リクルート

履歴書の封筒の書き方・書類の入れ方・郵送/手渡しまで

2019年07月24日
履歴書の封筒の書き方
タグ:

はじめに

就職活動で履歴書を提出する際、封筒に入れて送ることが多いですが、正しく送れているでしょうか?間違っていると一般常識やビジネスマナーができない人とみられてしまいます。

この記事では封筒のサイズや色の選び方、宛先の書き方などを詳しく説明していきます。他にも切手の貼り方、どのようなペンで書いたら良いのかも解説しています。

履歴書の封筒の書き方を覚えて就職活動をスムーズに進めましょう。

履歴書の書き方全般に不安がある方には、以下記事がオススメです。

履歴書の準備

封筒に入れる書類は、「履歴書」「添え状」の2つです。場合によっては「職務経歴書」も必要です。

ここでは封筒に収める際の履歴書の取り扱い方についてご説明します。

履歴書の折り方

「購入した履歴書」は2つ折りになっていますので、折り目はそのまま利用しましょう。

三つ折りはNG

「自宅で履歴書をプリントアウト」した場合の説明をいたします。折り方の手順については下記の画像で説明しますので、気をつけるべき4つのポイントを先に覚えましょう。
情報が書いてある面を見えるように外向きになるように折ります
・重ね合わせたときにずれないようにしましょう
・折り目はしっかりつけましょう
・クリアファイルにきれいに収めるため3つ折りはNGです

履歴書の折り方

クリアファイルの利用

郵送で履歴書を送付する際、または手渡しをする場合においても、色のない透明のクリアファイルに必ず入れましょう。

クリアファイルに入れるメリットしては2つあります。
・雨の影響で封筒が濡れたとしても中身の書類が濡れない
・封筒自体が折れ曲がってもクリアファイルの中身は折り目がつかない

もう1つは、企業側がクリアファイルで管理することで紛失防止に繋がります。

添え状の準備

添え状とは、封筒に入っている書類が何かを表すものであり、不足物がないかを確認するための資料となります。社会人としてのマナーですので添え状は必ず入れるようにしましょう。

添え状に記述する内容としては下記になります。
・送付する年月日
・宛先の会社名、担当者名
・著名
・必要な事柄の題名
・あいさつ
・発送物を送った経緯を簡潔に記載
・簡潔な自己PR
・締めのあいさつ
・同封書類の内容説明

また、手渡しする場合は「添え状」をつける必要はありません。

添え状の書き方について詳しくは履歴書の送付状(添え状)の書き方【テンプレート付き】をご覧ください。テンプレート付きで丁寧に解説しています。

封筒について

封筒にはサイズや色の選び方、書き方にもルールがあります。次からは封筒の準備から渡し方までの一連の流れをご紹介しています。

封筒の準備

封筒はコンビニエンスストアやスーパーなどで気軽に購入することができます。また、時間に余裕がある方はネット販売でも安く手に入りますので調べてみるのもいいかもしれません。

封筒のサイズについて

封筒のサイズは、B5サイズの履歴書ならば「角形A4号」、A4サイズの履歴書ならば「角形2号」にしましょう。同封書類をクリアファイルに入れる場合はA4サイズの封筒が好ましいです。

封筒のサイズ

封筒の色について

封筒の色は様々なものがあります。ビジネスで利用されるカラーは限定され、「白色」や「茶色」なかには「水色」もあります。

しかし、就職活動で主に使用される色は「白色」の封筒です。白色だと左下に記載する「履歴書在中」「応募書類在中」という文字がはっきりわかるので企業側で他の書類と紛れにくくなります。

手書きで望ましいペン

履歴書を手書きで書く場合、ゲルインクのボールペンがおすすめです。記入時にかすれない・軽く書ける・にじみにくいというメリットがあります。発色性もあるので文字もはっきり見えます。

多くの方は0.5mmを細く書けるので好んでる方も多いと思います。しかし履歴書ははっきりした方が見やすいし目を通しやすいので0.7mmがおすすめです。 線が太くなるので必然と文字が大きくなる傾向にあるので、文字が読みやすくなります。

反対に鉛筆やシャーペン、消せるボールペン(フリクション)など後で書き換えができてしまうものは使用してはいけません。

学生の方でアピールポイントを強調したくて蛍光マーカーをつける方もいますがマナー違反にあたりますのでやめましょう。強調するときは自己紹介の時に説明することでアピールできるようにしましょう。

表面

封筒の表紙を書く際に注意すべきことは「郵便番号」「宛名」「宛先の住所」「応募書類在中と記載」の4点です。常識的な書き方があるのでしっかりとルールに沿って記載をしましょう。

封筒の表面

手渡しの場合は「郵便番号」「宛名」「宛先の住所」を書く必要はありません。表面は赤字で「応募書類在中」と記載すれば問題ありません。

郵便番号の書き方

郵便番号は記入欄がある場合は中に納まるように記入します。記入欄がない封筒を使用する場合は、枠や郵便マーク(〒)を書く必要はなく郵便番号だけを記入します。

0や6など見間違えるような書き方をしていないか注意しましょう。

横書きはOK?

一般的には縦書きが多い傾向にありますが、横書きでも問題ありません。縦書きが多い理由としては、日本語は縦の方がきれいで丁寧なイメージを与えやすいからです。

宛先名に英語表記が多くある場合、横書きの方が読みやすくきれいに見えるので横書きにしましょう。

横書きで書く場合、上から順番に住所・宛先名を書きます。宛名を中央にして大きめに記載します。右下に赤で「応募書類在中」と書き、赤枠で囲います。

縦書きにするか、横書きにするかは企業名の表記を優先して決定しましょう。

住所の書き方(数字/漢数字の利用方法について)

宛先の住所は都道府県、番地は省略せずに記載しましょう。住所を2行で書く場合、2行目は1段下げて記載します。

数字については縦書きと横書き関係なく算用数字を使用しましょう。また、番地は「○○-××」と省略せず、「○○番地××丁目」と記載する方が丁寧な印象を与えます。

宛名の書き方(採用担当宛)

担当者名がわかる場合は「御中」を使わず「様」や役職名の「部長」などを使用します。ただし「〇〇部長」など役職名を付ける場合は「御中」や「様」をつける必要はありません。

担当者名が不明の場合は、「採用ご担当者様」という表現でも問題ありません。

御中について

「御中」とは、宛先名が会社名または部署名で終わっている場合に使用します。「〇〇株式会社 御中」「〇〇株式会社 人事部 御中」のように記載します。

履歴書在中の書き方

封筒の中身を見なくても履歴書が入っていることを認識してもらうために「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載しましょう。郵送でも手渡しの場合でも必要です。

封筒への記載方法は「手書き」「スタンプ」の2通りがあります。

手書きで記載する場合、赤い油性ボールペンがおすすめです。記載の仕方は、縦書きの場合は封筒の左下に「履歴書在中」と記載し、その周りを赤い枠で囲います。枠は定規などを使用してきれいに書きましょう。

またスタンプを使用する方法もあります。100円ショップやネットショップで「履歴書在中」や「応募書類在中」と書かれたスタンプが購入できます。手書きで記載するより時間も労力も使わないので、たくさん応募する場合に便利です。

さらに履歴書在中と書かれた封筒を購入するという手段もあります。履歴書の購入時に付いてきたり、文房具店やネットショップでも購入できます。

裏面

封筒の裏面には差出人を記載します。提出日・郵便番号・住所・氏名を表面より小さな字で記載するのがポイントです。手渡しの場合にも忘れずに記載しましょう。

封筒の裏面

郵便番号・住所・名前の書き方

封筒の裏面の左下もしくは右下に郵便番号、住所、名前を記入します。封筒の表面よりは文字を小さく記入することが推奨されています。封筒の表面と同じように住所は都道府県名から記入し建物名なども省略しないで記入します。

日付は入れる?

封筒の裏面には日付をいれます。郵送なら発送日、手渡しなら面接日を算用数字で記入します。記入した本人の手元から離れる日を記入し、企業側に「最新情報」という事をわかるようにします。

履歴書の入れ方と向きについて

封筒に入れる際、一番上から添え状・履歴書・職務経歴書・その他書類(応募書類など)の順番にします。各書類の向きについても決まりがあります。

・添え状:記載している方が封筒の表面側
・履歴書:住所や写真を貼っている方が封筒の表面側
・職務経歴書:記載している方が封筒の表面側

書類の順番

閉じ方について

封筒を閉じる際は、液体のりがおすすめです。剥がれにくく一度剥がすと開封したことがわかるので機密性に長けています。多く塗りすぎると封筒がゆがむこともありますので気を付けましょう。購入時から封筒に両面テープがついている場合はそのまま使用しても問題ありません。

セロハンテープ、スティックのりを使用すると簡単に剥がれてしまうことが多いので使用しないようにしましょう。

のりの貼り方

のりを使って封筒を閉じる場合、封筒のフタの部分にのりを塗ります。液状ののりを使用する場合、広がる範囲を考慮して塗りましょう。フタの中央部分に1往復スライドさせるくらいで十分です。もしのりがはみ出してしまった時はティッシュなどですぐに拭き取りましょう。

しめの書き方

封を閉じ、のりが乾いてたら「〆」を一筆で書きましょう。書き慣れていないと「×」やカタカナの「メ」になってしまうので気を付けてください。手渡しする際はのりで閉じる必要がないので「〆」を書く必要もありません。

お渡し方法

履歴書の渡し方としては、持参する方法と郵送する方法があります。履歴書の渡し方にビジネスマナーがありますのでよく読んで間違えないようにしましょう。

持参で手渡し

履歴書を持参する際、受付で渡すケースと面接官に直接渡すケースがあります。

受付で渡す場合は、封筒の表面を相手が読めるように両手で渡します。面接官に直接渡す場合は、封筒から取り出し、封筒と応募書類が入ったクリアファイルに分けます。封筒を下に、クリアファイルの中の履歴書が見えるように重ねます。すぐに目を通せるように面接官の向きにして両手で渡します。

直接のやりとりですのでマナー違反にあたらないように気を付けましょう。

郵送と切手について

郵送する際は、郵便局の窓口で手続きをすると過不足金なく支払手続きができるのでおすすめです。

ただ郵便局が営業時間中に行けない場合もあると思います。その場合は切手を貼って郵便ポストから発送しましょう。角形2号と角形4号のいずれも規格内の幅ですので重さだけを考慮する必要があります。重さが50g以内なら120円・100g以内なら140円です。不足しないように注意しましょう。

切手の種類はコンビニエンスストアや郵便局で販売している「普通切手」を利用しましょう。

切手の貼り方は、宛名が縦書きの場合、左上に切手を貼ります。横書きの場合は右上に切手を貼ります。複数枚の切手を貼る必要がある場合はきれいな見た目になる事を意識しましょう。

まとめ

履歴書を送る封筒の書き方にもさまざまなルールがあることを説明してきました。宛先を書くペンから閉じるのりの使い方まで細かいですが注意することで採用担当者にビジネスマナーがあることをアピールできるいい機会となります。誰でも覚えればできるようになりますので身に付けて就職・転職活動をスムーズに進めていただければと思います。

最後のチェックポイント

  • 封筒のサイズ、色は適切か
  • 履歴書は2つ折りか
  • 応募書類の順番は合っているか
  • 応募書類はクリアファイルに入っているか
  • 郵送の場合、添え状が入っているか
  • 封筒の表面、裏面は正しく書かれているか
  • 郵送の場合は封が閉じられ封字がされているか
  • 郵送の場合は切手の金額があっているか

update2025
何が起こるかわからない。
あらゆる予測は覆る。
私たちはそれを思い知った。
じゃあこれからどう生きるか。
セラクは、チャレンジを選ぶ。
まず見据えるのは5年後。
見えないからこそ、
自ら突き進む強さを。
読めないからこそ、
荒波を超える柔軟さを。
未来を変えられるのは
今の自分だけだから。
2025年を、アップデートしよう。
ここから。