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履歴書の送付状(添え状)の書き方【テンプレート付き】

2019年08月08日
履歴書の添え状の書き方
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就職、転職活動をする際に履歴書と同時に必ず「添え状」の同封が必要になるのをご存知でしょうか?この添え状とは「誰が」「何を」「どれだけ」送ったものか採用担当者に確実に知らせるためのものです。

添え状は社会人としてのマナーや同封書類を採用担当者に確実に知らせるために必ず必要になります。 今回は添え状の書き方から郵送方法まで詳しく紹介していきますのでご参考にしてください。

そもそも添え状は必要なのか

そもそも添え状は必要なのか

結論からすると添え状は必要です。忘れたからといって採用に直接関係することは多くはないですが、数少ない判断材料のひとつとしてライバルと差をつけることもあります。また採用担当者への気配りやビジネスマナーのアピールにもなりますので添え状は同封するのが好ましいです。

添え状なしで送る場合

添え状なしで送る場合

基本的には添え状の同封をおすすめします。しかし企業によっては添え状と同じ意味合いで「送付状」と表現し「送付状、添え状は不要」と募集要項に記載されていることがまれにあります。これは採用担当者が添え状と履歴書を分ける手間をなくしたいという思惑があるためです。添え状は不要と指定されている場合、封筒に同封しないように注意してください。

添え状の用紙のサイズ

添え状の用紙のサイズ

添え状の用紙サイズは履歴書にあわせます。B5サイズ、またはA4サイズが一般的です。

添え状の書き方

添え状の書き方

添え状は以下の書き方を参考にしましょう。記載内容はもちろん、書く位置と順序にも注意が必要です。ビジネス文書の作成ルールをおさえた上で作りましょう。

手書きorパソコンどちらが望ましいのか

添え状を作成する場合、手書きで作成するのが良いか、パソコンで作成するか迷われる人も多いかと思われます。

添え状の役割として必要事項の記載漏れがなく基本的な書式が守られていれば、パソコンか手書きかで選考が左右されることはほぼないと言って良いでしょう。

このため手書きの作成でもパソコンの作成でもどちらでも問題はありません。文字の筆跡に自信がない方はパソコンで、反対に奇麗な文字でかける方はアピールになるので手書きでも良いでしょう。

縦書きor横書きどちらが望ましいのか

パソコンで添え状を作成する場合、縦書き、横書きどちらでも問題はありませんが、一般的には横書きになります。手書きで書く場合も同様、縦書きでも横書きでもどちらでも問題はありません。

送付年月

書類を作成した日付を右上に記載します。西暦、和暦、どちらでも構いませんが、必ず履歴書や職務経歴書などの応募書類と記載を統一するようにしましょう。

宛先

日付から一段下げ、左寄せで記載しましょう。株式会社を(株)と省略せず企業や部署宛であれば「御中」、担当者宛であれば「様」をつけ、担当者の氏名がわからない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

自身の連絡先、氏名

自身の連絡先は企業名の下に左寄せして書くようにしましょう。現在の住所を郵便番号から書き、電話番号、氏名をフルネームで記載しましょう。

頭語と時候のあいさつ、相手企業の発展を喜ぶ文章

本文に入る前置きとして入れる文章です。頭語としては「拝啓」が基本です。「前略」は時候のあいさつを省略する際に使う言葉なので使用しないようにしましょう。

時候のあいさつは入れなくても問題はありませんが、時候の言葉を入れる際は月によって言葉が変わりますので以下を参考に履歴書を提出する月に合わせて利用しましょう。

例文:拝啓 初春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申しあげます。

1月初春の候/厳冬の候
2月立春の候/晩冬の候
3月春分の候/早春の候
4月春暖の候/陽春の候
5月新緑の候/立夏の候
6月初夏の候/梅雨の候
7月盛夏の候/猛暑の候
8月残暑の候/立秋の候
9月初秋の候/秋冷の候
10月仲秋の候/秋涼の候
11月晩秋の候/向寒の候
12月師走の候/初冬の候

本文:応募の経緯

求人の募集を知った媒体の名前を記載し、採用への応募書類であることを記載する一文を書き記しましょう。

本文:志望動機・自己PR

求人に応募する旨と、簡単な自己PRを書きましょう。あなたの経験やスキル、強みなどを応募先の仕事内容とつなげて、端的にまとめましょう。担当者の共感・納得が得られるようにまとまっているのがベストです。3~4行を目安に書くと良いでしょう。

例文:私は現在〇〇株式会社webマーケティング部に所属し広報から宣伝、各種キャンペーンに関するwebサイトの作成などweb制作に関する業務に携わっております。以前から関心のありました貴社でこれまでの実務経験を活かし貢献していきたいと考えております。

本文:面接の申し込み

文章の結びにあなたが書類選考を受け面接の機会をいただきたい旨を伝えましょう。ビジネスマナーとして「何卒よろしくお願い申し上げます。」と締めくくりましょう。

例文:つきましては、履歴書と職務経歴書を同封いたしますので、ぜひ一度ご確認いただき、面談の機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

結語

頭語を拝啓とした場合は敬具で締めくくり、位置は右揃えで書きましょう。

同封書類一覧

履歴書 1通、職務経歴書 1通と段落を変えて記載し同封書類の内容と枚数を書きましょう。

テンプレート(例文)

テンプレート(例文)

以下では実際の添え状の書き方を例文で記載しますので、ご参考にしてください。

バイトの場合

バイト募集の場合、応募の経緯を「バイト求人の募集につきまして」へ変更しましょう。自己PRはバイトの経験がない場合自分の特徴や得意なことをアピールし、応募先の企業がこれまでのバイト経験を活かせるような業種であれば、アピール材料として活用しましょう。

自己PR例1:学生の頃より野球部に所属しており、体力には自信がありますので、シフトに多く入り貢献をしたいと思います。

自己PR例2:私は人と接する仕事が好きでこれまでに大手レストランチェーン店で3年間ホール業務をしてきました。接客のスキルは身についていますので、今までの経験を活かし活躍したいと思っています。

パートの場合

パート募集の場合も応募の経緯を「パート求人の募集につきまして」へ変更しパート求人への応募という点を明確に記載しましょう。バイト同様自己PRを簡潔にまとめ、経験を活かせる業種であれば積極的にアピールしましょう。

自己PR:私は不動産会社の事務、経理の経験があります。子育てが落ち着き時間に余裕がもてましたので、以前の経験を活かした業務で貴社に貢献したいと思います。

新卒の場合

新卒の場合、応募の経緯を「応募選考書類のご送付につきまして」に変更しまししょう。
本文では学生の頃学んだ知識やこれまでの経験をアピールすると良いでしょう。

自己PR例:大学では経営学部に所属し、マーケティングやweb制作について学んできました。この経験を貴社の業務で活かしたいと考えております。

病院の場合

病院への応募の場合はいくつか注意点があります。ひとつは相手の会社を指す「貴社」を「貴院」にすること。また応募条件に資格証明書の提出があれば、忘れずに記載し、同封するようにしましょう。

履歴書を手渡しする場合

履歴書を手渡しする場合

履歴書を持参し手渡しで受け渡しをする際、添え状は必要ありません。

添え状の本来の役割として郵送で送る場合や人を介して届けるなど、対面で履歴書を渡すことができない場合に用いるものです。すでに面接が決まっている場合は添え状は用意しなくてもいいでしょう。

面接官に直接渡す際に、「必要応募書類を提出させていただきます。」や「こちら履歴書、職務経歴書です。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」などと伝えるとより丁寧な印象を与えることができます。

添え状の封筒への入れ方

添え状の封筒への入れ方

添え状・履歴書を入れる封筒は、一番最初に目に留まるものですので、封筒の書き方や書類を入れる向きにも注意を払いましょう。上から順番に添え状、履歴書、職務経歴書、その他の書類を入れ書類が折れ曲がったり雨に濡れたりしないようまとめてクリアファイルに入れるといいでしょう。

添え状が入った封筒の郵送方法

添え状が入った封筒の郵送方法

添え状の郵送は郵便局の窓口から送るのがベストでしょう。これはポスト投函(とうかん)の際に切手料金の不足で返送されるなど、思いがけないトラブルを避けるためです。

郵便局の窓口では切手の代わりにその場で重さを図り、料金分の郵便証紙を貼ってもらえます。窓口であればいつ頃届くのか聞くことができるので安心です。

もし郵便局が閉まっている時間や夜遅くにしか時間がない方はポスト投函で対応しましょう。その際は切手を利用しますが、切手料金の不足による不達が起こらないように注意しましょう。

料金と対応する重さは下記の通りになっていますので、参考にしましょう。

50グラム以内(クリアファイル+A4コピー用紙2枚)・・・120円
100グラム以内(クリアファイル+A4コピー用紙14枚)・・・140円
150グラム以内(クリアファイル+A4コピー用紙27枚)・・・205円

またA4サイズに対応している角形2号の封筒は定形外郵便物ですので、ポスト投函の際は定形外郵便物の方へ投函しましょう。

(番外)履歴書返送時の添え状

(番外)履歴書返送時の添え状

ここまでは企業へ就業を希望している人向けへの書き方をまとめましたが、社員を募集して不採用となった人へ履歴書を返送する際の添え状の送り方についてもまとめましたのでご参照ください。

そもそも履歴書は返却しなければいけないのか

不採用の連絡の仕方ですが、不採用者へ直接電話やEメールでする場合もあります。しかし、現状ではまだ手紙や書面で通知をするのが一般的です。したがって、不採用通知書の連絡を履歴書の返送とともに送るのが良いでしょう。例文は以下の通り。

拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたびは弊社の求人に対してご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に審査いたしました結果、誠に残念ながら今回の採用は見送らせていただくことになりました。ご志望に沿うことができませんでしたが、何卒よろしくお願い申し上げます。

つきましては、ご応募に際し、お預かりいたしました履歴書を返却いたしますのでご査収ください。

〇〇様の一層のご活躍をお祈りいたしております。

まとめ

就職、転職活動をする際にはまず、履歴書の作成ばかりに目がいってしまいますが、添え状にもさまざまな役割やルールがあることをおわかりいただけたでしょうか。

基本的には履歴書の内容や面接での対応が重要視されますが、添え状でビジネスマナーのポイントを押さえた対応をすることで、応募先会社への就業意欲をより確かなものとして伝えることができます。働くイメージをより強いものにする効果も期待できるでしょう。添え状は履歴書などとは異なり記載内容にそれほど個人差が出にくいものになりますので、確実に正しい情報で作成することを心がけましょう。

最後のチェックポイント

  • 添え状は必須ではないが、ビジネスマナーアピールのため同封しよう。
  • 企業の指定により「添え状は不要」と記載がある場合は不要。
  • サイズは履歴書、職務経歴書と同じB5もしくはA4サイズで。
  • 手書きか、パソコンかで迷ったらパソコンで作成しよう。ただし、奇麗な字でかける人は手書きがアピールになることも。
  • パソコンで作成する場合は横書きで。手書きの場合は縦書きで。
  • テンプレートを参考に本文は自分の思いをアピールしよう。
  • 履歴書を手渡しする場合、添え状は不要!渡す際にはビジネスマナーを心がけよう。
  • 封筒に入れる際はクリアファイルに入れ折れ曲がりや、雨などに注意しよう。
  • 発送の際はできるだけ郵便窓口から。無理な場合は切手の料金不足に気をつけよう。
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