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履歴書を持参するときのマナー【封筒の書き方・手渡しの方法】

2022年03月29日
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はじめに

「履歴書を送る」とひとことで言ってもいろんなパターンがあります。今回は、履歴書などの応募書類を直接持参するときのマナーについて解説します。どんな封筒に入れるのか? 封筒の書き方は? 手渡しの方法は? など気になる点をまとめてありますのでぜひ参考にしてみてください。

せっかく頑張って書いた履歴書ですから渡すときもマナーを守って適切な方法で渡したいものです。無事に面接につながるよう、また安心して面接に臨めるよう、ポイントをおさえておきましょう。

持参する履歴書は封筒に入れる・クリアファイルの活用

持参する履歴書は封筒に入れる・クリアファイルの活用

履歴書を持参する場合、必ず封筒に入れて手渡ししましょう。封筒は情報漏えいや、履歴書の汚れまたは折り曲げなどの破損を防ぐための役割があります。また、相乗効果として書類は封筒に入れる前にあらかじめクリアファイルに入れておけば、雨や雪で封筒がぬれてしまっても大切な履歴書を守ることができます。相手先担当者が保管・管理しやすく、紛失しにくくなるなど、利点の多いクリアファイルですが、必ず無地、無色のものを選び、2つ折りの履歴書が入るA4サイズにしましょう。履歴書の入った封筒がカバンの中で折れたりしないよう、大きさに余裕のあるカバンに入れるといいでしょう。封筒をさらに上からクリアファイルで挟んでおけばより安心です。

封筒に入れる前に必要書類を確認しましょう

封筒に入れる前に必要書類を確認しましょう

面接当日、面接官の前で書類の不備が見つかるといった失礼がないように、持参する必要書類が全部そろっているか封筒に入れる前に確認しておきましょう。見落としはないか、何度もチェックをすることが大事です。不必要なメモや付せん、ゴミが紛れ込んでいないか、証明写真がしっかりのり付けされているかなど、すみずみまで確認しましょう。書類を重ねる順番は上から履歴書、職務経歴書、その他の書類です。この順にそろえてクリアファイルにまとめて挟み、封筒に入れましょう。手渡しする合、基本的に添え状は不要ですが、郵送の場合は送付状を必ず、入れましょう。送付状を入れるときは履歴書の上に重ねます。

封筒に決まりはある? 3つの注意点

封筒に決まりはある? 3つの注意点

履歴書のような重要文書を持参する場合、封筒選びも大事なポイントです。あなたの第一印象は封筒によっても決まります。面接官が安心して受け取れるようにマナーを守ったきちんとした封筒を用意しましょう。くわしくは【画像解説】履歴書の郵送マナー、送付状、切手代、ペンの太さなどをあわせてお読みください。

基本、白・角形2号サイズを選ぶ

封筒にはさまざまな種類があるので選ぶのに迷ってしまうかもしれません。履歴書を手渡しする際の封筒は、A4サイズの書類を折らずに入れられる白・角形2号サイズが基本です。茶封筒は事務用として使われることが多く、履歴書のような重要文書を入れるには適切とは言えません。柄やプリントがあるものもカジュアルなイメージになるので避け、白の無地を選びましょう。丁寧であらたまった印象を持たせることが大事です。また、市販の履歴書には細長の封筒が同封されている場合が多いですが、細長い封筒に入るように履歴書を何回も折ると読みづらく、扱いづらくなるので使うのは避けましょう。

赤ペンで履歴書在中と忘れずに書く

あらかじめ履歴書在中と印字されている封筒もありますが、そうでない無地の封筒の場合は「履歴書在中」と赤ペンで書きましょう。「履歴書在中」と書かれていることでほかの書類とは違う重要文書として扱われます。また、封筒の中に履歴書だけが入っている場合は「履歴書在中」でいいですが、職務経歴書なども入っている場合は「応募書類在中」と書きましょう。書く場所は封筒の表側の左下です。さらに、定規を使用して四角の枠で文字を囲むとよりわかりやすくなります。押すだけでいい「履歴書在中」「応募書類在中」のスタンプも市販されているのでそれを利用するのもいいでしょう。受け取る側の混乱を避けるためにも忘れずに記入しましょう。

裏面に日付、住所、氏名を記入する

封筒に、持参した日付・住所・氏名が書いてあると、面接が終了し面接官が履歴書を確認する際に誰の応募書類なのかすぐにわかります。それらの事項がきちんと書いてあることにより「仕事においても細かいところまで気をくばれる人材だ」と良い印象を持ってもらえる可能性が高くなります。手渡しだからといって省略せずにしっかり書くようにしましょう。書く場所は裏面の左下です。日付は和暦でも西暦でもいいですが、中に入っている履歴書や職務経歴書と同様に書き方をそろえましょう。また、封筒の表面も裏面も、書いた文字がにじまないよう油性のペンかボールペンを使って書きましょう。ペンについてこちらの記事で詳細を説明していますので合わせてご確認ください。

失礼のない渡し方をマスターしよう

失礼のない渡し方をマスターしよう

履歴書が入った封筒を手渡しする際のふるまいも、社会人としてのマナーが問われます。面接当日、面接官または応募先企業の受付に直接手渡しするときのマナーが分からず、恥をかいてしまったなどということのないように事前学習し、失礼のない持参方法をマスターしましょう。ここでは渡し方の基本について解説していきます。

面接官へ手渡す場合

渡し方のマナーがしっかりしていると面接官に「きちんとした仕事をしてもらえそう」と良い印象を持ってもらえることがあります。失敗したらどうしよう、と緊張してしまわないよう、渡し方のコツをあらかじめつかんでおきましょう。自分のプラス面をアピールできるチャンスとして面接に臨むことができます。あわてず、丁寧に面接官に失礼のない渡し方ができるようになりましょう。

面接での手渡しはのり付けで封をしない

面接官に直接履歴書を手渡しする場合、すぐに中身を見せるので基本、のり付けで封はしません。
順番が来たらすぐに取り出せるように、カバンの中の取り出しやすいところに封筒のまま入れておきましょう。カバンは余裕をもって封筒を入れられる大きさがあり、サイドポケットがついているとスムーズに取り出せるでしょう。

封筒から出してクリアファイルごと手渡しする

面接官に履歴書を手渡しするときは、封筒をそのまま渡してはいけません。封筒から応募書類の入ったクリアファイルを出し、封筒の上に重ねて持ち、両手で渡しましょう。面接官から見て文字が読める向きにして書類を差し出すのがポイントです。軽くお辞儀をしながら書類を差し出し「こちらが履歴書と職務経歴書です。本日はよろしくお願いいたします」といったあいさつをはっきりとした口調で言えると好感度が高くなるでしょう。相手に手間をかけず、書類が読みやすいようにと常に心がけることがマナー違反を防ぎます。

受付に直接渡す場合

面接の前に応募先企業の受付や企業説明会のスタッフに履歴書などを渡すように指示されることがあります。面接官に直接渡す場合とは渡し方のマナーも変わってきます。どのような点に注意しなければならないのか見ていきましょう。

受付で渡すときは封筒をのり付けで封をする

受付から採用担当者に届くまでに中の書類がなくなってしまうようなことがあっては情報漏えいの元になるだけでなく、担当者にも迷惑がかかってしまいます。受付に渡すときは履歴書などの応募書類を封筒から出さずに、きちんとのり付けして封をした状態で渡すのがマナーです。封をする際は液体のりか両面テープを使いましょう。スティックのりは粘着力が弱いので避けます。また、のりが乾いてから「〆(しめ)」の文字を書きましょう。このときカタカナの「メ」や「×(バツ)」にならないように気をつけます。書きなれていない人のほうが多いと思うので事前に何回か練習をしておくといいでしょう。

封筒ごと「よろしくお願いいたします」と言って手渡す

受付に持参するときは、自分の名前をきちんと名乗ったうえで「人事部の〇〇様宛の応募書類を持参いたしました。よろしくお願いいたします」とあいさつし、封筒のまま手渡ししましょう。また、面接時に手渡しするときと同様に、封筒の文字は相手が読みやすい向きにして両手で渡します。このとき、相手が採用担当者ではないからといって横柄な態度を取ることは絶対にやめましょう。受付スタッフも応募先企業の一員です。相手には最大限の敬意を払って接しましょう。あなたが手渡ししたときの印象が受付から採用担当者に伝えられることもあるかもしれません。

履歴書を持参するときは面接と同じ服装で

履歴書を持参するときは面接と同じ服装で

もし、事前に面接の予定がなくても、受付に履歴書を持参する場合や企業説明会などでは、面接の時と同じ服装とマナーで臨みましょう。受付に手渡ししたときにたまたま面接官のスケジュールが空いていた、などの理由から急きょ面接になることも予想されます。突然、面接になってもあわてないで済むように面接用の服装と心構えが必要です。面接時の服装のマナーについてはこちらの記事面接の服装|印象UPできるスーツやアイテムのマナー【男女別 画像あり】を参考にしてください。

まとめ

事前に履歴書を郵送する場合に比べ、直接持参する場合は緊張する場面が増えていやだなあ、と思う人もいるかもしれません。ですが、逆に自分をアピールする機会が増えるととらえることもできます。コツやマナーをしっかりおさえて、万全の態勢で臨みましょう。面接官に直接手渡しする場合と、応募先企業の受付に持参する場合、それぞれの違いをふまえてきちんと応募書類を届け、面接の成功への足がかりとしましょう。

最後のチェックポイント

  • 履歴書などの応募書類は適切な封筒に入れる
  • 書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れる
  • 封筒の表面には「履歴書在中」「応募書類在中」と赤字で書く
  • 封筒の裏面には日付、住所、氏名を記入する
  • 面接官に手渡しするときは封筒から出し、封筒の上に重ねて差し出す
  • 企業の受付に持参するときは封筒の封をのり付けする
  • 受付に提出するだけのときも面接と同じ服装で行く
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