時給アップの可能性も出てくるでしょう。契約社員や正社員にステップアップできるケースもあります。

契約社員

契約社員の一般事務での給料は、月収180,000~200,000円程度が相場のようです。会社の規模などによって変動もありますが200,000円前後と考えておくといいでしょう。
アルバイト・パートと同じく契約社員の場合も、勤続年数・仕事に対する能力など条件次第で給料アップを狙うことも可能です。求人情報のなかに正社員登用ありと明記されている職場を探すことも重要です。

派遣社員

一般事務の求人では、派遣社員に対する募集が目立ちます。正社員よりも低コストで雇用でき、経験者の応募が多いことが理由です。
平均的な給料は時給1,200~1,500円程度が相場のようです。正社員より給料の水準は低くなってしまいますし、ボーナスなどもありませんので、長く働くとなると待遇面が気になるかもしれません。
しかし、派遣社員の場合は派遣会社との給与交渉が可能です。スキルや職場での評価が期待できるのであれば給与交渉をしたり、時給が高い別の派遣会社へ移ったりするなどの選択肢もあります。

正社員

一般事務職で正社員として働く場合、給料の相場は、160,000~200,000円前後になります。
業務の成果が目に見えにくく評価されづらいので、収入アップを目指すことは難しいかもしれません。
パソコンや使用するソフトなどのスキルアップや資格取得からはじめ、他の事務職でも活用できるスキルを習得することがオススメです。エキスパート分野をもつことで、同僚との差別化が図れます。専門性を高めていくことが高待遇へのチャンスにつながります。

一般事務に必要なスキル・おすすめ資格

一般事務に必要なスキル・おすすめ資格

一般事務に必要となるスキルや、もっていると有利になるオススメの資格にはどのようなものがあるのでしょう。
一般事務職を希望する際、履歴書や職務経歴書にも記入でき、有利になるスキルや資格について紹介します。

求められるスキル

デスクワークで必要となるパソコン操作・Word・Excelのスキルを高めておくといいでしょう。パソコン操作に関するスキルだけでなく各種ソフトを使いこなす能力は仕事の幅を広げ、就職・転職の際にも優遇される可能性があります。
他にはビジネスマナーの習得もオススメです。会社の顔として来客対応や電話対応をおこなう一般事務職では、基本的なビジネスマナー(敬語や所作・ビジネス会話など)を身に着けておくといいでしょう。

おすすめの資格

一般事務職において、必ず取得しておかなければいけない資格はありません。しかし、もっていると役立つ資格がありますので紹介します。

  • MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
    一般事務でよく使われるソフト「Microsoft Office」の、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookに関するスキルを証明する資格です。パソコンスキルが一定以上ある証明になります。
  • 日商PC 2級
    Word・Excel・PowerPointを使い、文書作成やデータ活用、プレゼン資料作成などの知識や実技があることを証明する資格です。2級以上の取得を目指すといいでしょう。
  • 日商簿記 2級
    簿記とは、会社などで発生するお金に関する記録や計算・整理などをおこなう方法を指します。一般事務の業務で必須になるわけではありませんが、業務内容次第ではもっていると有利になる資格です。実務で活かすためには2級以上の取得を目指すといいでしょう。
  • 秘書検定 準1級
    秘書検定も直接的に一般事務で必要になる資格ではありません。しかし秘書検定資格を所持していれば、マネジメントスキルやビジネスマナーに対する高度なスキル・知識を有していることが証明できます。強みとして使うのであれば準1級を目指すといいですが、2級以上でも実務に役立つレベルと判断されます。
  • 文書情報管理士
    「文書情報管理士」は、文書管理のエキスパートであることを証明する資格です。職場で使われる文書や帳簿・伝票・資料などを適切に保存する技術や、それぞれの規格・法律に対する知識や知見があるという証明になります。まずは2級取得からはじめるといいでしょう。
  • ITパスポート
    ITに関する正しい知識や理解をもち、実務に有効活用できるだけのスキルを有していることを証明する国家資格です。合格率が40~50%と高く、パソコンのスキルがある程度あれば取得しやすいでしょう。

ある一般事務職の一日

ある一般事務職の一日

一般事務の仕事内容を理解するためには、一日の仕事の流れを知ることもオススメです。一般事務の仕事内容を簡単にまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

一日の流れを見てみよう!

8:45 出社
メールチェックや今日の予定を確認。

9:00 始業
書類作成・データ入力などのデスクワーク。合間に電話応対や各担当・部署への取り次ぎなども行います。

12:00 お昼休憩
同僚と一緒に食事に出たり、休憩室でお弁当を食べたりしながら1時間ゆっくりと休息を取ります。

13:00 午後業務開始
午前中の業務の続きや、会議や打ち合わせの準備。郵便物の仕分けや発送業務、資料のコピーや取引先へのFAXなどもおこない、合間に電話・来客対応もこなします。

17:30 業務終了
翌日の業務やスケジュールの確認、本日分の日報を作成。急ぎの資料作成などがある場合は残業をすることもありますが、基本は定時退社です。

18:00 退社

一般事務に向いている人

一般事務に向いている人

一般事務に向いている人の特徴を4つ紹介します。就職・転職を希望している方はぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーションが好きな人

会社全体のサポート役となる一般事務職では、人とのコミュニケーションが多くなります。社員とのコミュニケーションに加え、会社の顔としての顧客対応もおこないます。人当たりがよく、コミュニケーション能力の高い、ポジティブに仕事を推進できる人は、どんな会社でも歓迎されます。

サポートが好きな人

一般事務の業務は主に裏方の仕事となります。あまり目立つことはなく縁の下の力持ち的な存在となるでしょうが、自分が先頭に立って動くよりも後方支援として誰かをサポートすることが好きな人には向いています。人やモノの間が円滑に運ぶよう手助けすることが好き・得意な人にオススメの職種です。

地道に作業できる人

一般事務に限らず、事務職は地道にコツコツとこなしていく作業が多くなります。大量の書類整理やデータ入力など、細かくて地味な作業も苦にならないと思える人は向いているでしょう。長時間同じ作業をしても飽きず丁寧に作業ができる人は事務職の適性があります。逆に飽き性な人は向いていないかもしれません。

細かいことにもよく気が付く人

普段から細かな点に気が付き、作業がしやすいように整理整頓に気を配れたり、周囲への気遣いができたりする人には事務職の適性があります。効率よく業務が進められるでしょう。また、社内の人間関係に配慮し、円滑なコミュニケーションをとることで、頼れる裏方と認識されるでしょう。

一般事務への就職・転職は難しい?

一般事務への就職・転職は難しい?

一般事務職への就職・転職を考えている場合、その難易度がどの程度なのかは気になるところでしょう。実際のところどうなのかを解説して行きます。

新卒・未経験での中途採用もOK!

一般事務は新卒や中途採用などの求人も多く、未経験者でも受け入れてくれることから、間口が広いと言われています。事務職と聞くと女性ばかりの職場をイメージするかもしれませんが、現場での採用に際して性差はほとんどありません。男性もどんどんエントリーしてみるといいでしょう。

一般事務になるには、業務に活かせる資格取得の勉強をし、Word・Excel・メールの送受信などパソコン操作をマスターするなどの基本をおさえておくことが大切です。また、周囲との円滑なコミュニケーションが取れることも重要視されます。

まとめ

さまざまな事務職があるなかで、一般事務にスポットをあてて紹介してきました。仕事内容や他の事務職との違い、メリットやデメリットはおわかりいただけたでしょうか。
一般事務職に向いている人の特性や、持っておくと有利になるスキル・資格を把握しておくことは、就職・転職活動に活かせるはずです。自身の特性やスキル・資格が一般事務でどのように活用できるかを考えてみてください。強みがわかればどのようにアピールすればいいかが見えてくるでしょう。
一般事務に就職・転職するためこの記事を参考にしてみてください。

最後のチェックポイント

  • 一般事務は会社全体に関わる事務作業全般を担当する大切な職種
  • 自分で仕事のペースを作れて残業も少ないので自由な時間が多い
  • 業務の成果がわかりにくく評価がされづらい
  • 雇用形態で給料の額は変わるが月収の相場は20万円前後
  • PC操作やWord・Excelなど基本操作を身につけておくべき
  • 事務の業務に楽しみ・やりがいを見いだせる人に向いている
  • 社の内外に対する高いコミュニケーション能力が求められる
  • 求人は新卒・中途・未経験・性差関係なくチャンスが多い
【会社選びは、仲間探しだ】IT業界に挑戦したい23年卒の方、私たちの仲間になりませんか?
株式会社セラク 開く
update2025
何が起こるかわからない。
あらゆる予測は覆る。
私たちはそれを思い知った。
じゃあこれからどう生きるか。
セラクは、チャレンジを選ぶ。
まず見据えるのは5年後。
見えないからこそ、
自ら突き進む強さを。
読めないからこそ、
荒波を超える柔軟さを。
未来を変えられるのは
今の自分だけだから。
2025年を、アップデートしよう。
ここから。