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履歴書をメールで送る時の作り方やパスワード設定などのルールについて

2022年03月29日
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はじめに

新卒での就職や転職の求人応募において、履歴書などの必要書類をメールで企業に提出するケースが増えているようです。この記事では、メールで履歴書を送る場合の書類データやメール本文の作成方法を、例文を交えて解説していきます。

転職活動についての情報は、こちらの記事を参考にしてみてください。
転職の相談は誰にすればいい?相談相手をしっかり見極めるポイント

履歴書をメールで送るには添付で提出

履歴書をメールで送るには添付で提出

近年、デジタル化や感染症対策の必要性に伴い、就職・転職活動の応募書類提出もインターネットを介して行うことが一般的になっています。メールで企業に履歴書を送る際には、履歴書をデータ化してメールに添付する必要があります。

まずは、メール送信のときに最低限必要なものについて、詳しく見ていきましょう。

最低限必要なもの3つ

企業にメールで履歴書を送るときは、「履歴書」「履歴書を添付したメール」「パスワードを知らせるメール」の3点が必要になります。履歴書はメールに添付する前に、「PDF」というファイル形式に変換することが望ましいです。

1 履歴書

PDFファイルの作り方には、履歴書をExcelやWordで作成後にPDF変換する方法と、手書きの履歴書をスキャンしてPDF変換する方法があります。企業から指示があったらすぐに送れるよう、あらかじめ準備しておきましょう。

ExcelやWordで作成した履歴書をPDFファイルにする場合は、

のように「ファイル」から「名前をつけて保存」を選び、「ファイルの種類」プルダウンから「PDF(*.pdf)」を選択して保存する、という流れになります。ファイル名は、「履歴書自分の名前提出日」などにしておくと、先方が管理しやすいです。

手書きの履歴書のPDF化については、こちらの項目を参照してください。

2-1 履歴書を添付したメール

次に、履歴書ファイルを添付するためのメールを用意します。メール本文の書き方についてはこちらの項目を参照してください。

ファイルの添付の仕方はメールソフトによっても異なりますが、クリップの形のアイコンからファイルを選択するのが一般的です。送信する前に、必要な書類がきちんと添付されているかを必ず確認しましょう。

2-2 添付ファイルのパスワードを知らせるメール

添付ファイルを開くためのパスワードを設定した場合は、そのパスワードを先方に知らせるためのメールも必要になります。パスワードの設定の仕方はこちらの項目で解説します。

パスワードの設定は必須ではなく、行わなかったからといって選考に影響することはまずないでしょう。相手企業がどんな形式でファイルを送ってほしいのかどうしても気になる、という場合は、事前にメールなどで問い合わせてみることをおすすめします。

スマホから履歴書添付メールを送信してもいい?

履歴書をメールに添付して提出するとなると、パソコンより扱いなれたスマホから送るほうがやりやすい、と考える方もいるのではないかと思います。また、パソコンを持っていなかったり、なんらかの事情で使えなかったりすることもあるでしょう。

履歴書の送付にスマホを使用しても、企業に対して失礼にあたることはまずありません。ここからは、スマホを使って履歴書をメール送信する方法について説明していきます。

パソコンで履歴書を作ってからスマホに転送する

パソコンが使用できる状態で、メール送信のみをスマホで行うという場合は、あらかじめパソコンで作成した履歴書を先ほど述べた方法でPDF化します。そして、完成したPDFファイルをスマホに転送して、メールに添付して送信します。

PDFファイルをスマホに転送する主な方法には、「USBケーブルでパソコンとスマホを接続する」「パソコンのメールにファイルを添付してスマホに送る」「クラウドストレージを使用する」の3つがあります。

手書きで履歴書を作成し、スキャンしてPDF化する

手書きで作った履歴書をメールで提出する場合は、次の方法でPDF化を行います。

まず、家庭用のプリンターや、コンビニエンスストアのマルチコピー機を使う方法です。いずれの場合もモードやデータの保存先を選び、履歴書を原稿台にセットし、画質などの設定を変更する、という手順でPDFファイルを作成します。

もうひとつは、スマホの機能やアプリを利用する方法です。「Googleドライブ」などのアプリとカメラ機能を使用すれば、手書きの履歴書をそのまま撮影したものをPDF化することができます。スマホでの撮影の際は、画質が低い設定になっていないか、文字がゆがんだりピンボケになっていないか、などに注意しながら行いましょう。

履歴書をスマホで作る

履歴書作成アプリや、スマホ用のExcel、またはWeb上の無料サービスなどを利用して、履歴書そのものをスマホで作成してしまうという方法もあります。手軽に作成できるぶん、誤字脱字などのミスを見落とさないよう注意が必要です。

何日以内に送信したらいいか

企業から応募書類の提出について指示があったときは、なるべく早めに送信するよう心がけましょう。日にちの指定がなければ、連絡から2~3日以内が目安です。もし、提出までに時間がかかってしまうという場合は、取り急ぎ「いつまでに送付します」という具体的な日付をメールで返信しておきましょう。

メールの送り方としては、相手企業の「営業時間内かつ、昼休みと始業直後・終業直前の忙しい時間帯を避ける」ことがマナーです。

応募企業とのメールのやりとりについては、こちらの記事を参考にしてみてください。
面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)

履歴書の作成|何を用意すればいいのか

履歴書の作成|何を用意すればいいのか

実際に履歴書を作成するとなると、まず何を用意すればいいのでしょうか。ここでは主にパソコンで履歴書を作る場合を前提に、手書きのときに必要なものに置き換え、用紙・写真・印鑑の準備について解説していきます。

用紙

インターネットで「履歴書」と検索すると、WordやExcelでそのまま編集できるテンプレート、すなわち履歴書用紙のデータが数多く公開されているのがわかります。履歴書を一から自作するのは大変手間がかかりますので、こうしたテンプレートを活用していきましょう。

履歴書のテンプレートには数多くの種類があります。基本的にはどれを選んでも構いませんが、自分がアピールしたいことをより多く書くスペースがあるかどうか、などの基準で選ぶのがコツです。企業から「JIS規格のものを」などと指定があれば、それに沿ったものを使いましょう。

写真

履歴書のデータに写真を貼り付けるためには、写真もデータ化する必要があります。やり方には「証明写真をデータ化してくれる写真館やスタジオで撮影する」「証明写真をデータ化できる証明写真機で撮影する」「スマホのアプリやデジカメで撮影しパソコンに取り込む」「スキャナーを使って、紙の証明写真をスキャンする」の四つがあります。

特に後半二つの方法については、ある程度、写真の編集やトリミングについての知識が必要になります。「過度に加工しない」「適切な写真サイズに調整する」といった点に注意しながら行いましょう。

印鑑

履歴書テンプレートには、押印欄があるもの・ないものの2種類があります。どちらを選んでも選考に影響はなく、そもそも履歴書に印鑑を押すことは基本的には不要です。もし、企業から押印の指示があった場合は、インターネット上のフリーソフトやツールを利用して、電子印鑑を作成して対応するとよいでしょう。

社会人になると、押印が必要な局面がしばしば出てきます。履歴書とは関係なく、自分の印鑑をひとつ作成しておくと便利です。

履歴書送付メールの作り方

履歴書送付メールの作り方

履歴書の作成と同様に、それを添付するメールの作り方も大切です。企業側にマイナスの印象を与えないよう、ビジネスマナーに沿ったメール作りを心がけましょう。以下では、詳しいメールの書き方と例文を紹介していきます。

タイトル(件名)

メールの件名は簡潔かつわかりやすいものにします。企業の担当者は日々多くのメールをチェックしていることが考えられるので、その中に埋もれないよう、件名を見ただけで「要件」と「差出人」がわかるように記載しましょう。ただし、相手からのメールに返信する場合は、「Re:」がついた元の件名そのままで大丈夫です。

【例】

「○○職応募の件/(自分の名前)」
「履歴書ご送付の件/(自分の名前)」

メール本文

メールの本文は、「宛名」「自分の名前と簡単な自己紹介」「要件」「結び」「署名」の順番で構成されています。構成要素の間には一行スペースを開けると読みやすいです。

自己紹介は初めて自分から相手に送るメールに添えておきます。新卒の場合は「大学や学部・学科名」を入れます。「御社の求人を拝見し、○○職に応募したいと考え、ご連絡を差し上げました。」などと書くことで、企業側も差出人がどんな人なのかがわかりやすいです。

署名とは

署名とは、メール文面の最後に記載する、送信者の名前や所属などを簡潔にまとめた文章のことです。一般的に署名には、自分の名前と、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載します。「このメールを作成した人が誰であるか」「どこに連絡すればいいのか」を相手が円滑に把握するための、名刺のような役割をするのです。

【例】

——————————————————————
(自分の名前)
〒郵便番号
現住所(都道府県から建物名、号室まで記載)
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××.com(個人用メールアドレス)
——————————————————————

メール本文の例文

履歴書を添付するメールは、「履歴書を送ります」ということを相手に伝えるためのものです。企業側の担当者に読まれるからといって、志望動機や自己PRを長々と書いてしまうと、かえって文面がわかりづらくなり、マイナスのイメージにつながるかもしれません。自己アピールは履歴書の中にとどめておき、あくまでEメールとして分かりやすく、読みやすい文章を心がけましょう。

以下に、メール本文のテンプレートを掲載します。

件名:「○○職応募の件/(自分の名前)」

—–ここから本文—–
(企業名)
(部署名)(担当者の名前)様

はじめまして。
(自分の名前)と申します。

このたび、(求人情報媒体)に掲載されておりました、御社の求人情報を拝見し、
○○職に応募したいと考え、ご連絡をさせていただいた次第です。

こちらのメールにて履歴書と職務経歴書を送付させていただきますので、
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど別メールにてお伝えいたしますので、ご確認いただきたく存じます。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

——————————————————————
(自分の名前)
〒郵便番号
現住所(都道府県から建物名、号室まで記載)
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××.com(個人用メールアドレス)
——————————————————————

ビジネスメールの構成やマナーについては、こちらの記事を参考にしてみてください。
インターンシップのメール返信(お礼・申込み・断り・参加可否・質問)で使える書き方のポイント

そのまま添付? パスワード付き圧縮の要/不要

そのまま添付? パスワード付き圧縮の要/不要

履歴書などの応募書類は個人情報のかたまりですので、万が一の場合に備えて、セキュリティ対策をしておくと安心につながります。一般的な方法としては、応募書類のファイルにパスワードを付けて「圧縮」するというものがあります。

セキュリティ対策をして送る

パスワードを設定してメールを送る場合は、「履歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通のメールを送る必要があります。履歴書を添付したメールにそのままパスワードが書かれていると、そのメールが第三者に見られただけで、パスワードも知られてしまうからです。

パスワードは英語の大文字と小文字、数字など複数の文字種の組み合わせを行い、なるべく意味のない文字列にすることがおすすめです。以下の項目で、ファイルにパスワードを付けて圧縮する方法と、パスワードを知らせるメールの書き方を解説します。

圧縮パスワードの設定方法

■Windowsの場合

現在のWindowsには標準でファイル圧縮・解凍機能が備わっていますが、『Lhaplus』などのフリーソフトを使用してもOKです。

Windows標準機能での圧縮の手順は以下の通りです。

  1. デスクトップなどで、圧縮したいファイルやフォルダのアイコンを右クリック
  2. 「圧縮(U)」という項目を選択し、「.zip(pass)」を選択
  3. パスワードを入力する画面が表示されるので、パスワードを入力してOK

■Macの場合

Macにも標準でファイル圧縮・解凍機能がありますが、Windowsとファイルのやりとりをする際にファイル名が文字化けを起こしてしまいます。Windowsに圧縮ファイルを送るときは、フォルダやファイルの名称を半角英数と_(アンダーバー)で記載しましょう。

Mac標準機能での圧縮には「ターミナル」を使用します。少しハードルが高いと感じる場合は、『WinArchiver Lite』などのアプリを使用することをおすすめします。こちらであれば文字化けも起こらず、比較的簡単に圧縮を行えます。

以下は、Mac標準機能での圧縮の手順です。あらかじめ圧縮したいファイルをひとつのフォルダにまとめておきましょう。

(※□は半角スペースです)

  1. 「Launchpad」>「その他」>ターミナルを起動
  2. (※デスクトップに圧縮したいフォルダがある場合)cd□desktopと入力しenterキー
  3. zip□-e□-r□作成する圧縮フォルダ名.zip□元になるフォルダ名と入力しenterキー
  4. 「Enter password」と表示されたら、パスワードを入力し(※画面上に表示はされません)enterキー
  5. 「Verify password」と表示されたら、パスワードを再度入力しenterキー

履歴書や職務経歴書など、複数のファイルを送る必要があるときは、すべてのファイルをひとつのフォルダにまとめると親切です。ファイルがバラバラだと、メールを受け取った人が解凍したとき、たくさんのファイルが展開されて管理がしづらいからです。圧縮の前にフォルダの名前を「応募書類_自分の名前_提出日」などにしておくことを忘れないようにしましょう。

パスワードを知らせるメール

パスワードを知らせるメールは、履歴書を添付したメールを送信したあと、先方で見つけやすいようになるべく間を置かずに送信しましょう。メールの件名も「応募書類のパスワード送付の件/(自分の名前)」など、一目でわかりやすくすると丁寧です。

送信する前には、記載したパスワードが間違っていないか、そのパスワードで実際にファイルが開けるかどうかを自分でも必ず確かめておきましょう。

以下に、メール本文のテンプレートを掲載します。

件名:「応募書類のパスワード送付の件/(自分の名前)」

—–ここから本文—–
(企業名)
(部署名)(担当者の名前)様

お世話になっております。
先ほど応募書類をお送りさせていただきました(自分の名前)です。
添付ファイルに設定されておりますパスワードを送付いたします。

****************************************************************
パスワード:〇〇〇〇〇〇
****************************************************************

お手数をおかけいたしますが、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

——————————————————————
(自分の名前)
〒郵便番号
現住所(都道府県から建物名、号室まで記載)
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××.com(個人用メールアドレス)
——————————————————————

まとめ

履歴書をデータで送る際は、メールの文面や、ファイルの形式などにも気を配る必要があります。誤字脱字や添付忘れがないよう、送信の前にしっかりチェックしておくことが大切です。

ビジネスメールのマナーは、社会人として重要なスキルでもあります。受け取る相手のことを考え、わかりやすく読みやすいメールの作成を心がけましょう。

最後のチェックポイント

  • メールで企業に履歴書を送る際は、履歴書をデータ化して添付する必要がある
  • 履歴書などは「PDF」というファイル形式に変換することが望ましい
  • 添付ファイルにパスワードを設定したら、パスワードを知らせるメールも必要
  • スマホを使って履歴書をメール送信してもOK、方法もいくつかある
  • 応募書類の提出は、日にちの指定がなければ2~3日以内に送るのが目安
  • ビジネスマナーに沿って、わかりやすく読みやすいメールの作成を心がける
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