はじめに

入社をするとビジネスコミュニケーションを求められることが増えます。なぜビジネスコミュニケーションは求められるのでしょうか。ここでは、その理由・目的・求められるスキルを説明します。また、それぞれのスキルを高めるコツも紹介していきます。ビジネスコミュニケーションを活用し、キャリアアップを目指しましょう。

ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスコミュニケーションは社内や社外問わずビジネスで関わる人全般とのコミュニケーションです。コミュニケーション手法は、対面・電話・メール・チャット・手紙というようにやり取りができるものすべてを指します。

ビジネスコミュニケーションが重要とされている理由

ビジネスコミュニケーションが重要とされている理由は、ビジネスコミュニケーションを円滑にとれるとビジネスを適切かつスムーズに行えるからです。適切なコミュニケーションは良好な人間関係や業務効率・成果にもつながるでしょう。

社会人としてのマナーが気になる方は、必ず知っておきたい社会人マナーとは？役立つオススメマナー本も紹介でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

ビジネスコミュニケーションの目的

ビジネスコミュニケーションの目的は企業内やビジネス相手と認識のずれをなくし、目標や目的への意識を合わせることです。ビジネスをひとりで成功に導くことは難しいです。ビジネスコミュニケーションを取ることで良好なビジネスを進めていくことが可能でしょう。

• スムーズな情報のやり取り
• 認識のすり合わせ
• 信頼関係を築き風通しの良い社内をつくる

スムーズな情報のやり取り

コミュニケーションを意識的に取ることで、お互いの情報が伝えやすくなります。お互いの情報が伝えやすくなると、スムーズな情報のやり取りが可能になるでしょう。情報のやり取りはビジネスにおいて重要度が高く、業務の効率化のために意識して積極的なコミュニケーションを取れるとよいでしょう。

認識のすり合わせ

情報のやり取りやコミュニケーションを重ねていくと認識のすれ違いが起きる可能性もあります。日々のやり取りの中で相手と自分の認識がずれていないか、認識のすり合わせを行えるとよいでしょう。考え方や価値観・作業内容について認識のすり合わせを行うことで、情報のやり取りもスムーズに行えるようになるでしょう。

認識のすり合わせ方の一例が気になる方は、1on1ミーティングとは？実施目的やメリット、やり方のコツを解説でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

信頼関係を築き風通しの良い職場にする

ビジネスコミュニケーションとひとことで表しても根幹には人と人との信頼関係があります。それぞれがビジネスコミュニケーションを意識することにより、相手との信頼関係を築けるでしょう。職場全体に良好なビジネスコミュニケーションを行える雰囲気があれば、風通しの良い社内を構築可能です。

風通しの良い職場の特徴が気になる方は、あなたの客先常駐（SES）企業は大丈夫？優良企業の特長を紹介でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

ビジネスコミュニケーションを強化するメリット

ビジネスコミュニケーションを取り入れ活用することで、ビジネスシーンや社内において有益な環境を与えてくれることでしょう。ここではビジネスコミュニケーションの強化で得られるメリットを説明していきます。

• 正確な情報が集まる
• 作業スピードがあがる
• 声を上げやすい環境ができる

正確な情報が集まる

ビジネスコミュニケーションを強化させると、情報交換が活発になります。情報交換が活発化すると情報を伝えやすい環境ができ、最新の情報が全体に届きやすくなるでしょう。間違った認識を持っている人がいた場合でも正しい情報の伝達を行いやすいです。情報交換を活発にさせることで多くの人に正確な情報が集まりやすくなるでしょう。

作業スピードがあがる

ビジネスコミュニケーションの強化により正確な情報が共有しやすくなると、情報や認識のずれが減少します。情報や認識のずれによるトラブルが減り、必要事項の共有が全体に届きやすくなります。そうすると何度も確認することが減り、作業の引継ぎや確認がスムーズに行え、作業のスピードがあがるでしょう。

声を上げやすい環境ができる

社内・社外で情報の伝達や認識の共有をしていると、相手への信頼感が生まれやすくなります。相手との信頼関係ができると自分が業務に対して思っていることや、職場で抱えていることの発言や相談がしやすくなります。チーム会議においても、普段からの信頼関係を築けていければ会議内での意見交換が活発になるでしょう。

ビジネスコミュニケーションに求められる3つのスキルとコツ

ビジネスコミュニケーションに求められる3つのスキルとコツを紹介します。やみくもにビジネスコミュニケーションを行うのではなくコツを覚え、スキルを使いこなせるようになるとよいでしょう。このスキルやコツは日常のコミュニケーションでも役立てることが可能ですのでぜひ活用してみてください。

• 聞く力
• 話す力
• 質問する力

聞く力

聞く力は相手の話や情報を聞く・聞きだすスキルです。相手の話している内容を聞き・聞き出して理解し、情報をまとめます。相手から得た情報から必要な情報・必要でない情報を選別することも重要です。

聞く力を高めるコツ

話の最後に大事なキーワードや伝達が隠されていることもありますので、相手の話を最後までさえぎらずに聞きましょう。話の全体を聞き自分のなかで内容の要約をして情報の精査をしてみましょう。自分で情報のまとめや選別ができるようになるとスキルアップにつながります。最後に自分が聞きたいことを聞くと欲しい情報を得ることもあるでしょう。

話す力

話す力は相手に自分が思っていることを伝えやすくするスキルです。相手に伝わりやすいタイミング・内容・キーワード・話す順番を考えて話します。話す力を伸ばすことで観察力があがり、よいタイミングで行動する力にもつながるでしょう。

話す力を高めるコツ

話す力を高めるにはPREP法を使うと便利です。
PREP法とは

• P：結論・キーワード
• R：理由・内容
• E：具体例や分かりやすいたとえ
• P：再度結論・キーワード

PREPの順番に説明をすることで結論が相手にわかりやすく、詳細を伝えることが可能です。また、相手が今話を聞ける状態か、タイミングをしっかりと見計らうことでより聞いてもらいやすい環境をつくれるでしょう。

PREP法の文章作成法が気になる方はPREP法とは？相手に伝わる文章の作り方【例文あり】でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

質問する力

質問する力は相手から欲しい情報を得る際に求められるスキルです。質問の行い方で的確な返答が返ってきたり、ずれた答えが返ってきたりします。使いこなせるようになると、欲しい返答以上の情報を得られることがあるでしょう。

質問する力を高めるコツ

質問する力を高めるには5W1Hを使うと便利です。
5W1Hとは

• Who：誰が
• When：いつ
• Where：どこで
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どのように

質問をするときには聞きたい内容が何なのか一度整理してから聞きましょう。整理を行うと5W1Hのどこがわかっていて、どこがわからないのかがはっきりします。分からない部分やその付属するものを簡潔に質問できると分かりやすい答えが返ってくるでしょう。

そのほかの質問力を鍛える方法が気になる方は、ビジネスに必須の質問力とは？鍛え方や注意点をご紹介でより詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

まとめ

ビジネスコミュニケーションを行う目的や求められるスキルを身に付けることで、仕事の効率アップや職場環境の改善がはかれます。3つのスキルのコツをつかみ自分のものにして、よりよいビジネスや職場環境のためにさらなるスキルアップを目指していきましょう。