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営業事務のここが知りたい!仕事内容や志望動機/キャリアプランとは?

2021年10月27日
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はじめに

営業担当者をサポートする存在である営業事務の仕事内容や、一般事務との違いなどをご存知でしょうか。この記事では営業事務に向いている人の特性や、求められる資質やスキルにはどのようなものがあるかについて紹介します。営業事務の仕事に興味のある未経験の人や、営業事務経験者の人が今後について考えるための参考にしてみてください。

営業事務とは?

営業事務とは?

事務の仕事にはいろいろな種類があり、それぞれに仕事内容が異なります。営業事務の主な仕事内容は、営業担当者のサポートがメインです。営業事務は営業担当者を影で支える裏方的な存在です。
営業担当のサポート役として、営業事務の主な仕事内容とともにどのような業務を行うのかについて紹介しながら、一般般事務との違いについてもお話していきます。

営業事務の主な仕事内容とは?

営業事務は営業担当者をサポートするための社内業務と、顧客対応などの社外対応、これら2つの軸を元に業務を行います。携わる仕事内容を簡単に説明すると以下のようになります。

業務内容概要
メール対応営業担当者に代わりメールチェックを行い、内容に応じた返信を行います。
書類作成およびデータ処理見積書や請求書の作成、営業担当者の指示に応じた資料作成やデータ入力などを行います。Word・Excel・PowerPoint・Accessを使用するため、ソフトに対する知識やスキルが必要になります。
来客応対営業担当者に代わり社内外の人と交渉や調整を行います。また営業担当者が不在の場合は、来客対応も任されます。
出荷管理・顧客管理・電話営業担当者の業務に必要となる製品や商品の出荷管理・顧客管理、電話対応などの社外対応を行います。
納品・在庫管理・受発注伝票処理や受注処理、納品が問題なく行われているかや在庫管理も行います。営業担当者から指示があれば電話やメールなどで発注対応も行います。
ファイリング営業担当者が取引の際に使用する書類を整理整頓します。見積書や納品書など、決められた保存期間があるものの管理や、クライアント別・内容別に整理し、誰でも探しやすくわかりやすいように整理します。
その他サポート業務営業担当者のスケジュール確認やタスクの確認、それらにおける優先順位決めなどのサポート業務。備品管理や受発注システムを用いた購買管理、郵便物の発送、仕分けなど、一般事務がおこなう業務を請け負うこともあります。

一般事務(OA事務)との違いは?

営業事務と一般事務の大きな違いは、請け負う業務の対象が異なる点です。
営業事務は営業部門や営業担当者に密接した業務を行うため、基本的には営業担当者からの指示で仕事を行います。一般事務においては、営業部門に限らず、依頼された社内業務全般を請け負います。書類のファイリングや電話応対、資料作成などこなしていく業務は多岐にわたり、庶務や経理が行うような業務を担当することもあります。

営業事務の男女比率

事務の仕事は女性の仕事という風潮があります。しかし営業事務職への応募に対する男女比に大差はなく、営業事務職を目指す男性は一定数存在します。ただし、女性が多い環境で働くことが圧倒的なため、孤独感やコミュニケーション面でのストレスが出てくるかもしれません。
営業職を経験している男性が営業事務に就いて活躍するケースもあります。営業担当者が営業事務全般において何をすべきなのかや、求めるニーズをいち早く組みとれるため、率先的に先回りしてサポートに徹することができるからです。

営業事務に適している人の特徴

営業事務に適している人の特徴

営業担当者との連携がうまく取れるスキルがあれば営業成績にも反映していきます。取り扱っている製品・商品、取引先相手によっては英語の知識のある人材が重要視されるケースもあるようです。
営業事務に適している人の特徴を見ながら、やりがいや目標などについても考えてみましょう。

辞めたい、きつい!営業事務向いてない?あるある事例

様々な局面でトラブルに遭うことにより、自分には向いていないだろうかと不安に思うこともあるでしょう。「きつい」「辞めたい」と思ってしまう背景にはどんなことがあるのか、営業事務担当者が抱える「あるある」問題について、見ていきます。

時間とのスピードに追われ、忙しすぎる

営業事務は幅広い業務を同時に進行させなければなりません。繁忙期などはわずかな休息を取ることも難しいケースもあるでしょう。
限られた時間にこなさなければならない業務も多いため、1つ1つの作業を正確にかつスピーディにこなすスキルが問われます。突然の電話・来客対応などが飛び込んでくることもあり、自分のペースで仕事ができないことは悩みのタネになりそうです。

顧客と営業の板挟みになる

営業担当者と顧客の間に入り業務を行うことがある営業事務は、両者の板挟みになってしまうことも珍しくないようです。
顧客と営業担当者、両者の意見がかみ合わなければトラブルに発展するケースも起こりえます。原則として顧客の意見を優先しますが、営業担当者の立場も考慮しながらうまく調整し、臨機応変に振る舞えるスキルが必要になります。

仕事量が多く覚えるのに苦労する

営業担当者をサポートするためには、自社が取り扱う製品やサービスに対する深い知識や理解が必要になります。取り扱う数が多い場合は、相応の知識が必要になるでしょう。
大量で幅広い業務に対応できる情報や知識を身につけるためには、相当な苦労を要します。

営業マンと事務担当者とのパワーバランスがきつい

営業担当者のなかには、営業のほうが格上だという意識をもつ人も少なくないため、パワーバランスが崩れ、きついと感じることもあるようです。
ミスが起きれば営業担当者から頭ごなしに叱責されることや、事務担当者が顧客からのクレームを受けている際、営業担当者が助け舟を出してくれないなどが、ストレスの要因のようです。

営業事務向いている、やりがいと目標

営業事務職は仕事量の多さや多忙を極める点からつらいと思われがちですが、営業事務の業務を極めていくにつれ、「楽しい」と感じられるやりがいや目標について以下で詳細を解説していきます。

会社に貢献することで、やりがいが生まれる

営業担当者をサポートすることで会社の売上に貢献できる点を考えると、営業事務の仕事は大変やりがいがあると言えます。チームの一員として働くことで、会社への貢献を肌で感じられます。
自分の働きで会社の製品やサービスが評価されると体感できれば、仕事するのが楽しいと感じられ、より一層、やりがいを得られるでしょう。

スキルアップすることで自信につながる

営業事務職では基本的にPCスキルが必須となります。
データ入力や見積書・請求書、顧客に提出する資料やプレゼン資料の作成などを繰り返しておこなうことで、WordやExcel、PowerPointのスキルが向上します。顧客対応や各所への調整業務などを行っていくことで、コミュニケーション能力やマネジメントスキルも磨かれていくでしょう。
働きながらスキルアップできるため、ご自身への自信につながっていきます。さらにスキルアップしようとすればやりがいも見つかります。

売上目標を達成でき、楽しさを感じる

営業担当者の営業成績をアップしたり、営業部内の売上目標を達成させたりするためには、営業事務担当者が作成する書類やサポートが必要不可欠です。
わかりやすく整理された資料や、プレゼン書類などを用意するために行った努力は、売上アップや目標達成という形で数値化・可視化されるため、仕事への意欲や楽しさを感じられるようになります。

持っておくと強みになる。営業事務に必要な資格とスキルとは

持っておくと強みになる。営業事務に必要な資格とスキルとは

営業事務職の強みになる資格やスキルには何があるのでしょう。必須とする資格を取得することで、どのような強みが得られるかについても紹介します。営業事務としての強みをもつことで求人幅も広がり、効果的な志望動機としてもつながるでしょう。

必要な資格

MOSマイクロソフトオフィススペシャリスト

資格内容マイクロソフト社が認定する世界共通の資格試験です。Word、Excel、PowerPoint、AccessといったOffice製品の実技資格です。
取得する資格Word、Excel、PowerPoint、Access
Outlook
レベル・スペシャリストレベル(一般レベル)
・エキスパートレベル(上級レベル)
※Word、Excelのみ
強み営業事務で日常的に使用する機会の多い、マイクロソフトオフィスのアプリケーションツールを使いこなせることがアピールできる。より速く、よりわかりやすい資料の作成を得意とすれば、強みとしてアピールができる。

日商簿記

資格内容見積書や請求書の作成に役立つ日商簿記は、収支の流れや内訳を理解し、管理・整理できるスキルの証明になります。
取得する資格事務の実務を行うには、2級以上は取得しておきたい。
レベル合格率
1級:10%程度
2級:26%程度
3級:43%程度
初級:43%程度
強み2級以上であれば営業事務だけではなく、経理事務としても働けるだけの実力がアピール可能です。

TOEIC

資格内容一般財団法人国際ビジネスコミュニケーション協会(IIBC)が実施する、英語でのコミュニケーション能力を評価する世界標準の英語検定試験です。
取得する資格700点~895点程度獲得できれば、商社・外資系でも遜色なく働くけます。最低でも600点程度獲得を目指しましょう。
レベル600点以上
難易度: 普通
英検:2級~準1級レベル
強み外資系企業では英語力が確かなアピールポイントになります。営業担当者に代わり海外の顧客への対応も可能であることがアピールできます。

秘書検定

資格内容公益財団法人実務技能検定協会が実施している検定試験です。ビジネスマナーをベースとした気遣いや振る舞い、話し方や態度など、社会人として必要不可欠な知識を身についているかを判定します。効率的なスケジュール管理や仕事のこなし方まで判定基準としてチェックされます。
取得する資格3級~1級。2級以上の取得がオススメ。
レベル合格率
3級:50%程度
2級:50%程度
準1級:45%程度
1級:25%程度
強み営業担当者のスケジュール管理や、顧客管理・対応をおこなう営業事務職には強みになる資格です。ビジネスマナーを有している点や、マネジメント業務が可能であることがアピールできます。

ビジネス・キャリア検定

資格内容厚生労働省が推奨している「職業能力評価基準」を準拠し作成された検定試験が「ビジネス・キャリア検定」です。
取得する資格BASIC級~1級
検定分野(部門)
・人事、人材開発
・労務管理
・企業法務
・総務
・経理
・財務管理
・経営戦略
・経営情報システム
・営業
・マーケティング
・ロジスティクス管理
・ロジスティクス・オペレーション
・生産管理プランニング
・生産管理オペレーション
レベル1級:実務経験10年程度で部長やディレクター相当のレベル
2級:実務経験5年程度で課長やマネージャー相当のレベル
3級:実務経験3年程度で係長やリーダー相当のレベル
BASIC級:学生、求職者、内定者、新人のレベル
強みほとんどの事務職系の仕事をカバーできる試験のため、希望する分野でのレベルアップにいいでしょう。営業事務に関する知識だけでなく、専門的知識も取得していれば、多岐にわたる業務が可能であることをアピールできるでしょう。

求められるスキル

営業事務職の業務では、コミュニケーション能力やPCスキル、事務処理能力に加え、マルチタスクへの対応力などが求められます。これらのスキルは職務経歴書にも書けますので、積極的にスキルアップしていきましょう。

コミュニケーション能力

社内外を問わず無理なく円滑に対応し仕事を進めていくためには、コミュニケーション能力の高さが求められます。
交渉や調整に必要なことは相手の話をしっかりと聞き、理解しながら進行していくことです。誠意を持って相手の気持ちを考えながら受け答えができれば、自身の強みとなり、評価につながります。

PCスキル

営業事務の仕事ではPCを使用し、Word・Excel・PowerPoint・Accessなどを駆使して作業を行います。
数字をメインとしたデータ入力や営業実績の記録、請求書や納品書、プレゼンや顧客に渡す資料作成、データの集計など幅広い仕事をPCで行います。大量の仕事を時間内にこなすことも求められますので、効率よく作業できるようなPCのスキルは必須となるでしょう。

事務処理能力

事務処理能力とは、デスクワークでおこなわれる作業の処理能力を意味します。
営業事務の仕事は営業全般だけでなく、他部署からの業務も請け負うことがあります。多岐にわたる業務を正確かつ手際よくこなす能力が求められます。
事務処理能力が高ければ仕事の効率は格段にアップするでしょう。

マルチタスクへの対応力

マルチタスクとは、異なる複数の作業を同時に、もしくは短期間・短時間で並行しておこなうことを意味します。営業事務はやるべき仕事が多岐にわたる上に、同時進行で進めていかなければならないことも多数存在します。
間違いなくスピーディに業務をこなさなければならないことが多いため、マルチタスクへの対応力が求められるのです。

営業事務職に転職するには?

営業事務職に転職するには?

営業事務の仕事に転職したい場合、志望動機はどのように書けばいいのでしょう。これまで自身が培ってきた業務経験やスキルが、営業事務職に転職した時にどのように活かしていくのかについて解説していきます。営業事務職への求人にエントリーしたい場合の参考にしてみてください。

職務経歴書で自己PRする

ご自身が企業の採用ニーズにマッチした人材であることを採用担当者に判断してもらうためには、職務経歴書に書く「志望動機」や「志望理由」で積極的にアピールすることが重要だと言えます。
職務経歴書を書く際、自身の強みになる業務経験などの実績とともに志望理由や目標と応募先企業への思いをアピールするための自己PRポイントを紹介します。

職務経歴と実績について

職務経歴書には、今までにどのような業務を経験してきたかや、どのような実績があるのかを積極的にアピールしていきましょう。営業事務職に活かせる経験があれば必ず書き込むようにしてください。職務経歴書に書かれた実績から採用担当者に必要な人材だと判断してもらうことが目的だからです。
未経験や実績が少ないなどの場合においても、営業事務に必要となるスキルや資格をアピールしましょう。コミュニケーション能力や事務処理能力の高さ、PCスキルのレベルをはじめ、電話応対やビジネスマナーの有無なども、必要な人材かどうかを判断する材料になるでしょう。

自分の強みについて

営業事務職に必要なスキルや、MOS・簿記・秘書検定のような資格があれば、ご自身の強みとしてアピールが可能です。コミュニケーション能力のどういうところを得意としているのかを深く掘り下げて、具体的にアピールすることがポイントです。また、タスクを確実に期日厳守でこなせるスケジュール管理やリスク管理に基づいて目標やミッションを達成するマネジメントが得意などの特技もアピールポイントにつながります。
ご自身の強みを採用後にどのように活かしていきたいかなども答えられるように準備しておくといいでしょう。強みを活かしてやりたいことと、企業の採用ニーズとがマッチすれば必要な人材であると判断してもらえる可能性もアップします。

目標と応募先への思い

採用された際に、ご自身の強みを採用先企業でどのように活かしたいかを伝える際には、今後の目標やなぜ応募先企業で働きたいと思ったのかも一緒にアピールすることが大切です。
企業の採用ニーズにマッチした人材だと判断してもらうためには、応募先に対する事前リサーチをしっかりとおこなうことが重要です。
企業の求めるもの、目指すもの・目指す先が理解できていなければ、ご自身の強みや目標、応募先への思いも薄っぺらなものになってしまいます。しっかりとリサーチし、伝える思いを熟考してから挑んでください。

キャリアプランの重要性

キャリアプランの重要性

営業事務として働き続けるのか、転職を考えるのか。今後のご自身の人生を考えるとき、キャリアプランの可視化が有効です。その際には、5年後・10年後のご自身の姿を想像してみてください。望む年収や給料はどれぐらいなのか、達成させるためにはどのようなスキルや行動が必要かを洗い出すことが重要です。その結果から逆算し、いつまでに何をすればいいかの計画を立て、1つずつ実行していきましょう。

雇用形態を変える

キャリアプランを立てる際、雇用形態についても考えることでしょう。転職を希望している場合は、正社員登用制度の雇用形態がしっかりしている企業への挑戦をおすすめします。
将来性のある職場で正社員として働ければ、安定感が得られるでしょう。新たな目標ができたり、キャリアプランの変更を考えたとき、安定した雇用のなかで働くことで選択肢を増やせるでしょう。

スキルを極め、営業事務のスペシャリストになる

営業事務の仕事にやりがいを感じていたり、将来的にも継続していきたいと考えていたりするのであれば、今あるスキルを高めたり新たなスキルを習得したりして、営業事務のスペシャリストを目指してみてはいかがでしょう。
ご自身の能力やスキル、強みを高めることで、企業にとって必要不可欠な存在に近づける可能性が高まります。正社員として長く必要とされる人材になることは、キャリアプランの実現に近づけます。

キャリアチェンジに挑戦する

営業事務以外の職種にキャリアチェンジする選択肢もあります。まったくの未経験の業界や職種へ転職するのか、業種か職種のどちらかだけを変更するのか、どのような選択をすればよりキャリアップできるのか、じっくりと考えてみてください。
営業事務の仕事は幅広い分野にかかわるため、積み上げた経験はまったく別の業種や職種でも活かせます。キャリアチェンジをうまく利用して、ご自身が望む年収や給料が得られる転職活動を目指しましょう。

営業事務職に就きたい!向いている人は?

営業事務職に就きたい!向いている人は?

営業事務職に携わる人材を求めている企業では、どのような人材を求めているのでしょう。また、自分が営業事務の仕事に適しているかどうかや、向いているかどうかについてもさまざまな角度から見ていきましょう。

正確性、責任感が強く、積極的である

営業事務の仕事に向いている人の特徴として、正確性があること、責任感が強いこと、積極的であることがあげられます。
顧客情報の管理業務や、会社の売上にかかわる見積書・請求書などの作成は、ミスがないように十分、注意を払う必要があります。ミスを起こさないようにしようと心がける責任感の強さや、慎重さ・正確性が求められます。
問題点をそのままにせず、わからないことは確認をし、ミスやトラブルを起こさないための改善策を出すなどを踏まえた「積極性」が重要な要素として求められます。

高いコミュニケーション能力

営業事務は社内外問わず、多種多様な人と連携しながら、業務をこなしていかねばなりません。そのため、仕事を円滑に進められるだけの高いコミュニケーション能力が求められます。
直接的な会話だけではなく、メールや書類などの文章・電話などの顔が見えないやり取りにもうまく対応し、相手の言葉や気持ちが理解できる能力は営業事務担当者として欠かせない強みになります。周囲と積極的にコミュニケーションを取ることで、職場の潤滑油的な存在にもなり、チームワークの結束も高まるでしょう。

裏方で人や仕事をサポートするのが好き

裏方で人や仕事をサポートすることが好きな人にこそ営業事務の仕事は向いています。
営業担当者がスムーズに問題なく営業活動を行えるように、陰ながらサポートをおこないます。サポート次第では営業担当者の成績に影響を与えることもあるようです。縁の下の力持ち的な存在で、人を支え伸ばすことで満足感を得られるタイプの人には向いているでしょう。

計画を立案したり調整することを得意としている

営業事務の仕事では、計画的に物事を進行していくことを得意とし、立てた計画を確実に実行できる几帳面さが求められます。
些細な作業でも効率よく仕事が進められる計画を立てることで、ムダを省き余裕のある作業がおこなえます。余裕が出ても油断せず確認業務を丁寧に行う几帳面さがあれば、さらにミスを減らし仕事のスピードアップも図れるでしょう。

まとめ

営業担当者の仕事をサポートする縁の下の力持ち的な存在、営業事務の仕事についておわかりいただけたでしょうか?営業事務の仕事は幅広く仕事量も多いですし、覚えることも多く大変かもしれません。しかし働きながらスキルアップができる魅力もあります。
デスクワークをやったことがない未経験の人には、最初の取っ掛かりとして営業事務へ挑戦することがオススメです。営業事務経験者の人は、コミュニケーション力や事務作業・交渉力などを活かし、他の仕事にもチャレンジしてみてはいかがでしょう。強みを活かすことでキャリアアップすることも可能です。

最後のチェックポイント

  • 営業事務の仕事は営業担当者を支えるサポート業務
  • 裏方仕事や人を影で支えることが好きな人に向いている
  • 対人での業務が多いためコミュニケーション能力の高さが必要
  • 作業の多くがPCを使用するためPCスキルは必要になる
  • 仕事量や覚えることが多いが、成果が形として見えるためやりがいがある
  • 同時進行で複数の業務を遂行できるマルチタスクへの対応力も重要
  • 未経験でも働きながらスキルアップが可能。
  • 経験者は培ったスキルや強みを活かせばキャリアップも可能
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あらゆる予測は覆る。
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セラクは、チャレンジを選ぶ。
まず見据えるのは5年後。
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