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【新人向け】やりたくない飲み会幹事！グダグダせずに進行する秘策

2024年02月02日

はじめに

ゴールデンウィークが過ぎると、新入社員も部署の一員として会社生活に慣れていきます。業務だけでなく、社員同士で親睦を図るため、飲み会の幹事を任される機会もあるでしょう。新人で右も左も分からないのに、いきなり幹事を任されて動揺してしまいますよね。「やりたくないなぁ……」と不安に感じる人のために、本記事を通して幹事として何から始めるのか、すべきことなどについて理解していきましょう。

飲み会幹事とは

飲み会幹事とは忘年会、新年会、歓送迎会など、イベントにおける事前準備から翌日のアフターフォローまでの一連を取りまとめるための役割です。宴会の流れをスムーズに運ぶために必要な立ち位置とも言えます。向き不向きなどありますが、調整能力やコミュニケーション力を伸ばす目的で、幹事を任されることもあるでしょう。以下では思わぬ形で幹事に指名された場合、どうしたらいいのかについて見ていきましょう。

幹事を務めるからには社会人マナーを理解しておく必要があります。こちら必ず知っておきたい社会人マナーとは？役立つオススメマナー本も紹介の記事でくわしく説明していますのでぜひ、マスターしてください。

幹事に指名されたけどやりたくない

面倒な役回りでも頑張った分、信頼性を得られたり感謝されたりとメリットも大きく、プロジェクトなどの予行練習にもできるのです。業務に活かすための企画力やスケジュール能力、調整力などプロジェクトマネジメントに必要な能力が身につきます。幹事を引き受けることは経験値を積むまたとない機会になるでしょう。

飲み会というイベントに参加することは他部署と触れ合うことにより、「出会い」のきっかけにつながるのです。こちら社会人は出会いがない？出会いのきっかけ＆すぐ出会える趣味5選の記事を参考にし、業務の活性化につなげてください。

幹事は業務の一環なのか？

会社の行事であれば、幹事は業務の一環です。ただし、上司や先輩から業務のひとつとして幹事の依頼を受けた場合に限ります。職場慰安旅行などにおける幹事の仕事は労働時間に含まれません。また日中の激務により、業務時間外で幹事の仕事をしてしまうケースも少なくないでしょう。幹事の仕事は残業扱いにはできない場合が多いため、業務時間内で進めるのが無難です。

そもそも幹事の仕事内容って？

宴会イベントの進行役の仕事内容には、「イベント事前準備」「当日イベントの進行」「翌日以降のアフターフォロー」この3つに大きく分類されます。通常業務と併用して準備に取りかからねばならないため、イベント開催日から逆算して1～2か月ほど前を目安に動きはじめていきましょう。

円滑な段取りで進行するには？

まず、やらねばならないことはイベント開催までにしておく「事前準備」です。段取りをしっかりこなせなければスムーズな進行ができず、グダグダした飲み会になってしまいかねません。滞りなく進行するための「土台作り」が重要であると心得ておきましょう。

1.日程の調整

飲み会の開催日は、おおよそ1～2か月前までに決めておくのが良いでしょう。まず、管理職や主賓から3～4日の候補を押さえておくことがポイントです。その上であらかじめ、スケジュールリストを作成しておくと無難でしょう。候補日を絞った後は飲み会開催のお知らせとともに、参加有無について回答してもらうよう依頼メールを入れておくとベストです。この時、回答期限とともにアレルギーの有無もきちんと文章に入れると良いでしょう。

2.場所選定と下見

開催場所の選定と下見は日程の調整と同じタイミングでしておきましょう。まず、管理職や主賓の好みや参加者の男女比率、年齢層、料理の口コミをリサーチすることがポイントです。飲み放題・食べ放題・コースなど予算が3,500～4,000円を基準に決めておきます。いくつか候補を絞った後の下見では、会場やスタッフの雰囲気、料理、お酒のメニューなどを諸々チェックしてください。会社の近くでアクセスしやすさを選ぶと、より親切でしょう。

3.会場の仮予約

場所を選定したら、仮予約をしておきます。人数がまだこの時点で未定のため、大体の人数枠で部屋を押さえておくと良いでしょう。タイミング時期としては1か月くらい前には予約を済ませておくと良いです。特に人気店や飲み会シーズンは、すぐ予約が埋まってしまうため要注意です。コースなどのメニューも諸々お店と相談しながら、決めましょう。

4.メールでの出欠確認・会場への連絡

事前に依頼しておいた参加有無の回答期限が近づいてきたら、出欠確認をしましょう。業務が忙しいなどで未回答の方へのためにリマインドで回答依頼をかけてあげると親切です。全員が回答できたら参加者人数をとりまとめて、最終的にお店へ本予約を入れておきます。この時、食物アレルギーの人がいる場合、何のアレルギーかをきちんとお店に伝えておくことが大切です。

5.開催場所の連絡と会費の事前収集

全体的な予約が完了したら、参加者へ改めて開催場所と会費をメールで伝えるとともに会費収集の依頼をしておきましょう。会費の当日払いや後日払いは後々、「払った」「払っていない」などのトラブルを引き起こしかねません。会費は前払い制にし、いつまでに収集するのかについて連絡しておいた方がベターです。また開催場所を伝える際に、アクセス方法やマップを提示しておくことでより参加者との信頼が深まります。

6.席順の取り決め

お店では席のレイアウトが重要であることを念頭に入れておきましょう。席順を決める際のポイントは「上座」「下座」の2つです。管理職や主賓などの人は入室して一番奥の席「上座」、それ以外の人は入室してすぐ近くの席「下座」にするのが一般的です。幹事は必ず、すぐ移動できるような席に座るようにしておきましょう。注文を受け、すぐオーダーが取れる点では入口すぐの席が最適なのです。部屋のレイアウトごとに異なるので、下記画像を参考にしてください。

7.二次会会場の候補を決める

当日宴会の延長で二次会開催することも予測されます。事前にいくつかお店の候補をピックアップすることで当日も慌てずに対応ができます。あらかじめ、ピックアップしたお店リストを持参しておくと「先々まで頭が回る、出来る幹事だ」と良い評価をもらえるでしょう。

当日幹事がするべきこととは？

幹事は開催時間よりも20～30分前には会場に到着している必要があります。上座、下座などの席順、お皿や箸、グラスなど人数分そろっているかをチェックしておきましょう。雰囲気を壊さないために抜かりなくチェックすることをおススメします。受付の際の参加者リストもあらかじめ作成し、持参しましょう。

1.受付・ドリンクの注文

あらかじめ作成した参加者リストに来た人のチェック記入を済ませ、挨拶前にファーストドリンクの注文を聞いて回りましょう。ドリンクは乾杯の音頭を取る際に欠かせません。大人数の注文は混乱を招きますので、かならずメモを取っておくとベターです。すべてのグラスがそろうまでに大体15分ほどを目標に済ませておきましょう。

2.挨拶・司会の進行

基本的に開会の挨拶とともに司会の進行はすべて幹事に任された人が担当します。開会の挨拶は感謝の言葉を含めた形式的な内容で問題ありません。以下の例文を参考に、簡潔かつテンポよく述べておきましょう。

「本日はお忙しい中、お集まりいただき、ありがとうございます。ただいまより〇〇（飲み会の名前）の会を開催いたします。本日幹事を務めさせていただきます、〇〇部〇〇課所属の〇〇と申します。司会進行などで至らない点もあるかもしれませんが、どうぞ、最後までお付き合いいただけますと幸いでございます。皆様、心ゆくまで盛り上げてまいりましょう。どうぞ、よろしくお願いいたします。」

続いて、開会の挨拶の後は「はじめの挨拶」をあらかじめ依頼した人の紹介をします。

飲み会挨拶など司会の進行には、常に参加者へのねぎらいや感謝の言葉を述べることが大切です。円滑なコミュニケーションの秘訣！相手に寄り添う労いの言葉の記事では、相手に寄り添った円滑なコミュニケーションについて詳しく解説していますので、参考にしてください。

3.乾杯・音頭

そろったファーストドリンクが参加者全員の手に行き渡った後はいよいよ乾杯の挨拶です。あらかじめ指定した人に乾杯の挨拶を依頼するのが一般的ですが、依頼しない場合は幹事がそのままはじめの挨拶から乾杯までの進行を受け持つこともあります。ここでも簡素的な挨拶内容で音頭をとりましょう。

4.余興・写真撮影

社員同士の親睦を深めたり、場を盛り上げたりする目的で欠かせないのが余興です。参加者全員型ゲームや新入社員がメインとなった催し物などがあります。例えば、ビンゴゲームで商品ゲット！などの例が挙げられます。「〇〇さんに注目！」など声掛けをしてあげることで、社員同士との親睦を深められる可能性が高まります。幹事が率先して写真撮影するのを忘れないようにしましょう。飲み会終了間近になったら、思い出のひとつとして集合写真を撮り、参加者へ共有すると喜ばれます。

5.会計・タクシーの手配

運転代行やタクシーの手配をするのも幹事の仕事です。受付時にあらかじめ、参加者に運転代行・タクシー手配の有無についてお伺いを立てましょう。会計と併せてタクシー手配のタイミングは飲み会終了時間より30分前を目安に済ませておきましょう。お酒を飲んだ後の自転車の運転も飲酒運転につながるといった認識は意外にも知られていないようです。会社の評判を落とさないためにも、幹事から声掛けをしてあげると親切でしょう。

6.二次会参加の誘導

盛り上がりの延長で二次会開催を！という雰囲気になることがあります。参加する人数を確認した後、あらかじめピックアップしておいた会場へ予約を取ります。声かけをし、参加者の誘導をするようにしましょう。

後日、メールとともに口頭でお礼を伝える

飲み会が終わったからといって幹事の仕事は終わりなのではありません。翌日の午前中（翌日土日の場合、月曜）にお礼のメールを送るとともに口頭でも伝えることが大切です。メールを送る際、参加者が確認できるように会計報告書を作成しておきましょう。返金や追加徴収がある場合についてもきちんと報告する必要があり、こうしたアフターフォローは幹事として重要な仕事なのです。以下でそれぞれの3つのパターンに分けて説明します。

会計報告書を作成する際、wordの便利機能を理解するとスムーズに作成ができます。こちら資料作成の初歩｜wordの便利機能・上達のコツを紹介の記事でくわしく説明していますので、参考にしてみてください。

1.社員宛てへのお礼

必ず、参加してくれた社員宛てにお礼メールを送りましょう。タイトル、To、Cc、文章内容に間違いがないか誤字脱字のチェックをする必要があります。記載ミスは参加者に不安を与えかねないため、ダブルチェックを怠らないことが大切です。領収書をPDF化するとともに、収入と支出に分けてわかりやすくまとめて報告しましょう。

2.個人へのお礼

幹事経験の先輩などにアドバイスを頂いたり、当日フォローしてもらったりした場合は個人宛にきちんとメールでお礼をするのがマナーです。会う機会があれば、「その節はフォローしていただき、有難うございました。幹事のノウハウについて学ばせていただきました。」などとお礼を述べておくと相手に良い印象を残せて、業務でも良い関係を築けるでしょう。

3.会費を多く払ってもらった方へのお礼

社長や部長クラスまたはお得意先の方から会費を多く払ってもらう場合があります。幹事が代表となり、丁寧なお礼を伝えましょう。社員宛てへのお礼メールにもかならず、「〇〇部長よりご厚志を頂きました。」などと感謝の言葉を述べることで、相手に敬意を表することにつながるのです。

いくら持っていく？予想外の出費

コース料理を頼んでいるのにも関わらず、幹事を通さずに料理や飲み物を頼んでしまうケースがあります。思わぬ出費があることを考慮して、幹事がいくら持っていくかまで考えておかなければならないなど悩みは尽きません。事前対策として、お店の方へ「追加オーダーは必ず、幹事を通す」ことを伝えておくことがポイントです。他にも消費税込みだと思っていたら税抜きだったという予想外のトラブルにより、幹事が泣く泣く自腹で……なんてことにならないように事前確認はきちんとしておきましょう。

グタグタしない飲み会にするために

せっかくの飲み会で肝心の幹事がグタグタしていると、参加者も残念な気持ちになりかねません。飲み会の規模が大きければ大きいほど、一人ではできないと感じたら無理せず、先輩に相談して幹事メンバーを募るのも手です。しかし、昨今では幹事のための出欠確認などのツールも増えつつあるので、上手に活用しても良いでしょう。

まとめ

会社の飲み会幹事について理解いただけたでしょうか。「幹事」と聞くと、ゆううつになる気持ちになるかもしれません。しかし、幹事の仕事を経験することで今後、任されるかもしれないマネジメントやプレゼンをする際の予行練習にもできるのです。グタグタしない飲み会にしないためにはやはり「段取力」が重要ポイントです。この段取力が今後の業務で新たなチャンスが舞い込み、自信につながる可能性が高まります。